I am a retired surgeon, currently offering consultancy services in Information Management in Health Care Services.
My interests and experience have been in patient care, quality management, clinical governance, medical education and information management (among other things).
I served as a doctor in primary, secondary and tertiary care with the Ministry of Health Malaysia from 1977 to 2011.
I am a life member of the Malaysian Society for Quality in Health, Malaysia; a society I helped establish and served as a Hospital Accreditation surveyor for many years.
I served as invited lecturer and taught undergraduate and postgraduate students at various medical faculties (UITM, UKM and USM) in Malaysia.
At Hospital Selayang, Malaysia, I was Chairman of the Clinical Advisory Committee, the Clinical-IT Coordinator and Quality Coordinator, for close to 10 years. I helped implement computerized hospital information systems in several hospitals.
I graduated with MBBS from University of Malaya in 1977. I was (but has since ceased to be) a fellow by examination of RCS Edinburgh and RCPS Glasgow.
I am contactable by e-mail at: drdollah@gmail.com
Perubahan kepada keadaan pesakit perlu dikaji untuk menentukan kemajuan kesihatan pesakit serta keberkesanan rawatan. Semua ini merupakan satu siri aktiviti yang terdiri dari:
Pengukuran dan pencartaan pelbagai parameter secara berulangan (Pemantauan, Monitoring)
Menyemak dan menganalisa perubahan yang telah berlaku (Semakan kemajuan, Progress Review)
Menilai semula keadaan pesakit, dari segi gejala, tanda dan keputusan ujian (Penilaian semula, Re-assessment)
Mengkaji semula keadaan kesuluruhan kesihatan pesakit dan merumuskan tahap pencapaian rawatan (Kajisemula perawatan, Evaluation)
Kekerapan setiap aktiviti/proses dilakukan adalah berbeza mengikut keperlauan.
Hubungkait Pemantauan, Nilaisemula, Semakan dan Kajisemula
FUNGSI DAN TUJUAN
Pemantauan, semakan kemajuaan dan penilaian semula adalah sebahagian dari proses klinikal yang dilakukan dari bermulanya episod penjagaan pesakit hinggalah ia berakhir. Maklumat dari langkah langkah ini memberi gambaran kepada:
Perkembangan penyakit
Pencapaian hasil rawatan
Akibat / Kesan sampingan pelbagai bentuk modaliti intervensi sama ada ubatan, prosedur invasif mahupun prosedur tidak invasif (psikologi, sosial dll.)
Jika tiada rawatan diberi, penemuan yang didapati (dapatan) membayangkan perubahan penyakit yang berlaku mengikut peredaran semulajadi penyakit tersebut. Ia dapat membantu penentuan diagnosis. Jika rawatan telah diberi ia memberi petunjuk mengenai keberkesanannya. Dari sudut Pengurusan Kualiti, kesemuanya merupakan langkah Pengawalan Kualiti.
Pemantauan (Monitoring) ialah pengukuran, dengan kerap, pelbagai parameter dengan cara terntentu dan mencatitkan hasil ukuran secara berkala (kedalam carta yang sesuai). Tujuannya ialah untuk mengenalpasti sebarang perubahan. Ia tidak sepatutnya dibuat secara rutin tanpa mengambilkira kepentingan nilai ukuran.
Pemberi khidmat kesihatan harus melakukan penilaian semula gejala dan pemeriksaan semula pesakit dari semasa kesemasa. Bila dan berapa kerap ia dilakukan bergantung kepada keadaan pesakit, jangkaan berlakunya perubahan, perubahan parameter yang dipantau atau mengambil peluang ketika bertemu dengan pesakit.
Semakan kemajuaan (Progress Review) pula dibuat secara berkala oleh pemberi khidmat yang menegelola kes (doktor, jururawat yang menjaga, jurupulih dsb.). Ia proses kognitif yang formal bertujuan mempertimbangkan kesemua maklumat yang terdapat dari sumber berikut:
Semua parameter yang dipantau
Lapuran mengenai kejadian tidak disangka yang berlaku
Penemuan selepas penilaian semula gejala dan pemeriksaan semula pesakit
Keputusan semua ujian
Semua maklumat dan keputusan ditafsir dengan membandingkan keadaan terkini dengan keadaan pesakit pada permulaan ia mendapatkan rawatan. Penilaian juga dibuat samada ia menghampiri objektif rawatan yang telah dirancangkan.
Kajisemula (Evaluation) dilakukan untuk menentukan pencapaian pada peringkat tertentu disepanjang episod penjagaan terutama pada perubahan fasa rawatan iaitu diakhir tempoh yang dijangka atau dirancang. Ia merupakan proses menggabungkan serta mencerna semua maklumat untuk menentukan:
Kepatuhan kepada perancangan,
Keberkesanan rawatan
Kewujudan kesan sampingan
Pemberi khidmat perlu membuat keputusan sama ada meneruskan rawatan seperti dirancangkan atau membuat perancangan semula. Risiko berlakunya komplikasi perlu diambilkira dan langkah alternatif selanjutnya dipertimbangkan.
Langkah langkah ini digambarkan dalam bentuk carta aliran kerja dibawah:
PEMANTAUAN
Pemantauan (Monitoring) ialah prosedur pengukuran pelbagai parameter secara berterusan atau berkala mengikut kekerapan yang diperlukan, Kesemua keputusan dan nilai ukuran diperturunkan kedalam carta atau jadual. Prosedur ini perlu dilakukan dari bermulanya penjagaan dan berakhir hanya setelah penyakit disembuhkan atau penjagaan ditamatkan.
Pemilihan parameter yang perlu dipantau adalah mengikut kriteria atau aspek yang kena mengena dengan keadaan pesakit. Untuk setiap parameter cara pengukuran yang sesuai perlu digunapakai.
Aspek yang perlu dititikberatkan termasuklah:
Status kesihatan pesakit
Perkembangan penyakit termasuk hasil rawatan
Kesan sampingan rawatan
Penyakit boleh bertambah baik atau menjadi lebih teruk. Perubahan tersebut boleh berlaku dengan sendirinya mengikut peredaran asal penyakit tersebut atau hasil dari rawatan yang diberikan. Sesetengah penyakit boleh reda sekejap, namun berkemungkinan berulang semula.
Rawatan berpotensi memberi kesan yang diharapkan atau kesan buruk. Dari sudut pengurusan operasi, pemantauan merupakan satu bentuk pengawalan kualiti proses. Dari semasa kesemasa, pemantauan sesetengah parameter boleh dihentikan jika ia tidak lagi berguna, contohnya keadaan pesakit dari aspek itu telah menjadi stabil. Jika perlu, parameter lain pula dipilih untuk diukur.
Parameter yang Lazim Dipantau
Parameter adalah sebarang ciri yang boleh dibilang atau diukur. Ciri yang subjektif pun boleh diukur oleh petugas yang terlatih. Parameter yang lazim dipantau termasuklah:
Gejala dan tanda
Tahap sesuatu fungsi fisiologi
Kemasukan-Pengeluaran Cecair
Parameter biokimia
Ujian mikrobiologi, immunologi and hematologi
Kajian pengimejan
Penilaian semula menggunakan ujian diagnostik seperti endoscopy dll.
Pengukuran parameter dilakukan dengan kaedah dan peralatan tertentu dan diberi nilai mengikut unit ukuran yang sesuai.
Kaedah Pengukuran Parmeter
Mengukur Secara Manual
Pemberi khidmat boleh menggunakan pancaindera / deria mereka untuk memerhati, mengukur atau membilang kekerapan gejala, tanda penyakit dan parameter fisiologi. Untuk gejala, pemberi khidmat boleh mengambilkira keluhan pesakit dan membuat telahan mengenai kewujudan serta tahap penderitaan. Sebarang perkara luarbiasa yang mereka alami dan rasai perlu diberi perhatian. Sebaliknya, pesakit juga boleh diminta untuk membuat andaian mereka sendiri dengan menggunakan skel kasar seperti ‘tidak berapa teruk/ sederhana teruk /sangat teruk ‘ atau ‘kurang/tidak berubah/meningkat’. Mereka juga boleh menggunakan skel subjektif seperti Skel Likert, contohnya untuk Skor Kesakitan. Untuk sesetengah tanda penyakit, pemerhatian berkala boleh digunakan sebagai kaedah pemantauan (contohnya Skel Koma Glasgow). Paling lazim, peralatan mudah digunapakai untuk mengukur (contohnya Sphygmomanometer, Lampu suluh dsb.)
Ukuran setiap parameter biasanya direkodkan kedalam carta atau jadual.
Penggunaan Mesin atau Peralatan Automatik
Penggunaan peralatan moden (biasanya berbentuk kecil dan dilengkapi perisian komputer) memebolehkan pelbagai parameter dipantau. Misalnya, corak ECG, Tahap tepuan Oksijen (SpO²), suhu dalaman badan, dan juga tekanan dalam rongga kranium mampu dipantau. Namun, banyak cara pemantauan adalah invasif ia-itu sensor yang digunakan perlu dimasukkan kedalam rongga badan. Dengan itu kaedah tersebut membawa risiko.
Jadual dan Carta
Lazimnya, data pemantauan dari mesin dipaparkan pada monitornya sendiri atau pada monitor pusat. Data tersebut masih perlu direkodkan dicarta secara manual. Tetapi jika mesin mesin ini disemukakan dengan Sistem Maklumat Klinikal, semua data tersebut boleh ditangkap secara automatik dan dimasukkan kedalam Pangkalan Data Pesakit dan kemudiannya dipaparkan dilayar komputer kepada petugas dalam bentuk carta atau jadual elektronik. Data parameter juga boleh ditunjukkan dalam bentuk graf secara satu persatu. atau secara berkumpulan untuk memebolehkan perbandingan.
Sistem Pemantauan
Kekerapan Memantau
Pengukuran boleh dibuat secara berkala atau berterusan. Kekerapan pemantauan sesuatu ukuran bergantung kepada:
Jenis parameter dan teknologi (perlatan) yang terdapat untuk mengukurnya
Faedah yang boleh didapati diimbangkan dengan masa yang diambil dan kos melakukannya
Pemantauan Berkala dan Berterusan
Kekerapan pengukuran parameter bergantung kepada teknologi (perlatan) yang terdapat difasiliti. Masa yang diambil untuk melakukan pengukuran menghadkan jarak tempoh melakukan ukuran. Untuk mengukur tekanan darah dengan kaedah trditional misalnya memerlukan 1-2 minit. Oleh kerana setiap kali ukuran dibuat aliran darah akan tersekat, ukuran hanya boleh dibuat setaip 15 minit atau lebih. Tetapi, jika sistem pengukuran melalui kateter intra-arterial disambungkan kepada transduser dan monitor digunakan, pengukuran boleh dibuat secara berterusan. Kini terdapat juga teknologi untuk memantau parameter biokimia seperti tahap kepekatan gula dalam darah (blood sugar level) tanpa perlu menghantar sempel darah ke makmal.
Pemantauan berterusan berguna jika terdapat perbezaan ketara nilai parameter dalam tempoh yang sekejab. Penggunaannya selalunya melibatkan kos agak tinggi, mengambil masa dan berkemungkinan menimbulkan risiko. Dengan itu, penggunaan kaedah ini perlu dihadkan kepada keadaan yang diperlukan dan untuk kes tertentu sahaja.
Penetapan Ukuran Dasar
Dengan melakukan ukuran dasar semasa pesakit mula dijaga, nilai yang diperolehi boleh digunakan sebagai asas untuk perbandingan perkembangan selanjutnya.
Nilai asas ini memberi petunjuk yang dan kegunaan berbeza mengikut jenis kes. Untuk kes akut, nilai asas ini menunjukkan keadaan peskit ketika mula mendapatkan rawatan. Ia memberi gambaran kepada keterukan dan peringkat penyakit. Perubahan kearah normal boleh dianggap sebagai petanda kemajuan pada keadaan pesakit. Perubahan sebaliknya pula menunjukkan keadaan bertambah tenat.
Bagi kes penyakit kronik, ukuran dasar menandakan peringkat dan komplikasi yang telah sediada sebelum mendapat rawatan. Untuk pesakit yang sedang mendapat rawatan, ia menunjukkan darjah kejayaan mengawal penyakit tersebut. Misalnya, jika tahap kepekatan gula dalam darah bernilai normal bagi pesakit diabetes yang sudah dirawat, penyakitnya boleh dianggap sebagai terkawal.
Bagi kes yang akan menjalani intervensi seperti pembedahan atau rawatan kimoterapi, ukuran asas berguna untuk menentukan akibat (baik atau buruk) rawatan tersebut. Ia juga dapat memebuktikan sesuatu keadaan kurang baik telah sedia ada dan bukan disebabkan oleh komplikasi akibat intervensi.
Bagi apa jua jenis rawatan, penetapan ukuran asas dilakukan semasa penilaian diawal episod penjagaan oleh pemberi khidmat. Biasanya, jururawat akan mengukur beberapa parameter asas (vital signs) dan merekodkannya kedalam carta sebaik sahaja pesakit sampai untuk mendapat rawatan pesakit dalam mahupun pesakit luar. Untuk rawatan pemulihan, kaunseling, nasihat pemakanan dan lain lain pun ukuran dasar parameter yang berkenaan perlu dibuat secara rutin.
LAPORAN INSIDEN (KEJADIAN TIDAK DISANGKA)
Insiden ialah kejadian yang tidak diduga atau tidak dingini. Tanda tanda ianya berlaku termasuklah:
Gejala, tanda dan sindrom yang tidak dijangka dan dipantau secara rutin
Kemalangan dan kecederaan
Kesilapan yang berlaku semasa melakukan prosedur atau proses klinikal
Komplikasi akibat dari penggunaan pelabagi kaedah ujian atau pun rawatan sama ada disebabkan peralatan, bahan kimia, ejen fisikal, kuasa atau ubatan
Gejala, tanda dan sindrom yang tidak dijangka mungkin adalah sebahagian dari ciri penyakit yang dihidapi, tetapi mungkin juga petunjuk kepada berlakunya penyakit lain. Ia juga mungkin petanda kepada kesan sampingan ujian ataupun rawatan. Perkara yang lazim ditemui ialah sawan, tidak sedar diri, pitam, sakit yang tiada sebelumnya, kesusahan penafasan dan hilang upaya anggota mahupun deria. Bila saja ia didapati berlaku ia perlu dipantau untuk memastikan sama ada ia suatu kejadian terpencil atau pun berkemungkinan berulang.
Kejadian tidak diingini, kesalahan semasa melakukan prosedur dan komplikasi ujian atau rawatan mencerminkan kualiti penjagaan pesakit. Jika berlaku ia patut direkodkan dan dilaporkan kepada peneyelia terdekat dan jika perlu dipanjangkan kepada pengurus perkhidmatan. Tindakan segera perlu diamabil untuk mengurangkan kesan buruk kepada pesakit. Insiden perlu disiasat untuk mengenalpasti punca dan penyebabnya supaya dihindarkan dari berulang lagi.
PENILAIAN SEMULA
Pemberi khidmat melakukan penilaian semula keadaan pesakit dengan mengulangi secara formal proses mendapatkan maklumat keadaan pesakit. Antara lain, ini dilakukan dengan bertanya semula mengenai tahap gejala terdahulu atau keluhan terkini pesakit dan melakukan pemeriksaan fisikal semula. Juga jika perlu, sesetengah ujian juga diulangi. Penilaian semula mempunyai dua tujuan utama:
Memastikan penemuan sebelumnya mencukupi dan tepat
Mengenalpasti sama ada terdapat perubahan kepada gejala serta tanda dan sama ada terdapat kelainan parameter fisiologi dan proses patologi (dari keputusan ujian yang dilakukan).
Jika penemuan pemeriksaan kali pertama agak kabur, pemeriksaan berulang kali mungkin memberi keputusan yang lebih jelas kerana peredaran masa atau keadaan pesakit mengizinkan pemeriksaaan dibuat dengan lebih teliti. Dengan itu diagnosis yang lebih tepat dapat dibuat.
Terdapatnya perubahan memberi petunjuk sama ada penyakit berterusan mengikut peredaran asalnya atau terdapat kesan baik dari rawatan yang diberikan. Jika tahap patologi (keterukan atau takat merebaknya) pada mulanya ditentukan dari penemuan endoskopi, pengimejan ataupun ujian immunologi, semua ujian ini perlu diulangi untuk menilai kemajaun ataupun perubahan.
Hasil penemuan dari semua proses ini digunakan untuk prosedur Semakan Kemajuaan (Progress Review).
SEMAKAN KEMAJUAAN
Semakan Kemajuaan ialah satu proses kognitif (analisa dan tafsir) yang dilakukan oleh pemberi khidmat yang menegelola kes (doktor, jururawat yang menjaga, jurupulih dsb.) dengan mempertimbangkan kesemua maklumat yang terdapat dari sumber berikut:
Semua parameter yang dipantau
Laporan mengenai sebarang kejadian tidak disangka (insiden) yang berlaku
Penemuan selepas penilaian semula gejala dan pemeriksaan semula pesakit
Keputusan semua ujian
Tujuan utama semakan kemajuan ialah menentukan kemajuan kesihatan pesakit.
Kekerapan Semakan Kemajuan
Kekerapan melakukan semakan bergantung kepada:
Jenis penyakit
Berlakunya peristiwa tetentu atau sebarang insiden
Peluang (masa dan keadaan yang mengizinkan)
Bagi kes akut yang tenat, semakan kemajuan perlu dilakukan dengan kerap sehinggalah pesakit beransur stabil. Pada peringkat permulaan, pesakit begini memerlukan rawatan cemas dan pemantuauan berterusan. Pemberi khidmat perlu berada disamping pesakit and perlu membuat semakan berpandukan data dari pemantauan yang sering berubah (sama ada bertambah teruk atau baik) dan bertindak dengan segera jiak perlu. Ubat yang diberikan atau prosedur invasif yang dilakukan untuk kes begini memberi kesan yang kuat kepada sistem fisiologi. Oleh itu, pesakit perlu sentiasa dipantau dan rawatan diubahsuai mengikut kemajuan keadaan pesakit.
Bagi kes kronik, peredaran penyakit dan hasil rawatan mengambil masa agak lama. Kekerapan semakan kemajuan dipadankan dengan jangkaan bila penyakit akan berubah mengikut peredaran aslinya atau hasil dari rawatan. Untuk tujuan ini, pesakit perlu membuat lawatan ulangan. Kekerapan lawatan ditentukan oleh kemungkinan berlakunya perubahan kepada keadaan pesakit yang boleh dikesan.
KAJISEMULA PERAWATAN
Tujuan Mengkaji Semula
Dari masa kesemasa keadaan pesakit secara keseluruhannya perlu dikaji dengan teliti untuk mengetahui arah peredaran penyakit (beransur pulih, tiada berubah atau bertamabah tenat) dan merumuskan tahap pencapaian rawatan. Dengan itu kesesuaian serta kejayaan rawatan dikaji semula supaya keputusan diambil untuk meneruskan, membuat perubahan atau menukar kaedah atau perancangan rawatan.
Proses merumuskan tahap pencapaian merupakan satu proses kognitif dimana pertimbangan dibuat dengan menganalisa dan mentafsir semua data pesakit yang terkumpul ketika itu. Selepas itu, perbandingan dibuat antara pencapaian terkini dengan objektif rawatan dan perancangan yang telah dibuat. Yang perlu diputuskan adalah dua perkara pokok:
Kepatuhan (pemeberi khidmat dan pesakit) kepada perancangan yang telah dibuat (Compliance to treatment plan)
Keberkesanan pendekatan serta kaedah rawatan yang telah diberikan
Kekerapan Mengkaji Semula
Kajisemula rawatan dilakukan pada peringkat tertentu sepanjang episod penjagaan pesakit. Kajian semula dilakukan mengikut dua kaedah:
Secara terancang jika kemajuan keadaan pesakit adalah seperti yang dijangka
Berlakunya perubahan ketara keadaan pesakit atau peredaran penyakitnya
Bagi sesetengah penyakit, pelan rawatan telah ditentukan berlandaskan pengalaman lampau. Perpindahan dari satu fasa rawatan kepada fasa selanjutnya disepanjang episod penjagaan telah ditetapkan dan diizinkan jika kriteria tertentu telah dipenuhi.
Jika kemajuan pesakit tidak dapat dijangkakan, rawatan dikaji semuala mengikut jenis penyakit. Keputusan untuk berpindh ke fasa rawatan selanjutnya bergantung kepada kemajuan pesakit. Jika perlu rawatan diubahsuai atau ditmatkan dan digantikan dengan pendekatan lain.
Secara praktiknya, kajian semula dilakukan pada permulaan atau penamat peristiwa penting seperti:
selepas sesuatu siri rawatan selesai (rawatan cemas, penstabilan, rawatan bantuan, pemulihan, pembedahan, kimoterapi dsb.)
bila tempat perkidmatan berubah (i.e. penghujung lawatan)
dipenghujung fasa rawatan
bila peristiwa penting berlaku
dipenghujung episod penjagaan
Manfaat Kajian Semula
Kejayaan atau kegagalan perawatan pesakit bergantung kepada:
Membuat diagnosis yang betul
Memilih jenis rawatan yang berkesan dan merancang apa yang perlu dilakukan
Memastikan pelaksanaan semua perancangan
Satu tujuan penting kajisemula ialah membuat kesimpulan menegnai ketepatan diagnosis. membayangkan. Kajian semula keadaan pesakit dan respons kepada rawatan menunjukkan sama ada halatuju perancangan berada dilandasan yang betul. Jika terdapat kesangsian tentang diagnosis, data yang terkumpul harus disemak denagan teliti. Usaha perlu dibuat untuk menilai semula penyakit dengan melakukan pemeriksaan teliti dan membuat ujian tambahan.
Sebaliknya jika diagnosis dianggap tepat, pengkajian semula boleh memebri panduan sama ada pemilihan kaedah rawatan dan perancangannya bersesuaian dan berkesan. Ini hanya dapat dirumuskan jika semua yang dirancang telah dilaksanakan. Respons yang tidak menepati apa yang diharapkan mungkin berlaku kerana kegagalan mematuhi pelan penjagaan pesakit.
Jika objektif tidak tercpai walaupun semua yang dirancang telah dilakukan, terdapat kemungkinan bahawa pemilihan kaedah rawatan tidak serasi penyakit atau pun pesakit. Dengan itu, pelan penjagaan alternatif perlu difikirkan dengan menukar atau mengubahsuai modaliti atau teknik rawatan.
PENGGUNAAN PEMANTAUAN, SEMAKAN DAN KAJISEMULA SEBAGAI KAEDAH PENGAWALAN KUALITI
Walaupun terminologi yang digunakan agak berbeza semaua aktiviti yang disebut diatas merupakan aktiviti Pengawalan Kualiti proses serta juga hasil. Nilai ukuran perimeter yang dipantau, penemuan penilaian semula memeberi petunjuk kepada hasil perantara bagi proses yang dilakukan. Rumusan menegenai pencapaian pula menunjukkan keberkesanan keseluruhan usaha penjagaan yang diberikan.
Adalah penting, bagi tujuan pengawalan kualiti, untuk memilih satu atau lebih parameter pemantauan serta penemuan dari semakan kemajuan untuk menjadi indikator pencapaian. Rumusan pencapaian wajib dibuat pada peringkat tertentu. Semua data ini perlulah direkodkan agar perbandingan boleh dibuat anatara pencapaian dengan standad yang telah ditetapkan bagi pesakit dalam kategori yang sama.
PERANCANGAN DALAM KONTEKS PENJAGAAN PESAKIT SECARA MENYELURUH
Perancangan merupakan sebahagian dari aktiviti penjagaan klinikal pesakit yang terdiri dari langkah langkah berikut:
Pengumpulan data
Penentuan keperluan pesakit (diagnosis)
Perancangan penjagaan kes
Perawatan
Pemantauan perkembangan penyakit dan keadaan pesakit
Pemantauan dan semakan kesan rawatan (kesan positif dan kesan sampingan)
Penilaian semula diagnosis
Penilaian semula keberkesanan rawatan dan Perancangan semula (jika perlu)
Rumusan kes dan Penjagaan berterusan
Perancangan memainkan peranan yang sangat penting. Sebahagaian besar aktiviti perancangan terdiri dari proses kognitif (berfikir) termasuk menganalisa dan membuat keputusan. Hasilnya ialah penjanaan / merekabentuk atau memiliah sebuah pelan.
Peranan Proses Perancangan dalam Aktiviti Penjagaan Pesakit
Algoritma Proses Penjagaan Pesakit
Aturan aliran proses perancanan adalah seperti berikut:
Mengenalpasti keperluan pesakit
Menentukan objektif yang hendak dicapai
Memilih pendekatan dan cara yang perlu diambil
Merangkakan dan melakarkan aturcara aktiviti (langkah) yang perlu dilakukan
Mengenalpasti dan mengadakan semua sumber yang diperlukan
Membahagikan kerja dan mengagihkan tanggung jawab kepada petugas
Merekodkan Pelan Perancangan
Proses Perananagan
KAEDAH MERANCANG
Perancangan boleh dilakukan dengan dua cara utama:
Sambil lalu (ad hoc)
Formal
Merancang Secara Sambil Lalu
Para petugas profesional dalam bidang kesihatan berkebolehan merancang secara spontan apa jua perkhidmatan yang hendak diberikan kepada setiap pesakit. Biasanya mereka akan menggunakan pengetahuan dan kemahiran sendiri, garispanduan yang disediakan oleh badan professional, protokol atau fakta dari buku teks. Terdapat juga pemberi khidmat yang memikirkan perancagan tetapi tidak merekodkannya. Sesetengahnya sekadar menyatakan (didalam rekod pesakit) tugas yang hendak dibuat. Ada juga yang terus melakukan tindakan seolah-olah tanpa perancanagan.
Contoh Penyataan Pelan Sambil Lalu (ad hoc) yang Biasa Digunakan oleh Doktor
Terdapat banyak kelemahan jika perancangan dibuat sambil lalu (akan dibincangkan kemudian). Namun begitu, ada kalanya perancangan perlu dibuat secara mendadak kerana ketiadaan sebarang pelan standad untuk masaalah atau keadaan yang dihadapi. Dengan itu petugas perlu menggunakan kebijaksanaan sendiri untuk merangka pelan penjagaan.
Contoh Plan Sambil Lalu Menggunakan Pendekatan SOAP
Kaedah SOAP Secara Tradisi
Perancangan Secara Formal
Ketika ini, pelbagai pihak sedar bahawa penyampaian khidmat kepada pesakit perlu diseragamkan dengan menggunakan plan standad bertulis sebagai rujukan. Penggunaan pelan perancangan standard disokong oleh kerajaan, badan profesional, pembiaya khidmat kesihatan dan khalayak ramai kerana ia akan memudahkan usaha mengawal selia perkhidmatan kesihatan, menyelaraskan pembiayaan dan memastikan kualiti perkhidmatan.
Terdapat juga kesedaran bahawa pengelolaan pesakit sebagai pelanggan/kes perlu bersandarkan kepada Pelan Operasi Standad (Standard Operating Procedure) seperti yang digunakan dalam industri lain. Pelan Perancangan merupakan bahagian utama (intipati kepada) Pelan Operasi Standad (SOP).
Mengikut pendekatan ini, pemberi khidmat menjana sebuah Pelan Perancangan, lalu kemudiannya melaksanakan penjagaan berpandukan pelan tersebut. Pelan Perancangan dibentuk dengan mengubahsuai satu atau lebih pelan perancangan standad yang dipilih dari kumpulan pelan yang sudah tersedia. Untuk menjayakan kaedah ini, pihak pengurusan fasiliti dimana perkhidmatan diberi perlu menyediakan pustaka (kumpulan) pelan di dalam bentuk manual atau elektronik.
Perancangan penjagaan dengan cara ini dilaksanan melalui tiga langkah utama ia-itu:
Memilih Pelan Rujukan (Model) dari pustaka pelan yang tersedia
Merubah (mengubahsuaikan) pelan yang dipilih untuk menjadikannya Pelan (Operasi) Sebenar untuk seseorang pesakit mengikut keperluannya
Melaksanakan penjagaan berpandukan pelan
Pemberi khidmat menggunakan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman mereka untuk memilih pelan yang sesuai dan seterusnya mengubahnya supaya berupaya menanggani masaalah yang dihadapi pesakit dengan berkesan dan selamat. Dia kemudian memastikan supaya pelan itu dilaksanakan. Hasil yang diharapkan dipantau dan jika kurang berkesan, pelan tersebut disemak semula.
Kelebihan Penggunaan Pelan Standad
Penggunaan pelan yang seragam dan tersedia memberi beberapa kelebihan termasuklah:
Memberi panduan supaya jenis modaliti (teknologi) yang mahu digunakan untuk siasatan, pemantuan dan rawatan adalah sesuai bagi menghindarkan pertindihan dan pembaziran
Menyediakan keterangan dan panduan berbentuk peringatan dan cadangan kepada pemberi khidmat untuk membolehkan meraka membuat keputusan yang tepat
Memberi gambaran keseluruhan mengenai skop aktiviti yang dianjurkan selanjutnya
Menyampaikan hasrat dan tujuan rawatan kepada semua petugas yang terlibat (supaya dikongsi bersama)
Pelan standad yang disediakan bebentuk umum iaitu sesuai untuk pesakit yang mempunyai ciri ciri tipikal (lazim, seperti yang sering berlaku) sesuatu penyakit tertentu. Ia digunakan sebagai bahan rujukan dan harus diubah suai sebelum dipraktikkan dalam pelaksanaan sebenar penjagaan seseorang pesakit individu. Jika pesakit mengalami lebih dari satu masaalah, satu pelan majmuk (campuran) dari kombinasi beberapa pelan perlu dihasilkan.
Penggunaan pelan standad berupaya menggalakkan penyeragaman dalam penjagaan pesakit dalam kalangan semua pemberi khidmat dalam sesuatu fasiliti khidmat kesihatan, organisasi atau negara. Kerana ia berfungsi sebagai satu panduan, ia tidak mengekang kebebasan pemberi khidmat profesional untuk memanfaatkan kemahiran dan pengalaman mereka sendiri. Mereka bebas mengubah sama ada aturannya mahu pun kandungannya mengikut keadaan dan keperluan. Kelonggaran untuk mengambil langakh aliran kerja berlainan atau mengganti bahan yang digunakan (seperti peralatan dan ubatan) biasanya termaktub didalam pelan yang dibentuk. Namun begitu penjagaan yang melencong jauh dari landasan asas pelan penjagaan standad tidak digalakkan. Jika petugas memilih untuk membuat begitu, ia harus merekodkan sebab ia berbuat demikian.
PENCIPTAAN PELAN PERANCANGAN STANDAD
(Bagaimana Pelan Perancangan Standad direka bentuk dibincangkan secara ringkas disini dan akan dihuraikan didalam rencana yang berasingan)
Pelan Perancangan Rujukan merupakan satu dokumen yang disediakn terlebih dahulu oleh sesuatu fasiliti (denagan usaha sendiri atau meminjam hasil kerja orang lain) dan disimpan didalam satu pustaka yang boleh diakses oleh pemberi khidmat difasiliti tersebut. Seeloknya ia menjadi sebahagian dari dokumen rujukan yang lebih besar iaitu Manual Prosedur Operasi Standad (SOP). Intipati kandungannya merangkumi semua usaha kearah menyelesaikan masaalah kesihatan seseorang pesakit serta keperluannya yang lain. Oleh itu struktur dan kandungan pelan perancangan perlu menyeluruh dan bersepadu. Pelan rujukan lazimnya dipersembahkan dalam bentuk templat supaya mudah diguna.
Pembabitan Pelbagai Kategori Petugas Dalam Merekabentuk Pelan
Pelan standad yang bertulis perlu dihasilkan oleh satu pasukan yang terdiri dari mereka dari pelbagai disiplin yang arif mengenai peranan dan fungsi mereka dalam menanggani masalah dan mengisi keperluan individu yang menghadapi/menghidapi sesuatu penyakit atau masaalah kesihatan tertentu. Kumpulan ini biasanya dipanggil ‘Kumpulan Pelbagai Fungsi’ atau ‘Pasukan Antara-Disiplin’. Pelan yang terhasil haruslah mampu menanggani semua keperluan pesakit.
Pembabitan semua kategori petugas semasa pelan perancangan dicipta adalah penting kerana bila ia dilaksanakan kelak ia dapat menggalakkan setiap petugas untuk:
Berminat menyumbang kepada keseluruhan keperluan pesakit
Memahami kesemua aspek perancagan,
Boleh memberi penerangan mengenai jadual dan halatuju pelan
Memberi sumbangan sedikit sebanyak kepada penjagaan pesakit dimana dan bila saja diperlukan sama ada didalam atau diluar bidang pengkhususannya
STRUKTUR DAN KANDUNGAN PELAN
Untuk menjana suatu pelan berlandaskan konsep ‘Penjagaan pesakit secara menyeluruh’, semua keperluan pesakit perlu diambilkaira. Ini hanya boleh tercapai jika tugas yang perlu dilakukan dihuraikan dan kemudiannya diagihkan kepada petugas dari pelbagai profession.
Penjagaan pesakit melibatkan sumbangan dari petugas klinikal dan bukan klinikal dari pelbagai profesion. Amalan menulis pelan yang berasingan oleh doktor, jururawat, jurupulih dan pemberi khidmat lain tidak patut digalakkan kerana berkemungkinan mengakibatkan masaalah seperti pendekatan yang tidak selari, pertindihan tugas serta kecelaruan dan salah faham. Sebagai contoh, jika jurarawat (seperti selama ini) menumpukan perhatian kepada mengadakan ‘Perancangan Rawatan’ (Nursing Care Plan) untuk aktiviti kejururawatan sahaja tanpa mengambil kira keperluan lain, penjagaan bersepadu mungkin tidak tercapai. Penjagaan pesakit dipimpin oleh seorang pemberi khidmat yang disebut sebagai pemberi khidmat utama atau petugas yang menjaga. Ia biasanya seorang doktor tetapi sebarang pemberi khidmat boleh diberi kepercayaan/mengambil inisiatif untuk melakukan tugas ini bergantung kepada jenis masaalah pesakit dan tahap peranan yang dimainkannya.
Pustaka Pelan
Semua pelan contoh/model bertulis yang telah disediakan oleh ‘Kumpulan Pelbagai Fungsi’ atau ‘Pasukan Antara-Disiplin’ perlu dijilid dan disimpan secara teratur di dalam pustaka (koleksi) pelan samaada dalam bentuk cetakan atas kertas (manual) atau fail/folder elektronik. Mekanisma sesuai perlu disediakan untuk membolehkan petugas mencari, memilih dan mendapatkan pelan dengan cepat dan mudah.
PROSES PERANCANGAN PENJAGAAN PESAKIT
Langkah pertama ialah memilih Pelan Rujukan dari pelbagai pelan yang terdapat didalam pustaka (koleksi) pelan contoh/model bertulis yang telah tersedia. Pelan sebenar kemudian dijana berpandukan Pelan Rujukan/Contoh/Model tersebut. Bila telah dimuktamadkan, Pelan Penjagaan yang dijana direkodkan dalam Rekod Pesakit atau didalam bahagian perancangan Sistem Penjagaan Pesakit Berkomputer.
Memilih Model Perancangan dari Pustaka Pelan
Memilih Pelan Yang Sesuai
Pemberi khidmat utama bertanggung jawab memilih satu pelan induk yang bersesuaian dengan diagnosis terkini. Dalam pelan induk ini terdapat pelan untuk pelbagai komponen khidmat yang perlu diberi. Pemberi khidmat lain dari pelbagi profesion yang terlibat dalam pasukan yang menjaga pesakit (care team) berhak mengubahsuai bahagian pelan yang berkenaan dengan peranan mereka atas budi bicara mereka. Dalam tempoh pesakit diberi/mendapat penjagaan, maklumat yang tersedia bertambah dan lebih jelas membuatkan diagnosis menjadi lebih jelas. Disamping itu masalah baru juga mungkin timbul. Jika perubahan besar berlaku, pelan induk perlu ditukar kepada yang lebih sesuai. Jika perubahan itu kecil, pelan asal boleh dikekalkan dengan sedikit perubahan yang diperlukan pada bahagian tertentu.
Pemilihan Pelan yang Bersesuaian dengan Diagnosis
Kriteria utama pemilihan pelan adalah diagnosis. Pelan penjagaan berubah mengikut jenis penyakit, tahap keterukan dan risiko yang dihadapi pesakit. Pada fasa permulaan, diagnosis biasanya bersifat umum (ragkaian gejala atau sindrom) tetapi setelah data dari penyiasatan dan pemantauan diperolehi, diagnosis terkini akan menjadi lebih spesifik. Bentuk penjagaan yang diberi mencerminkan tahap ketepatan diagnosis dan jenis serta peringkat penyakit tersebut serta tahap keterukaknnya.
Memilih Pelan yang Secocok dengan Diagnosis
Pada peringkat awal, diagnosis diutarakan dalam bentuk rangkaian gejala (symptom complexes) dan sindrom. Ketika itu, kandungan utama pelan perancanagan terdiri dari:
Ujian diagnostik,
Usaha melegakan gejala
Usaha menegembalikan atau memperbaiki fungsi fisikal dan psikologi pesakit
Dalam fasa selanjutnya apabila diagnosis menjadi lebih spesifik, pelan pun menjurus kepada menanggani padah yang lazim dihadapi pesakit akibat penyakit atau masaalah kesihatan tersebut. Pada peringkat ini, pelan mengandungi:
Rawatan khusus,
Pemantauan
Pemulihan
Penerusan usaha melegakan gejala serta mengembalikan atau memperbaiki fungsi fisikal dan psikologi pesakit
Jika pelan dijalankan dengan patuh tetapi didapati kurang berkesan, ada kemungkinan diagnosis terkini kurang tepat dan perlu disemak semula. Diagnosis yang salah akan mengakibatkan pemilihan rawatan yang salah juga.
PERUBAHAN KEPADA OBJEKTIF RAWATAN MENGIKUT FASA PENJAGAAN
Selepas memilih pelan mengikut diagnosis awal, pemberi khidmat boleh memperbaiki, merubah pelan tersebut atau menggantikannya dengan pelan lain atas sebab berikut:
Pengesahan yang lebih jelas mengenai diagnosis (diagnosis yang lebih tepat dan menyeluruh)
Perubahan kepada objektif rawatan, hasil dari perubahan diagnosis tersebut
Perkembangan penyakit (beransur reda atau bertambah teruk) serta akibatnya terhadap pesakit
Status kemajuan pergerakan fasa penjagaan (samaada semua tugas sudah disiapkan atau belum)
Peningkatan keperluan akibat dari isu/masaalah baru yang timbul atau berbangkit
Sifat sesuatu penyakit berbeza jika berlaku keatas orang berlainan dan setiap kali ia terjadi. Penampilan dan peredarannya juga boleh bersifat lazim (tipikal) atau luar biasa (tidak tipikal). Ia mungkin bertambah baik atau menjadi lebih teruk. Pemberi khidmat perlu merubah pelan untuk menanggani variasi sebegini. Walaupun proses penjagaan bergerak terus menerus namun adalah lebih senang difahami jika ia dikatakan berubah mengikut peringkat atau fasa. Pada umumnya, aktiviti penjagaan pesakit boleh dibahagikan kedalam fasa fasa berikut:
Fasa menetapkan diagnosis, penstabilan dan penjagaan awal
Fasa memulakan dan mengoptimumkan terapi khusus
Fasa meneruskan terapi, menyemak / mengkaji semula dan mengubah bentuk terapi jika perlu
Fasa menamatkan terapi setelah penyakit telah sembuh atau mengekalkan terapi secara berterusan bagi penyakit yang tidak dapat disembuhkan
Keperluan pesakit yang berpenyakit kronik berbeza dengan yang mengalami penyakit akut.
Biasanya, aliran kerja maju kehadapan kepada peringkat seterusnya bila saja tugas sebelumnya diselesaikan. Seringkali sesetengah proses tidak dapat disudahkan dalam tempoh yang diharapkan. Oleh itu tempoh fasa perlu dilanjutkan. Namun, terdapat keadaan dimana aliran kerja terbantut (tidak dapat bergerak ke peringkat seterusnya) kerana pelbagai rintangan atau keadaan. Dalam situasi begini atau bila rawatan yang disarankan tidak berkesan, tidak dapat diterima oleh pesakit atau ternyata memberi kesan buruk kepada pesakit, pendekatan atau modaliti alternatif perlu digunakan. Kegagalan mematuhi perancangan oleh pemberi khidmat mahupun pesakit juga memberi kesan kepada kelancaran aliran kerja dan pencapaian matlamat rawatan.
Pembahagian Episod Penjagaan Kes Kepada Beberapa Fasa Berlandaskan Aliran Kerja Klinikal
Episode dan Fasa
Juga, jika keperluan baru/khas atau masaalah spesifik timbul, pelan perlu ditukar atau diubah suai. Jika tiada pelan sediada yang sesuai, pemberi khidmat perlu menjana pelan baru sendiri. Oleh itu fasiliti khidmat kesihatan perlu menyediakan pustaka pelan yang mengandungi kumpulan pelan yang komprehensif merangkumi seluas mungkin jenis dan tahap keterukan penyakit serta pelbagai fasa dan senario penjagaan. Cara lain yang boleh dipakai ialah memasukkan nasihat mengenai aliran kerja, rawatan, teknologi dan bahan alternatif kedalam setiap pelan bagi menangani keperluan khas itu.
Proses Penjagaan Kes Mengikut Fasa
Perbezaan Pelan Mengikut Edaran Fasa dan Perubahan Diagnosis yang Selari Dengannya
Pelan Fasa & Diagnosis
Perubahan Objektif Rawatan
Bergantung kepada diagnosis yang telah dikenalpasti, objektif penjagaan perlu dinyatakan dengan jelas pada permulaan setiap fasa penjagaan. Pada fasa awal, sebahagian besar khidmat yang ditawarkan bertujuan menstabilkan keadaan pesakit, memberi kelegaan dan memperbaiki fungsi fisikal serta mental. Rawatan definitif sepatutnya diberikan hanya apabila diagnosis yang tepat dan yakin telah ditemui.
Pada umumnya, objektif rawatan yang diharapkan bagi semua kes ialah:
Menghilangkan atau mengurangkan padah penyakit (mengurangkan keseksaan, memberi keselesaan)
Mengekalkan, memulihkan atau memperbaiki status kesihatan dan fungsi fisiologi (rawatan sokongan)
Menghindarkan atau meminimumkan komplikasi rawatan
Menyembuhkan penyakit (seboleh bolehnya)
Mencegah penyakit dari menjadi lebih teruk atau berulang
Untuk sesuatu penyakit atau masalah kesihatan, bukan semua objektif diatas boleh dicapai. Walaupun banyak penyakit boleh disembuhkan, namun ada pula yang hanya boleh dikawal peredarannya, dihindarkan dari merebak atau dihadkan kesan buruknya. Terdapt penyakit yang sememangnya tidak dapat dikawal, telah jauh merebak atau terlalu teruk semasa pesakit datang untuk rawatan. Bergantung kepada kemungkinan merubah peredaran penyakit serta status kesihatan pesakit, terdapat tiga strategi terapi untuk merawat pesakit:
Terapi Penyembuhan
Terapi Pengawalan (menghadkan penyakit dari melarat)
Terapi Paliatif
Jika terdapat kemungkinan (potensi) untuk menyembuhkan penyakit yang dihidapi seseorang pesakit, segala usaha hendaklah dilakukan untuk mencapai tujuan ini. Namun jika penyembuhan tidak dapat dicapai, pelbagai usaha yang boleh memperbaiki keadaan kesihatan pesakit seperti mengembalikan fungsi sistem fisologi, melegakan gejala, meningkatkan taraf fungsi fisikal, psikologi serta sosial dan memperbaiki bentuk badan/rupa paras hendaklah ditawarkan.
Oleh itu pelan penjagaan rujukan alternatif untuk segala senario bagi setiap penyakit atau masaalah kesihatan sepatutnya telah disediakan. Pemberi khidmat hanya perlu memilih dan mengubahsuaikannya.
MENJANA PELAN BAGI KESELURUHAN EPISOD PENJAGAAN PENYAKIT
Episod penjagaan ialah tempoh dimana keseluruhan khidmat yang diperlukan oleh seseorang pesakit diberikan. Ia bermula dengan pertemuan pertama bila pesakit meminta bantuan dari pemberi khidmat untuk menyelesaikan/menangani masalaah kesihatan yang dihadapinya ketika itu, hinggalah masaalahnya itu selesai ataupun terhenti atas apa juga sebab. Dalam tempoh episod itu pesakit akan membuat beberapa lawatan. Dalam setiap lawatan pesakit akan bertemu dengan ramai pemberi khidmat dan mungkin terlibat dengan pelbagai proses penjagaan dan mengalami beberapa kejadian.
Hiraki pembahagaian khidmat penjagaan adalah seperti berikut:
Episod: Sepanjang hayatnya pesakit mungkin mengalami beberapa masaalah kesihatan. Setiap darinya perlu diselesaikan/ditanggani dalam tempoh tertentu
Lawatan: Dalam satau episod terdapat banyak lawatan
Pertemuan: Dalam setiap lawatan pesakit bertemu dengan beberapa pemberi khidmat
Proses / Kejadian: Dalam setiap pertemeuan satu atau lebih proses dilakukan dan ada kemungkinan sesuatu kejadian tidak dirancang berlaku
Keperluan Merubah Pelan Sejajar dengan Perubahan Diagnosis Mengikut Pelbagai Fasa
Pelan Penjagaan Pesakit berasaskan Proses Kerja Klinikal
Pada peringkat awal episod penjagaan diagnosis masih kurang pasti. Oleh itu, pelan perancangan untuk keseluruhan episod tidak dapat dijangkakan. Pemberi khidmat boleh membina pelan untuk peringkat itu sahaja. Pelan yang menjadi sandaran adalah pelan untuk gejala atau sindrom sahaja. Hanya apabila diagnosis menjadi jelas dan pasti barulah pelan keseluruhan boleh ditentukan dan diterimapakai. Namun begitu, kerana aliran kerja mungkin berubah arah, pemberi khidmat perlu bertindak untuk merubah pelan mengikut keperluan. Malahan jika diagnosis bertukar, keseluruhan pelan selanjutnya juga perlu ditukar.
CARA MENGUBAH PELAN RUJUKAN KEPADA PELAN SEBENAR
Setelah satu pelan rujukan/model dipilih, langkah selanjutnya ialah mengubahsuai pelan itu untuk menjadikannya Pelan Sebenar bersesuaian dengan keperluan kes yang hendak diberi penjagaan. Pelan induk ini perlu dimaklumkan kepada semua petugas dalam pasukan pemberi khidmat yang terlibat dengan merekodkannya dalam rekod pesakit atau mengaktifkannya, jika sistem berkomputer digunakan. Biasanya, pesakit dirawat oleh petugas dari pelbagai profesion. Setiap pemberi khidmat berpeluang melaksanakan (mengoperasikan) bahagian pelan yang diagihkan kepadanya (mengikut polisi tetap atau arahan semasa). Ia boleh mengubahsuai pelan mengikut budibicaranya jika perlu. Namun, perbincangan perlu dibuat dengan ahli pasukan lain. Pesakit juga perlu diberitahu mengenai pelan penjagaan yang telah dirancangkan untuknya dan sebarang perubahan serta diberi peluang untuk meminta penjelasan dan juga memberi input.
Pelan penjagaan sebenar mengandungi:
Tajuk beserta objektif
Senarai tugas
Tajuk pelan sebenar perlu memberi gambaran mengenai objektif dan skop. Keduanya ditentukan oleh diagnosis dan profil pesakit. Tujuan pelan adalah menentukan segala tugas (proses), yang diperlukan, dilaksanakan oleh pasukan petugas suapaya objektif tercapai. Segala tugas ini disenaraikan, dan diaturkan mengikut tujuan (fungsi) dan dibahagikan (diagihkan) kepada kumpulan pemberi khidmat (atau individu) yang ditugaskan untuk melakukannya. Sebenarnya secara umum, tujuan, objektif dan pembahagian tugas sudah pun ditetapkan dalam Pelan Model tetapi pemberi khidmat utama (yang mengetuai penjagaan kes) perlu mengesahkannya. Tugas yang tiada dalam pelan asal juga boleh ditambah jika difirkirkan perlu. Begitu juga tugas yang dicadangkan dalam pelan rujukan/model boleh ditiadakan (dibuang) jika dianggap tidak perlu.
Pelaksanaan Pelan
Perhubungan Diantara Pelan, Perlakuan dan Penulisan Rekod
Pelaksanaan Pelan
Jika sistem pengelolaan kes berasakan rekod perubatan kertas digunakan, petugas perlu menyalin tugas yang tersenarai didalam pelan rujukan/model kedalam rekod pesakit supaya dihebahkan kepada semua. Petugas dari setiap bidang tanggung jawab terpaksalah menyediakan senarai tugas (rangka kerja) mereka sendiri.
Dengan penggunaan sistem komputer, pelan rujukan beserta senarai tugas boleh dimuat turun dari pustaka elektronik kedalam sistem pengelolaan kes (sistem maklumat klinikal). Senarai tugas boleh disediakan secara automatik dan dihantar kepada petugas yang berkenaan. Senarai tugas ditunjukkan kepada pemberi khidmat di skrin komputer secara automatik. Walaupun senarai ini disebut sebagai arahan (orders), sebenarnya ia adalah senarai tugas (planned tasks) yang ditetapkan berdasarkan pelan yang telah dipilih. Penggunaan terminologi set tugas (task list) adalah lebih baik dari set arahan (order set) kerana ia memberi kelonggaran kepada menggunakan budi bicaranya sendiri untuk mengubah ciri tugas dari segi keutamaan (dulu-kemudian), kekerapan, tempoh, lokasi, dan agihan tugas (siapa yang lebih baik melakukannya). Langkah selanjutnya ialah melaksanakan tugas tugas yang disenaraikan.
Mengaturkan Pelan Bagi Setiap Lawatan
Biasanya, pemberi khidmat kesihatan memberi khidmat penjagaan semasa bertemu dengan pesakit. Pertemuan ini berlaku ketika pesakit membuat lawatan (datang) ke fasiliti berkenaan (atau pun bila pesakit dilawati oleh petugas). Jenis lawatan, khidmat, siapa yang memberi khidmat dan dimana ianya diberi bergantung kepada jenis penyakit atau mesaalah kesihatan yang dihadapi oleh pesakit. Contohnya, pesakit berpenyakit kronik biasanya dirawat sebagai pesakit luar. Namun ia mungkin dimasukkan ke wad jika komplikasi berlaku atau bila ia memerlukan pemantauan rapi serta penstabilan. Bagi memudahkan kerja dan untuk kesenangan pesakit tarikh lawatan dijadualkan supaya sejajar dengan peredaran dari satu fasa ke fasa selanjutnya. Berdasarkan kepada pelan penjagaan, tugas yang perlu dilakukan pada lawatan akan datang dan proses yang akan dihadapi oleh pesakit sudah diketahui dan perancangan awal dibuat. Sebaik sahaja pesakit tiba pelan itu pun dicetuskan. Namun, pemberi khidmat perlulah menentukan bahawa keadaan kesihatan pesakit (mental dan fisikal) mewajarkan pelan tersebut dilaksanakan seperti dirancang.
Pelan penjagaan bagi lawatan yang pertama adalah berbeza dengan lawatan ulangan/susulan. Ini adalah kerana pada lawatan pertama diagnosis belum lagi pasti. Pada lawatan selanjutnya, terdapat kemungkinan diagnosis telah menjadi lebih jelas lalu membolehkan rawatan yang lebih khusus (spesifik) diberikan. Juga setelah sebahagian proses telah dilakukan/dilalui, perancangan perlu ditumpukan kepada proses yang masih tertunggak.
Penyampaian khidmat boleh diberikan di pelbagai persekitaran/suasana (tempat) dan pendekatan (jenis lawatan) termasuk:
Pesakit Luar
Kecemasan
Pesakit Dalam (Inap Dalam)
Khidmat Harian
Khidmat Dirumah (Lawatan Kerumah)
Telekonsultasi
Tempat dan suasana yang sesuai untuk memberikan khidmat pada fasa tertentu boleh ditetapkan dari awal. Faktor sumber yang ada, tempoh diperlukan dan keselesaan pesakit perlu diamabil kira. Keputusan untuk memulakan, meneruskan atau memberhentikan sebarang khidmat bergantung kepada pengamatan keadaan pesakit dan pencapaian pelan dari maklumat yang terkumpul. Untuk perawatan pesakit dalam, data yang terkumpul seperti keputusan penilaian klinikal, pemantauan dan penyiasatan rutin sentiasa dapat dicapai dan dinilai oleh petugas (dari rekod pesakit atau sistem elektronik). Untuk pesakit luar, kerana pesakit berada dirumah, keputusan dibuat mengikut perbezaan antara keadaan semasa lawatan terakhir dengan keadaan semasa lawatan semasa serta apa yang dijangkakan akan berlaku. Antara cara yang agak berkesan untuk memastikan data yang diperlukan ada ketika pertemuan susualan ialah:
menetapkan supaya pesakit datang dahulu untuk siasatan makmal atau pengimejan supaya keputusannya siap sedia
melatih pesakit memantau gejala, tanda, melaku ujian mudah serta merekodkan keputusannya dan meyerahkan rekod tersebut diawal pertemuan
menemubual pesakit melalui telefon (SMS atau e-mail) tentang status kesihatan atau masaalahnya sebelum lawatan
menyediakan lebih awal rekod pesakit untuk dibaca oleh pemberi khidmat sebelum bertemu dengan pesakit.
Terdapat juga situasi dimana perkembangan dan peredaran penyakit boleh dijangkakan. Jadi, perubahan pada pelan boleh dibuat tanpa ragu pada lawatan susulan selanjutnya. Contohnya, pelan perancangan untuk kehamilan normal atau pesakit yang telah melalui pembedahan Pemasangan Prostesis Sendi Lutut (Knee Replacement Surgery).
Perbezaan tempat pemberian khidmat (klinik, wad, unit kecemasan, unit harian) tidak banyak mengubah kandungan perkhidmatan klinikal tetapi boleh memberi kesan kepada proses pentadbiran, aliran kerja dan penggunaan sumber.
MENGATUR KEKERAPAN LAWATAN DAN TEMPOH PENEMUAN
Tempoh sesuatu fasa penjagaan berbeza. Ia mungkin berlalu dalam beberapa minit sahaja atau mejangkau banyak pertemuan dan lawatan. Ia berkait rapat dengan peredaran penyakit. Pengurus kes atau penjaga utama (primary carer) menetapakan kekerapan penemuan dan lawatan mengikut perederan penyakit dan respons pesakit terhadap rawatan. Kekerapan lawatan bagi sesuatu episod biasanya tidak tetap. Tetapi bagi penyakit/masaalah dimana peredarannya agak konsisten, perkhidmatan boleh diberikan secara pakej dan bilangan dan kekerapan lawatan boleh ditetapkan dengan sengaja. Sesuatu lawatan memerlukan satu atau lebih fasiliti fisikal seperti bilik, mesin dan katil di tempat tertentu seperti klinik, unit rawatan harian atau wad. Semasa lawatan, pertemuan perlu diaturkan diantara pesakit dengan seorang atau lebih pemberi khidmat ditempat yang sama atau berlainan. Tempoh masa (time slot) perlu diperuntukkan untuk setiap pertemuan. Kesemua ini perlu dirancangkan. Dengan penggunaan sistem berkomputer, perancangan ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi Penjadualan Janji-temu dan Pengagihan Sumber (Appointment and Scheduling Application).
Example: Care Plan for Patient with Severe Osteoarthritis Admitted for Unilateral Knee Replacement
PENGUBAHSUAIAN PELAN
Khidmat berdasarkan Pelan standad tidak dapat memuaskan kesemua keperluan pesakit. Pelan perancanagan pesakit perlu diubahsuai mengikut keperluan individu berpandukan semua maklumat yang ada. Sesetengan kandungan mungkin ditinggalkan dan tugas/proses tambahan dimasukkan kedalam pelan. Kadangakala, lebih dari satu pelan perlu dipilih dan disatukan.
Disamping penyakit yang dihidapi, pelan perancangan juga perlu mengambilkira keperluan umum pesakit sebagai seorang yang tidak sihat
Pengubahsuaian Pelan Bagi Kes Berkeperluan Pelbagai
Pelan Pelbagai
ALTERNATIF, VARIASI, PILIHAN DAN KONTIGENSI
Pelan Penjagaan kerapkali dikritk kerana dianggap terlalu ketat dan didaktik. Sebenarnya, aliran kerja yang diutarakan didalam pelan yang baik menyediakan pelbagai pilihan alternatif bagi mengelolakan penjagaan pesakit berpandukan kriteria tertentu. Bagitu juga, untuk pelabagai senario yang dijangkakan, pelan berbeza boleh disediakan. Apabila terdapat pelbagai cara bekerja, peralatan atau bahan yang tidak banyak berbeza dari segi keberkesanan mahu pun keselamatan, petugas diberi pilihan untuk menggunakan apa yang lebih digemarinya. Pihak pengurusan fasiliti pemberi khidmat pula boleh menghadkan pilihan ini. Namun, jika terdapat percanggahan nyata dengan polisi dan prosedur (dengan sengaja atau tidak), pemberi khidmat perlu merekodkan bahawa penyimpangan dari pelan telah berlaku dan menyatakan sebab ia dilakukan/terjadi. Jika sistem berkomputer digunakan, aplikasi pengawasan akan mengenalpasti penyimpangan itu secara automatik.
Indikasi dan Kotraindikasi Penggunaan Sesuatu Modaliti
Setiap teknologi penyiasatan dan modaliti rawatan, walaupun memberi banyak faedah, mempunyai akibat kurang baik seperti kesan sampingan, interaksi dengan rawtan lain, dan kemungkinan kurang berkesan dalam keadaan tertentu. Petugas perlu diingatkan mengenai perkara ini dalam Pelan Perancangan.
PELAKSANAAN PELAN
Pelan dilaksanakan dengan melakukan tugas yahg disarankan. Tugas didalam Pelan Rujukan diagihkan mengikut tujuan dan fungsi. Untuk tujuan pelaksanaan, agihan perlu dibuat mengikut petugas bersendiri atau kumpulan professional yang menganggotai pasukan penjaga. Contohnya tugas pemulihan (rehabilitasi) diagihkan kepada Jurupulih Anggota / Jurupulih Carakerja. Penasihat pemakanan (dietitian) diberi tugas meganjurkan hidangan yang sesuai. Pekerja Sosial pula akan diagihkan tugas yang berkenaan dengan bidang tugasnya. Pembabitan kesemua petugas didalam usaha penjagaan pesakit tertentu ini perlu ditunjukkan dalam Rekod Perubatan atau Sistem Maklumat Klinikal (Clinical Information System) dalam bentuk set (senarai) tugas. Selanjutnya teknologi komunikasi seperti e-mel (in-box), Sistem Pesanan Ringkas atau sistem rujukan cara lain boleh digunakan untuk memberitahu mereka mengenai kewajipan mereka.
Proses dan Tugas
Secara tradisi, pelan untuk perancangan penjagaan pesakit secara keseluruhan dibuat oleh doktor yang menjaga (atau pemberi khidmat utama). Dengan memilih satu Pelan Rujukan ia memaklumkan kepada semua ahli pasukan penjaga khidmat yang difikirkannya perlu disampaikan kepada pesakit.
Pelan perancangan diterjemahkan sebagai satu set tugas. Yang dimaksudkan dengan set tugas ialah satu senarai semua tugas yang dirancangkan yang boleh juga ditafsirkan selanjutnya sebagai arahan (order sets) atau permintaan (requests). Jika rekod perubatan atas kertas digunakan set tugas yang dicadangkan dalam pelan, perlu disalin semula. Jika sistem klinikal berkomputer (Clinical Information System) digunakan, set tugas (order set) ditampakkan secara automatik sebaik sahaja sesuatu pelan dipilih. Applikasi Permintaan Berkomputer (Order Entry application [CPOE]) digunakan untuk menukar permintaan/arahan menjadi set tugas (care set, order set). Tugas yang disenaraikan merupakan semua tugas yang perlu dilakukan untuk melaksanakan penjagaan pesakit dan terbahagi kepada beberapa jenis termasuklah:
Proses pengelolaan (seperti pendaftaran, kemasukan, rujukan, janji temu, perpindahan dan discaj)
Proses menjana, memgumpul dan mengutip data mengenai profil pesakit, rungutan serta tanda penyakit dan keadaan kesihatannya,
Analisa dan interpretation data untuk menentukan diagnosis dan keperluan pesakit
Tugas penyiasatan lanjut (makma, pengimejan, endoskopi dll.)
Perancangan penjagaan kes
Rawatan menggunakan pelbagai modaliti seperti ubatan, prosedur invasif (pembedahan dll.), pembekalan/infusi darah dll.)
Pemantauan, penilaian semula dan semakan peredaran penyakit dan keberkesanan rawatan
Kajisemula diagnosis dan rawatan
Pemulihan
Pendidikan pesakit dan kaunseling
Pemberian makan-minum dan nasihat pemakanan
Apa jua proses penjagaan pesakit lain
Langkah penerusan dan penamatan penjagaan
Set tugas untuk seseorang pesakit terdiri dari semua atau sebahagian dari proses kerja klinikal untuk penjagaan pesakit tersebut. Ia juga merangkumi proses bukan klinikal (proses pengelolaan) seperti pendaftaran, kemasukan, rujukan, janji temu, perpindahan dan discaj.
The use of Care Plans in a fully integrated Hospital Information System is discussed in another article.
Episod, Fasa & Lawatan
SET (SENARAI) TUGAS
(Pakej Perkhidmatan, Set Penjagaan, Care-Bundle)
Pelan sebenar mengandungi semua tugas yang menaggani semua aspek masaalah kesihatan pesakit pada jangka singkat dan panjang. Tugas tugas ini disenaraikan dan disebut sebagai set tugas penjagaan, atau gumpalan tugas (the Care Set or Care Bundle).
Pelan induk untuk menanggani sesuatu penyakit/masaalah mengandungi beberapa set tugas dan setiap set boleh dibahagikan kepada subset berlandaskan tujuan, fungsi dan agihan tanggung jawab. Komponen paling kecil yang disebutkan sebagai tugas merupakan sekumpulan atau satu proses yang dilakukan oleh seorang petugas atau mesin.
Pembahagaian Komponen Pelan
Set, Subset Tugas
Setiap Pelan sebenar dilaksanakan melalui set tugas (order/task sets). Dalam sistem rekod atas kertas (paper records) senarai tugas tersebut perlu disalin dengan tangan dari dokumen rujukan yang bercetak atau terdapat dalam komputer peribadi ( stand-alone computer). Jika sistem penjagaan kes berkomputer (Patient Care Information System) digunakan, pemberi khidmat boleh memilih set tugas yang dicadangakan atau daripada senarai tugas yang disediakan. Bergantung kepada konteks dan senario, set tugas boleh bersifat didaktik (arahan yang perlu dikut) atau lebih longgar/fleksibel. In any case, the set can then be modified by exclusion or inclusion of orders. Tugas tugas ini diagihkan kepada kumpulan/individu pemberi khidmat sebagai set/senarai tugas yang perlu dilakukan.
Agihan Tugas Kepada Ahli Pasukan Pemberi Khidmat
Agihan Tugas
Set Tugas untuk Sindrom Koronari Akut Di Fasa Awal
Set Tugas Untuk Penjagaan Kes Koronari Akut di Fasa Awal
Kebolehan membuat keputusan dan pilihan masih kekal ditangan Pemberi khidmat. Peranan pelan ialah sebagai panduan, cadangan dan nasihat. Mekanisma pengawasan kualiti dengan menggunakan senarai semak boleh digunakan untuk mengenalpasti kegagalan mengikuti pelan dan penyimpangan dari pelan, hasil yang jauh dari jangkaan dan kegagalan menyiapkan tugas
Penggabungan Pelan Penjagaan didalam Sistem Maklumat Klinikal akan dibincang dalam artikel lain
Pendekatan Praktikal Untuk Melaksanakan Pelan
Pergerakan dari Satu Fasa ke Fasa Seterusnya
Untuk setiap pelan yang dirancang, pergerakan dari satu fasa ke fasa seterusnya bergantung kepada:
Penyudahan semua tugas yang tersenarai
Pencapaian objektif untuk fasa itu
Kegagalan menyudahkan tugas boleh berlaku jika pemeberi khidmat tidak melakukannya (tidak berjaya, tidak boleh, lupa) atau pesakit tidak mengikut arahan atau nasihat. Kegagalan mencapai objektif pula boleh disebabkan oleh kegagalan menyudahkan tugas atau pelan yang dipilih tidak berkesan atau tidak cocok. Pemiliahan pelan yang tidak sesuai biasanya terjadi kerana diagnosis kurang tepat atau salah. Oleh itu usaha perlu diteruskan untuk memperjelaskan dagnosis dan seterusnya pelan mungkin perlu ditukar.
PERANCANGAN PENJAGAAN KES AKUT
Penjagaan pesakit yang menghidapi penyakit atau masaalah akut perlu dilakukan dengan pantas dalam suasana yang tidak tentu. Kepentingan utama ialah menentukan keutamaan/prioriti (apa yang perlu dilakukan dahulu). Kebanyakan tugas perlu dilakukan serentak dan bersama (sekali harung). Pelan penjagaan is an indispensable aid in ensuring:
tindakan dibuat denagn pantas dengan memperjelaskan urutan tugas
penyediaan peralatan secara siap-sedia
menetapkan peranan setiap pemberi khidmat yang terlibat
kesiapsiagaan fasiliti dan sistem untuk menghadapi sebarang kemungkinan
Fasa Penentuan Diagnosis dan Rawatan (Intervensi) Awal
Penyakit akut berlaku secara mendadak dan kerapkali mengakibatkan perubahan besar kepada keadaan umum pesakit serta pelbagai sistem fisologi pesakit. Tindakan segera perlu dilakukan walaupun diagnosis beleum dijelaskan. Pada permualaan penjagaan (fasa awal), maklumat yang didapati kerapkali hanya cukup untuk membolehkan pemeberi tugas untuk merumus diagnosis berbentuk kompleks gejala (symptom complexes) atau sindrom. Namun diagnosis awal ini dapat memberi petunjuk bagi menumpukan usaha untuk menyelamatkan nyawa dan mengurangkan kesan penyakit. Tumpuan harus diberi kearah melegakan gejala, memberi pertolongan cemas, menstabilkan dan memberi bantuan fisiologi, psikologi, sosial dan rohani yang diperlukan. dari mula lagi adalah penting untuk membuat pemerhatian dan pemantauan dan merekodkan data terkumpul dalam bentuk carta. Penggunaaan alat pematauan berterusan automatik (tanda utama, oximetri, ECG dll.) sangat diperlukan. Penyiasatan pula ditujukan kepada menentukan status fisiologi dan tahap fungsi pelbagai sistem tubuh pesakit. Siasatan diagnostik pula perlu ditumpukan kepada menentukan sistem atau bahagian tubuh yang terlibat. Rawatan tidak harus dilengahkan kerana menantikan diagnosis yang jelas.
Namun begitu, pada masa yang sama, usaha perlu dibuat utuk mendapatkan diagnosis yang tepat. Diagnosis juga perludi perjelaskan untuk mengenalpasti jenis penyakit, taraf keterukannya, peringkat dan varian penyakit, serta risiko yang dihadapai dan kesudahan yang dijangkakan atau dihrapkan.
Aliran Kerja untuk Pesakit Politrauma (Kecederaan Pelbagai Anggota Badan)
Aliran Kerja Kes Politrauma
Fasa Rawatan Umum dan Terapi Spesifik serta Pemantapan, Kajisemula dan Ubahsuai
Setelah pesakit distabilkan, perhatian diberikan kepada terapi spesifik dan umum:
Terapi Spesifik
Terapi Umum
Bergantung kepada jenis penyakit dan sebabnya, objektif rawatan/terapi spesifik menjurus kearah alternatif berikut:
Menyembuh
Membendung dari merebak atau menjadi lebih teruk
Menghadkan kesan jangka panjang (seperti kecacatan, kurang upaya dsb.)
Ia bermula sebaik sahaja diagnosis yang jelas didapati. Dalam keadaan bila rawatan perlu disegerakan, terapi spesifik mungkin diberi walaupun diagnosis kurang jelas.
Terapi umum pula ditujukan kepada menaggani kesan penyakit dan terdiri dari:
Melegakan gejala
Memantau pelbagai parameter
Memperbaiki fungsi fisiologi, fisikal dan mental kearah normal dan mengekalkannya
Memberi pemakanan yang mencukupi (kandungan dan jumlah)
Memberi bantuan psikologi
Membuat tindakan pencegahan dan pemulihan
Menyelesaikan apa juga masaalah yang timbul
Kemajuan pesakit disemak secara berkala untuk mengenalpasti samaada keadaannya bertambah teruk atau bertambah baik, berlakunaya komplikasi penyakit atau kesan sampingan rawatan. Pemberi khidmat perlu mengakaji ketepatan diagnosis dan keberkesanan rawatan. Kemudian Pelan Penjagaan atau rawatan mungkin perlu diubahsuai atau ditukar.
Begantung kepada jenis penyakit, fasa ini menjangkau tempoh yang agak lama. Pesakit mungkin dikeluarkan dari penjagaan pesakit dalam dan meneruskan rawatan sebagai pesakit luar atau dirumah.
Fasa Penerusan Rawatan / Penamatan Rawatan
Bergantung kepada jenis penyakit dan respons kepada rawatan yang diberi, hasil yang diharapkan telah tercapai umpamanya pesakit telah sembuh atau keadaan kesihatannya telah samapai ketaraf terbaik mungkin. Ketika itu keputusan boleh dibuat untuk menamatkan mencapai semua aktiviti penjagaan.
Jika penyakit beransur sembuh, penjagaan mungkin dihentikan dengan begitu sahaja atau secara berdikit-dikit. Pelan sepatutnya menunjukkan cara penjagaan diberhentikan termasuk bagaimana ubatan dan intervensi lain dikurangkan dan apa indikator hendak digunakan sebagai kriteria untuk untuk menentukan bahawa keadaan adalah selamat untuk menamatkan penjagaan.
Sebaliknya, masaalah akut yang dihadapi mungkin satu manifestasi penyakit kronik. Penyakit akut juga mungkin menyebabkan kehilanagn upaya/fungsi berlarutan atau kecacatan kekal. Dalam kedua keadaan ini, penjagaan jangka panjang perlulah dirancangkan dan dilaksanakan.
Perancangan Kes Kronik
Penyakit kronik ialah penyakit yang telah atau dijangka berlarutan pada tempoh yang panjang. Sesetengah penyakit kronik tidak menunjukkan gejala dan hanya diketahui apabila sesuatu komplikasi berlaku. Penyakit yang senyap begini mungkin juga dikesan setelah pemeriksaan rutin dilakukan samada secara rambang atau bila pesakit memiliki faktor risiko. Penyakit kronik lazimnya berlarutan walaupun ada yang dapat disembuhkan. Kerap kali penyakit yang dihidapai akan lega sementara tetapi berulang lagi. Dengan itu tumpuan kepada rawatan ialah melegakan gejala jika ada, membendung peredarannya agar lebih perlahan, menghadkan kesan buruk dan komplikasi, memperbaiki nilai kehidupan dan memanjangkan tempoh hayat.
Usaha pencegahan komplikasi dan pemulihan merupakan sebahagian penting penjagaan. Pesakit serta ahli keluarga pula perlu mengambil bahagian utama. Oleh itu pendidikan pesakit juga suatu khidmat penting. Biasanya program penjagaan mengandungi rawatan permulaan, pemantapan, penerusan dan tindakan kepada gejala, tanda atau komplikasi yang timbul.
Rawatan yang perlu diberi dibuat menggunakan semua atau setengah dari pendekatan dibawah:
Rawatan definitif / spesifik / khusus
Melegakan gejala
Memeberi bantuan fisikal, fisiologi, sosial dan psikologi
Pencegaha sekunder dan tertiari
Pemulihan
Penggalakan
Fasa Kosultasi Awal
Ketika pesakit datang dan bertemu dengan pemberi khidmat, penyakitnya mungkin berada diperingkat awal atau mungkin telah agak teruk. Dalam fasa awal penjagaan, objektif utama ialah menentukan diagnosis yang tepat dan komprehensif. Tugas tugas utama ialah mengumpul data yang mencukupi melalui temubual, pemeriksaan kliniakl dan siasatan (makmal, pengimejan dsb.).
Fasa Permulaan, Penilaian Semula dan Mengoptimumkan Rawatan Definitif
Bila diagnosis iaitu penyakit yang dihidapi dan segala akibatnya menjadi jelas, pemberi khidmat perlu menentukan objektif rawatan dengan mengenalpasti manfaat yang boleh dicapai dan menjangka kesudahan yang diharapkan (expected outcome, therapeutic end points). Pelan perancangan penjagaan definitif / spesifik / khusus yang sesuai boleh dimulakan.
Bergantung kepada jenis jenis penyakit atau masaalah kesihatan, usaha rawatan ditujuakan kearah kombinasi (semua atau sebahagian) objektif berikut:
Menyembuhkan penyakit
Menghadkan atau memperlahankan peredaran penyakit
Membendung kesan buruk dan komplikasi
Pemberi khidmat perlu menetetapkan kesudahan yang diharapkan dan memilih pendekatan atau modaliti rawatan yang paling sesuai. Semasa penjaggan diberi, pencapaian yang diharapkan perlu ditetapkan dan ukuran dibuat secara berkala untuk menentukan samada ianya tercapai.
Fasa Pemantapan, Kajisemula dan Ubahsuai
Tujuan utama fasa ini ialah mengoptimumkan manfaat penjagaan. Tugas utama terdiri dari pemantapan rawatan, pemantauan, semakan dan kajisemula kemajuan kesihatan pesakit serta juga kelancaran pelaksanaan pelan. Penyakit kronik boleh beredar dengan perlahan, diselangi dengan tempoh lega lalu kemudiannya berulang atau bergerak denagn pantas menyebabkan komplikasi yang mendadak.
Satu lagi aspek penting ialah penilaian respons kepada terapi dan kesan buruk-baiknya, termasuklah:
Pematuhan kepada pelan
Komitmen pesakit mengikuti program/regimen rawatan
Kesan buruk rawatan
Berpandukan kewujudan faktor faktor ini, pemberi khidmat kerapkali perlu mengubahsuai dan kadangkala mengganti pelan.
Pengukuran hasil yang dicapai dan perbandinagn dengan sasaran yang ditetapkan merupakan aktiviti utama pada fasa ini. Maklumat yang diperolehi dapat memberi petunjuk tentang peredaran penyakit and perkembangan keadaan pesakit. Sistem skor dan senarai semak boleh digunakan.
Fasa Penerusan / Penamatan
Pencapaian optimum dianggap tercapai bila rawatan menghasilkan manfaat yang terbaik mungkin. Ketika itu penjagaan diteruskan tanpa sebarang perubahan melainkan jika isu baru berbangkit. Namun kebanyakan penyakit kronik bersifat berlarutan dan menjurus kearah bertambah teruk. Penjagaan pesakit begini bersifat jangka panjang dan kerakali menjangkau sepanjang hayatnya. Terdapat juga yang reda tetapi akan datang semula. Dalam keadaan ini rawtan mungkin dihentikan sementara tetapi pesakit perlu dinasihatkan untuk terus datang untuk pertemuan ulangan secara berkala atau bila saja ia berasa kurang sihat atau gejalanya berulang.
Kadangkala kemaraan sesetengah penyakit berhenti dan terus hilang. Penjagaan harus ditamatkan secara berperingkat peringkat.
Untuk kebanyakan penyakit kronik, pemberi khidamt wajib memastikan penjagaan diteruskan. Ia boleh merujuk kes kepada pemberi khidmat lain untuk meneruskan penjagaan demi kemudahan pesakit. Misalnya jika pesakit pada mulanya diberi rawatan dihospital penjagaan boleh diambil alih oleh doktor yang memberi khidmat primer, doktor keluarga, jururawat kilang/sekolah dan sebagainya. Jika masaalh yang masih ada ialah kehilangan upaya atau kecacatan, bergantungkpada jenisnya, rawatan boleh diserahkan kepada jurupulih, kaunselor, juru optometri, juru audiologi ataupun pekerja sosial. Penjagaan juga boleh diteruskan oleh pesakit sendiri, keluarga dirumah dan badan sukarela samada sepenuhnya atau untuk menambah kepada yang diberikan oleh pemberi khidmat professional.
Dalam apa keadaan pun satu skim penilaian semula diperlukan.
VARIASI BAGI MENGHADAPI KEPRLUAN KHAS
Semasa menjaga seseorang pesakit, suatu pelan bersepadu yang mengambilkira semua keperluannya diperlukan. Sesuatu penyakit/masaalah kesihatan, kesannya terhadap seseorang pesakit berbeza dengan pesakit lain. Respons (tindak balas) pesakit terhadap kesan itu dan rawatan yang diberi juga berbeza.
Satu faktor besar yang membezakan respons ialah keadaan (status) kesihatan pesakit sebelum mendapat penyakit/masaalah (masaalah sediada termasuk penyakit kronik, keadaan psikologi dan sbg.).
Selepas diagnosis dicapai, pemeberi khidmat klinikal mengkategorikan pesakitnya berlandaskan kriteria (faktor) keterukan penyakit, peringkat penyakit serta risiko yang dihadapi. Rampaian faktor ini, memberi kesan kepada harapan untuk sembuh. Dengan mengkategori penyakit, pemberi khidmat terdorong untuk memilih aliran kerja dan pelan rujukan yang sesuai. Keterukan dan risiko juga memberi panduan kepadanya untuk memilih pendekatan atau modaliti yang sesuai dipakai samada atas sebab berkesan, senang/cepat didapati serta paling berbaloi dari segi harga. Sistem memberi gred atau skor untuk pelabagai penyakit juga telah dikaji dan diadakan oleh pelbagai badan/kumpulan professional. Banyak pelan penjagaan atau algorism yang mengambilkira pelbagai kategori/keadaan juga telah dibina dan disebarkan dalam literatur. Namun dalam sesetengah keadaan pemberi khidmat sendiri perlu meminda atau menjana pelan sebagai respons (tindak balas) kepada keadaan khas yang dihadapi.
peranan diagnosis dalam prosedur kerja penjagaan pesakit
PENGENALAN
Proses menentukan diagnosis adalah paksi kepada keberkesanan penjagaan pesakit. Penentuan diagnosis boleh ditakrifkan sebagai suatu proses menganalisa serta mentafsirkan data klinikal untuk membuat rumusan (keputusan) mengenai status (keadaan) kesihatan seseorang pesakit. Hasil rumusan atau keputusan ini boleh dinyatakan dalam satu dari tiga bentuk berikut:
Kepastian tentang status normal (pesakit sebenarnya sihat)
Terdapatnya perubahan yang melampaui atau terkeluar dari status normal (pesakit tidak sehat)
Kepastian bahawa pesakit menghidapi satu jenis penyakit beserta akibat atau kesan penyakit tersebut
Diagnosis ialah faktor hakiki untuk menentukan keperluan rawatan. Pemberi khidmat klinikal dari pelbagai profesion memberi penumpuan (fokus) yang berbeza tentang apa yang disebut sebagai diagnosis. Pengamal perubatan atau pergigian (doktor) memberi fokus/tumpuan kepada menentukan jenis penyakit dengan sejelas mungkin. Profesion jururawat lebih menitikberatkan kesan penyakit kepada keselesaan dan keupayaan pesakit melakukan pelbagai aktiviti. Dengan itu gejala, tanda dan keperluan penjagaan diambilkira sebagai masaalah kesihatan pesakit yang disebut sebagai Diagnosis Perawatan (Nursing Diagnosis). Jurupulih pula memberi tumpuan kepada kesan penyakit kepada keupayaan fisikal, deria atau mental serta tahap kebolehan melakukan pelbagai fungsi. Pemberi khidmat lain memberi tumpuan kepada perkara lain yang khusus kepada bidang masing-masing.
TUJUAN PENENTUAN DIAGNOSIS
Proses merumuskan lalu menentukan diagnosis merupakan satu langkah kritikal dalam ‘Aliran Kerja Klinikal’ yang terdiri dari aturan proses berikut:
Menjana dan mengumpul data mengenai pesakit dan penyakitnya
Menganalisa dan mentafsir data untuk merumuskan diagnosis serta keperluan pesakit
Merancang penjagaan pesakit
Memberi rawatan
Memantau peredaran penyakit
Mengkaji keberkesanan rawatan
Mengkaji semula diagnosis dan mengubah pelan rawatan (jika perlu)
Menilai hasil rawatan
Meneruskan rawatan dan membuat keputusan mengenai tindakan selanjutnya
Aturan dan hubungan Proses Penjagaan Pesakit ditunjukkan sebagai Algoritma Aktiviti Penjagaan Klinikal Pesakit dibawah:
Algoritma Prosedur Penjagaan Pesakit
PERANAN DIAGNOSIS
Diagnosis berperanan menentukan keperluan pesakit dan dengan itu memberi petunjuk kepada halatuju (pelan) penjagaannya. Proses merumuskan diagnosis berlaku secara berulangan selaras dengan pertambahan kuantiti dan kejelasan maklumat.
CARA MERUMUSKAN DAN MENENTUKAN DIAGNOSIS
Pemberi khidmat klinikal menentukan diagnosis hasil dari rumusan yang dibuat melalui proses menganalisa dan mentafsir data mengenai manifestasi penyakit pada diri pesakit dan membandingkan dengan apa yang diketahui mengenai penyakit tersebut. Oleh itu, kebolehan merumuskan diagnosis bergantung kepada pengetahuan sediada pemberi khidmat dan apa yang dapat diambil dari bahan rujukan [Samuel Johnson on ‘Knowledge’]
Untuk merumuskan diagnosis, pemberi khidmat klinikal menganalisa data melalui langkah langkah berikut:
Membuat penilaian keatas data yang ada iaitu samada berguna, sahih dan mencukupi
Susun, satukan, pecahkan dan kemukakan dalam bentuk teks, grafik atau jadual supaya lebih teratur
Olah semula maklumat sebagai ringkasan
Selepas itu, pemberi khidmat klinikal mentafsirkan maklumat yang ada melalui pendekatan berikut:
Cuba padankan manifestasi yang terdapat pada pesakit dengan manifestasi (gejala, tanda) pelbagai penyakit yang diketahui olehnya
Unjurkan penyebab kepada gejala, tanda dan keputusan ujian yang tidak normal berdasarkan pengetahuan basik termasuk anatomi, fisiologi, biokimia, psikologi dan patologi
Buat keputusan mengenai jenis penyakit atau masalah yang dihadapi pesakit dengan menggunakan satu dari dua kaedah dibawah atau keduaduanya sekali:
Bandingkan corak manifestasi yang terdapat pada pesakit dengan corak lumrah yang biasa dikaitkan dengan sesuatu penyakit dan kesannya (pattern recognition)
Buatkan senarai kemungkinan dan pilih satu persatu dan cuba membuktikan atau menolak berasaskan kriteria diagnosis (hypothetico-deductive approach)
Nyata sekali, kebolehan menentukan diagnosis sangat bergantung kepada pengetahuan dan pengalaman petugas klinikal yang terlibat. Untuk mendapat penjelasan, petugas perlu mendapatkan fakta dan petunjuk dari pelbagai sumber atau meminta pendapat pakar.
Diagnosis yang baik mempunyai ciri ciri berikut:
Kepastian/Ketepatan
Kesempurnaan (complete)
Keutamaan (jika terdapat lebih dari satu masaalah)
Huraian lanjut mengenai proses merumuskan diagnosis akan dibincangkan kemudian.
KEPASTIAN / KETEPATAN DIAGNOSIS
Ketepatan diagnosis adalah penting kerana ia menentukan kesesuaian pemilihan rawatan yang akan diberikan. Dengan itu, ketika mengungkap diagnosis, petugas klinikal perlu menyatakan tahap ketepatan atau kemungkinannya.
Kebolehan menentukan diagnosis dengan tepat bergantung kepada maklumat lengkap, relevan, berkualiti dan pasti. Umumnya, ketepatan meningkat bila lebih banyak maklumat diperolehi. Biasanya tahap kepastian diagnosis dinyatakan dengan ungkapan ‘diagnosis sementara’ atau ‘diagnosis pasti’. Takrif ‘Diagnosis terakhir’ bukanlah bererti yang paling pasti tetapi bermaksud diagnosis yang tercapai diakhir sesuatu lawatan / tempoh rawatan.
DATA SUBJEKTIF DAN OBJEKTIF
Kepastian data perlu diambilkira ketika merumus diagnosis. Data mengenai pesakit yang terkumpul terdiri dari:
Gejala yang dialami yang menjadi runugutan pesakit
Tanda yang dijumpai oleh petugas klinikal
Maklumat yang sediada (rekod, surat rujukan)
Pemerhatian yang dibuat oleh petugas yang terlatih
Parameter hasil ukuran perlatan pemantauan (monitoring equipment)
Keputusan ujian klinikal
Ujian psikologi
Pemeriksaan Pengimejan
Ujian fisisologi (contoh EKG, Ujian Fungsi Penafasan)
Ujian makmal
Biokimia
Imunologi
Mikrobiologi
Hematologi
Saitologi and Histopatolgi
Genetik
Data diatas mempunyai darjat kepastian yang berbeza. Sesetengah data bergantung kepada kebolehan orang yang mendapatkannya.Walaupun ujian seperti ultrasound dan endoskopi boleh dianggap sebagai objektif, namun interpretasi apa yang ditemui bergantung kepada siapa yang melakukannya dan cara dilakukan (operator dpendent).
Maklumat yang diberi oleh pesakit bersifat sujbektif. Namun ianya penting kerana ia merupakan pengalaman sebenar pesakit termasuk kejadaian yang telah berlalu yang tidak mungkin diulang lagi. Pesakit juga memberi pendapatnya sendiri mengenai masalah yang dihadapi dan keperluannya dari persepsinya sendiri. Maklumat yang disampaikan oleh mereka yang tinggal bersama atau menjaga pesakit atau yang menyaksikan kejadian yang menandakan permulaan atau penyebab masalah, juga sangat berguna. Petugas klinikal perlu sedar bahawa maklumat yang diberikan bersifat subjektif, lazimnya tidak mencukupi dan mungkin juga sesetengahnya tidak boleh dipercayai.
Selepas menggunakan kaedah mendapatkan data yang lebih berkesan seperti pemerhatian dan ujian, maklumat yang bersifat objektif atau jelas diperolehi. Ujian yang memberi pencerahan serta keyakinan tentang wujudnya sesuatu penyakit dipanggil sebagai ujian diagnostik. Lazimnya, diagnosis menjadi lebih pasti dengan peredaran proses penjagaan klinikal. Jadi diperingkat awal, petugas boleh menyatakan diagnosis dalam bentuk kurang pasti sebagai rangkaian gejala atau sindrom atau kelas penyakit. Pada penghujung episod penjagaan, biasanya diagnosis dapat dinyatakan dengan lebih yakin sebagai satu penyakit atau masaalah spesifik.
TAHAP KETEPATAN / KEPASTIAN
Petugas klinikal perlu menyatakan tahap kepastian diagnosis kerana ia memberi petunjuk kepada tindakan yang perlu diambil selanjutnya. Jika diagnosis masih kurang pasti, usaha perlu diteruskan untuk mendapatkan data yang boleh memperjelaskan diagnosis melalui langkah penyiasatan, pemantauan dan penilaian. Namun, rawatan untuk melegakan gejala dan memperbetulkan kecelaruan perimbangan fisiologi dan psiko-sosial perlu dimulakan walaupun diagnosis yang tepat belum diperolehi. Rawatan hakiki/sebenar perlu bersandar, sebaik mungkin, diatas diagnosis yang tepat. Tetapi kadangkala, rawatan standad mungkin perlu dibuat walaupun diagnosis belum pasti.
Diagnosis Sementara (awal, terkini, andaian atau yang mungkin)
Walaupun pelbagai istilah digunakan, terdapat hanya dua tahap kepastian diagnosis yang jelas, iaitu:
Diagnosis Sementara
Diagnosis Pasti
SENARAI KEMUNGKINAN DIAGNOSIS (Differential Diagnosis)
Ketika diagnosis masih kurang jelas, segala kemungkinan disenaraikan sebagai Senarai Kemungkinan Diagnosis (Differential Diagnosis) yang boleh dinyatakan dalam dua bentuk iaitu:
Penyakit atau masaalah yang mungkin menjadi penyebab kepada Rangkaian Gejala atau Sindrom yang terdapat pada pesakit
Satu senarai cadangan beberapa penyakit spesifik yang dianggap berkemungkinan besar dihidapi pesakit
Perlu diingat bahawa kedua bentuk ini hanyalah andaian yang perlu dibuktikan.
DIAGNOSIS SEMENTARA (Provisional Diagnosis)
Diagnosis sementara adalah jenis penyakit atau masalah yang dianggap oleh pemberi khidmat (biasanya seorang doktor) sebagai yang bermungkinan tertinggi diantara yang tersenarai didalam Senarai Kemungkinan Diagnosis (Differential Diagnosis). Diagnosis yang dibuat diperingkat awal ini dianggap sementara kerana dirumuskan berdasarkan maklumat yang belum mencukupi atau kurang tepat. Secara tradisi, diagnosis sementara dibuat selepas petugas menemubual dan memeriksa pesakit. Ia mungkin berubah selepas lebih banyak data terkini diperolehi disepanjang tempoh penjagaan hinggalah Diagnosis Pasti ditentukan.
Diagnosis Sementara yang terkini disebut juga sebagai ‘Diagnosis Terkini’ (Working diagnosis). Ia digunapakai sebagai landasan kepada pelan penjagaan pesakit termasuk rawatan memberi kelegaan, sokongan fisiologi, bantuan fisikal, galakan psikologi dan sebagainya.
Kerana Diagnosis Sementara biasanya kurang tepat ia boleh dinyatakan dalam tiga bentuk:
Rangkaian Gejala
Sindrom
Jenis/Kelas Penyakit
Penyakit Tertentu (yang diandaikan)
Rangkaian Gejala dan Sindrom (Symptom Complexes and Syndromes)
Ketepatan diagnosis bergantung kepada kesempurnaan dan kesahihan data. Oleh itu, diperingkat awal, pemberi khidmat klinikal bebas untuk menyatakan diagnosis sebagai masaalah kesihatan seperti rangkaian gejala, sindrom dan jenis penyakit. Adalah tidak logik untuk meminta petugas klinikal untuk menyatakan diagnosis sebagai penyakit spesifik jika maklumat yang ada tidak mencukupi.
Rangkaian gejala ialah satu kombinasi gejala yang biasa terjadi jika sesuatu penyakit tertentu berlaku. Petugas mendapat tahu tentang gejala (apa yang dirasai oleh pesakit) melalui proses temubual.
Dalam konteks penyataan diagnosis, ‘sindrom’ bermaksud: satu rangkaian manifestasi, termasuk gejala, tanda dan keputusan ujian mudah, yang boleh dikaitkan dengan satu atau lebih unsur berikut:
penyebab / aetiologi tertentu (genetik, kecederaan, jangkitan, kanser, degenerasi, kegagan fungsi, kesan rawatan dsb.)
melibatkan satu bahagian tubuh tertentu
memeberi kesan kepada satu sistem fisiologi tertentu
Contohnya: Kekuningan disebabkan Sekatan (Obstructive Jaundice), Masaalah Pendarahan (bleeding disorder) dan Muntah Darah (Haematemesis).
Penggunaan Diagnosis Sindromik Oleh Pengamal Perubatan
Bagi para doktor, rangkaian gejala serta sindrom memberi petunjuk kepada bahagian tubuh dan sistem fisiologi yang terlibat serta pathologi yang mungkin menyebabkan penyakit yang dihidapi. Perbezaannya dengan gejala, sindrom memberi kepastian yang lebih dan dengan itu lebih berguna sebagai petunjuk kepada langkah selanjutnya. Doktor kerapkali menggunakan sindrom sebagai Diagnosis Sementara lalu seterusnya membuat senarai cadangan beberapa penyakit spesifik yang dianggap berkemungkinan besar dihidapi pesakit. Penyiasatan lanjut dan pemerhatian berterusan dibuat untuk memperjelaskan penyakit spesifik sebenarnya.
Diagnosis Sindromik digunapakai sebagai Diagnosis Sementara diperingkat awal. Ia berfungsi untuk:
menghebahkan masalah pesakit bagi kesedaran bersama semua petugas yang menjaga pesakit
menjadi landasan kepada pelan penjagaan pesakit termasuk rawatan memberi kelegaan, sokongan fisiologi, bantuan fisikal, galakan psikologi dan sebagainya
pemberitahuan (notifikasi) awal
Diagnosis awal berbentuk sindromic memberi petunjuk kepada penyaluran kes (triage). Ia juga menjadi panduan kepada halatuju dan kaedah, contohnya keperluan rawatan kecemasan, pemantauan (berjagajaga) ataupun lainlain keperluan istimewa. Jika sindrom pada pesakit menjurus kepada penyakit berjangkit ia sangat penting untuk tujuan pemberitahuan (notifikasi) kepada pihak pengurusan hospital dan jabatan kesihatan setempat. Dari sindrom, rumusan boleh dibuat mengenai risiko penularan sesuatu jenis jangkitan dan tindakan penyiasatan serta pencegahan segera dapat dilakukan.
Penggunaan Rangkaian Gejala dan Sindrom Oleh Doktor
Kaedah Diagnosis Doktor
Kaedah Perumusan Diagnosis Oleh Doktor
Bagi pemberi khidmat dari profesion jururawat, rangkaian gejala atau sindrom secara sendiri diambilkira sebagai Diagnosis Perawatan (Nursing Diagnosis). Malah, jika satu gejala memberi ganguan kepada keselesaan pesakit, ia boleh diambilkira sebagai diagnosis. Isu kepastian tidak timbul kerana gejala dan tanda yang ketara atau jelas sahaja diambilkira untuk tujuan perawatan diperingkat awal. Namun diagnosis ini boleh berubah selepas pemantauan (pengamatan dan pemerhatian).
Penggunaan Rangkaian Gejala dan Sindrom oleh Jururawat
Para jururawat memberi tumpuan kepada kesan gejala atau sindrom keatas keselesaan dan keupayaan pesakit. Jururawat menggunakan Rangkaian Gejala dan Sindrom sebagai Diagnosis Perawatan (Nursing Diagnosis). Berpandukannya, tindakan lanjut diambil untuk merancang penjagaan pesakit dlm bentuk Pelan Penjagaan Jururawat (Nursing Care Plan). Teras utama perawatan oleh jururawat ialah memberi kelegaan kepada pesakit, membantunya melakukan aktiviti biasa, memberi penerangan dan menenguhkan semangatya.
Diagnosis Andaian (Presumptive Diagnosis)
Kadangkala, walaupun diagnosis masih lagi bersifat sementara, para doktor menggunakannya untuk memberi rawatan hakiki. Dalam situasi ini, diagnosis itu disebutkan sebagai Diagnosis Andaian (Presumptive Diagnosis). Langkah sebegini hanya dibuat selepas mengambil kira bahawa diagnosis sementara itu berkemungkinan besar menjadi betul akhirnya, terutama bila rawatan itu agak selamat tetapi jika dilewatkan akan membawa padah kepada pesakit. Pelan rawatan ini perlu dianggap sementara dan perlu ditukar apabila sahaja diagnosis bertukar. Petugas perlu memberitahu kepada pesakit mengapa tindakan ini dibuat dan risikonya.
DIAGNOSIS PASTI / MUKTAMAT
Diagnosis Pasti ialah diagnosis yang mempunyai kepastian/ketepatan yang tinggi kerana ia diputuskan berlandaskan maklumat yang mencukupi, tepat dan sepadan dengan ciri sesuatu penyakit. Lazimnya, maklumat yang membantu pemberi khidmat mendapatkan diagnosis yang tepat terdiri dari penemuan yang spesifik dan tepat yang dihasilkan dari penyiasatan, prosedur diagnostic dan usaha tambahan seperti dibawah:
Pemeriksaan pengimejan, ujian biokimia atau immunologi yang spesifik
Pengenalan pasti kewujudan mikroorganisma peyebab penyakit pada tubuh pesakit
Pemeriksaan saitologi atau histopathologi pada tisu yang dilanda penyakit
Pemeriksaan hematologi pada som som tulang atau darah
Pendedahan hasil dari akses yang lebih baik melalui endoskopi, pemeriksaan selepas dibius atau ketika pembedahan dibuat
Kehadiran gejala dan tanda, yang coraknya bertepatan dengan manifestasi sesuatu penyakit, selepas pemantauan dan semakan
Tindakbalas positif terhadap rawatan
Dengan itu, diagnosis selepas penyiasatan pengimejan (Diagnosis Pengimejan), pembedahan (Diagnosis Pembedahan), pemeriksaan histopathologi (Diagnosis Histopatologi) boleh disebut sebagai ‘Diagnosis Pasti’ jika fakta yang ditemui bertepatan dengan kriteria untuk membuat diagnosis penyakit berkenaan. Diagnosis boleh dinyatakan sebagai Penyakit spesifik bila perkara berikut telah diketahui atau dikenalpasti sejelas mungkin:
Penyebab penyakit (patologi) samada Kecederaan, Keradangan (inflammation), Jangkitan mikroorganisma tertentu, Ketumbuhan/kanser, Kecelaruan immulogi, Ganguan psikologi dan pelbagai penyebab lain
Bahagian tubuh, anggota, organ dan tisu terlibat
Gred, keterukan dan tahap penularan
Kesan kepada fungsi fisiologi keseluruhan atau sistem tertentu
Kesan kepada keupayaan pesakit melakukan pelbagai aktiviti/fungsi
Lain lain ciri yang berkenaan
Apabila Diagnosis Pasti dicapai, petugas bolehlah merancangkan rawatan hakiki/khusus yang secocok dengan penyakit itu. Pelan perancangan rawatan dibincangkan dalam artikel selanjutnya.
Proses mengenalpasti masalah kesihatan pesakit diperingkat awal kerapkali disebut sebagai ‘mengambil sejarah pesakit’, ‘clerking’ atau ‘penilaian’. Semua istilah ini tidak menggambarkan aktiviti sebenar dan tujuannya. Saya mencadangkan supaya aktiviti ini disebut sebagai proses ‘pengumpulan maklumat mengenai masalah kesihatan pesakit” diperingkat awal prosedur penjagaan pesakit.
PENGUMPULAN MAKLUMAT PESAKIT
Di fasa awal, ketika pesakit mula mula datang untuk mohon rawatan, tugas utama pemberi khidmat klinikal ialah mendapatkan maklumat untuk memberi gambaran mengenai dua perkara utama:
profil pesakit tersebut
mengambil tahu masaalah kesihatan yang dihadapinya.
Objektif utamanya ialah mengenalpasti gejala penyakit, tanda tanda fisikal serta perubahan fisiologi pesakit. Seterusnya maklumat yang terkumpul ditafsirkan untuk merumuskan diagnosis awal. Objektif kedua ialah mengenali profil pesakit atau latar belakang pesakit untuk membantu pemberi khidmat memahami keperluan pesakit dan memilih pendekatan yang sesuia baginya.
Perlu disedari bahawa pengumpulan maklumat dilakukan secara berterusan sepanjang tempoh penjagaan. Proses ini adalah sebahagian dari kitaran proses pengurusan maklumat/data yang terdiri dari:
TUJUAN DAN CARA MENGUMPUL MAKLUMAT DIPERINGKAT AWAL
Pengumpulan maklumat diperingkat awal bertujuan untuk:
Mengenali profil pesakit
Membuat andaian mengenai diagnosis
Pemberi khidmat klinikal perlu mengenali pesakit dan masalahnya dengan teliti bersandarkan maklumat yang lengkap. Sebanyak mungkin maklumat dikumpul pada penemuan awal dengan pesakit (mengambil sejarah/riwayat penyakit) untuk mendapatkan petunjuk kepada diagnosis. . Pengambilan sesetengah maklumat boleh dikemudiankan jika keadaan pesakit tidak mengizinkan.
Profil pesakit seperti jantina, umur, pekerjaan, tahap pelajaran, pekerjaan serta keupayaan membuat pelbagai aktiviti harian perlu diketahui. Maklumat mengenai keadaan kesihatan pesakit sebelum sakit dan penyakit yang pernah dihidapinya sebelum itu juga penting. Semua maklumat ini digunakan sebagai landasan kepada perancangan (pelan) penjagaan pesakit.
Maklumat yang terkumpul diperingkat awal ini digunakan untuk merumuskan diagnosis awal atau diagnosis andaian (provisional diagnosis). Ia akan menjadi petunjuk kepada penyiasatan lanjut untuk mendapatkan diagnosis yang lebih tepat termasuklah:
Ujian makmal,
Pemeriksaan Pengimejan,
Pemeriksaan Endoskopi dan lain-lain
PEMILIHAN CARA
Bila dan bagaimanan data diperolehi bergantung kepada keadaan dan jenis kes. Aturannya tidak semestinya mengikut proses aliran kerja standad. Kadangkala terdapat peluang yang tidak diduga contohnya pesakit secara sukarela menyebut fakta yang tidak ditanya. Contoh lain ialah, jika pemberi khidmat terpandang tanda disesuatu bahagian tubuh ketika memeriksa bahagian lain, penemuan ini di beri perhatian dan direkodkan. Namun begitu, data hendaklah direkodkan mengikut aturan dan format standad supaya senang dicari dan difahami kemudiannya oleh semua petugas yang menjaga pesakit.
Tujuan utama pengumpulan maklumat pesakit diperingkat awal ialah mengumpul data yang mencukupi untuk merumuskan diagnosis dan merancang tindakan seterusnya. Didalam keadaan cemas, masaalah pesakit perlu dikenalpasti dengan segera. Kerapkali, pemeriksaan fisikal didahulukan sebelum temubual atau dibuat seiring dengannya. Kadangkala, ujian mudah klinikal (contohnya ujian tahap gula dalam darah) atau pemantauan tepuan oksijen dengan menggunakan Pulse oximeter dilakukan segera. Tetapi selepas itu, petugas perlulah melengkapkan pengumpulan data mengenai gejala dan tanda sepenuhnya dengan menemubual dan memeriksa pesakit dengan lebih teliti.
PENGUMPULAN MAKLUMAT MELALUI TEMUBUAL
Aktiviti menemubual pesakit bertujuan untuk mengumpul data/maklumat berikut:
Pengenalan, demografi dan latarbelakang sosial pesakit
Permulaan penyakit dan peredarannya
Gejala dan akibat penyakit yang dirasai oleh pesakit
Keadaan kesihatan pesakit sebelum terjadinya penyakit terkini
Kefahaman dan sikap pesakit mengenai masalah kesihatan yang dihadapinya
CARA MENEMUBUAL
Pengenalan, Demografi dan Latarbelakang Sosial
Kebanyakan data untuk pengenalan, demografi dan latarbelakang sosial telah pun diambil oleh kerani atau penyambut tetamu semasa mendaftarkan pesakit. Namun ada aspek perkara tersebut yang perlu disahkan atau diberi perhatian lanjut oleh Petugas klinikal. Misalnya maklumat tempat tinggal dan tempat bekerja memberi gambaran ekologi yang boleh membantu dari segi menjangka sebab penyakit berlaku. Taraf ekonomi penting untuk menganggar taraf pemakanan. Taraf pembelajaran penting untuk menaksir pemahaman pesakit mengenai masaalahnya dan akan membantu petugas memilih kaedah memberi penerangan dan pengajaran kesihatan.
Permulaan dan Perederan Penyakit Utama
Tujuan utama temubual dengan pesakit ialah memberi peluang kepada pesakit untuk menceritakan bagaimana penyakit yang dihidapinya bermula dan berubah. Penceritaan juga boleh didapati dari orang lain yang menemani pesakit seperti ibu-bapa (bagi kanak kanak) atau pun keluarga serta rakan (jika dibenarkan oleh pesakit). Perkara yang perlu dipastikan ialah:
Urutan kejadian (dari mula hingga kini)
Gejala (apa yang dialami atau dirasai pesakit melalui derianya)
Pesakit mula sedar ia tidak sihat apabila ia merasai gejala tertentu atau mengalami sesuatu yang agak luarbiasa. Masaalahnya mungkin bermula dengan kejadian tertentu contohnya kecederaan. Ia mungkin sesuatu yang baru ketara atau baru terasa walaupun penyakitnya sudah lama berkembang. Kadangkala, perkara yang mendorong pesakit mendapatkan rawatan tiada kena mengena dengan penyakit sebenarnya.
Dengan mendapat cerita yang jelas dari pesakit mengenai apa yang dialami dan dirasainya, pemberi khidmat klinikal berharap untuk mengetahui perkara berikut:
Petunjuk (manifestasi) dan perkembangan penyakit dan dengan itu mengandaikan sebab dan jenis penyakit (diagnosis)
Wujudnya gejala yang perlu dilegakan dan tahap keterukannya
Tahap kehilangan upaya dan kehilangan atau pengurangan fungsi (fisikal, psiko-sosial dan batin)
Sejauh mana pesakit awas terhadap masalah kesihatan yang dihadapinya
Gejala: Manifestasi Penyakit
Pemberi khidmat klinikal mengandaikan jenis penyakit dengan menganalisa rangkaian gejala (symptom complex) yang menimpa pesakit lalu membandingkannya dengan apa yang telah diketahuinya (dari pelajaran atau pengalaman) mengenai manifestasi atau cara penampakan penyakit tersebut, samaada yang spesifik mahupun yang umum. Gejala yang paling serius atau ketara disebutkan sebagai Rungutan utama (Chief complaint). Penjelasan perlu didapatkan untuk setiap gejala. Dengan memahami hubungkait kesemua gejala yang ada (rangkaian gejala), pemberi khidmat boleh membuat andaian bagaimana penyakit berkembang mengikut masa serta bahagian tubuh atau sistem yang terlibat.
Permulaan, Perkembangan dan Tempoh Penyakit
Dengan menegtahui gejala dan perkembangannya, pemberi khidmat boleh memadankan apa yang dialami pesakit dengan proses pathologi penyakit yang disyaki. Bila gejala sebenarnya bermula dan sama ada terdapat sesuatu yang menyebabkannya perlu dipastikan. Gejala yang berlaku secara tiba tiba biasanya menunjukkan kearah penyakit akut yang disebabkan angkara pathologi yang bertindak pantas seperti radangan akut, saluran tersumbat, kebocoran, aliran darah tersekat, pendarahan atau kecederaan.
Pesakit biasanya menganggap tempoh penyakitnya ialah dari ketika ia mula mengalami sesuatu gejala sehingga ia datang mendapatkan rawatan. Pesakit biasanya tidak menganggap perubahan yang ringan sebagai satu masalah. Dia mungkin sedar akan kejadian atau perkembangan luarbiasa tetapi tidak terfikir ia adalah sebahagian dari penyakitnya lalu tidak bercerita mengenainya. Mungkin penyakit telah lama berlaku sebelum disedari pesakit. Oleh itu, pemberi khidmat perlu bertanya mengenai apa jua perubahan yang terjadi sebelum pesakit menyedari bahawa ia ada masalah kesihatan. Biasanya semakin lama penyakit berlalu, semakin teruk gejala yang dirasai kerana komplikasi penyakit telah berlaku. Tetapi ada juga ketikanya setelah masa berlalu, pesakit makin berasa lega kerana proses penyembuhan telah bermula. Oleh itu, sama ada pesakit datang awal atau lewat untuk mendapatkan rawatan menjadikan manifestasi penyakit berbeza diantara seorang pesakit dengan pesakit lain bagi penyakit yang sama. Ia juga menggambarkan sikap pesakit terhadap penyakit dan khidmat kesihatan.
Perubahan Gejala
Kemunculan gejala dan apa yang berlaku selepas itu mencerminkan peredaran penyakit. Rangkaian gejala boleh hadir sepanjang satu tempoh, kemudianya reda dan selanjutnya berulang di ketika yang lain. Bagi sestengah penyakit setiap kemunculan gejala boleh dianggap sebagai suatu episod baru dan penyakit tersebut dikenali sebagai penyakit yang sembuh tetapi berulang semula. Ciri begini juga mungkin berlaku untuk penyakit beterusan yang merebak secara senyap tetapi gejalanya hanya muncul sekali sekala. Contohnya penyakit seperti batu karang disaluran kencing atau batu hempedu (gallstone disease).
Jika gejala sesuatu penyakit hilang, berkurangan atau tidak kerap berlaku untuk sesuatu tempoh, penyakit tersebut boleh dianggap tidak aktif (in remission) buat ketika itu. Jika penyakit wujud tetapi tiada gejala atau tanda (tetapi dikesan dengan cara lain) ia disebut sebagai berada dibawah paras klinikal (sub-clinical). Kalau penyakit berulang lagi selepas dianggap sembuh, ia disebut sebagai penyakit berulang kembali (relapse, recurrence). Pesakit dikatakan mengalami ‘serangan’ (attack) sesuatu penyakit jika gejala atau rangkaian gejala berlaku denagan tiba tiba. Ini mungkin berlaku ketika penyakit mula mula timbul tetapi boleh juga terjadi bagi penyakit sediada yang telah lama senyap tetapi menonjol secara mendadak dan membimbangkan (exacerbate). Banyak penyakit berlaku secara berkala ia-itu terdapat tempoh senyap diselang seli dengan serangan (episodic), contohnya migrain (migraine).
Bagi penyakit akut, gejala yang ketara kuatnya berselang seli dengan yang rendah kekuatannya, disebut sebagai gejala yang datang sekejap sekejab (intermittent). Kadangkala gejala hilang dan datang kembali dengan kekuatan yang sama secara bertubi tubi (remittent). Gejala berangkai (in clusters) juga boleh berlaku seiring (pada waktu yang sama) ataupun secara berturutan (lepas satu, satu lagi).
Sudah menjadi kelaziman menyebut aktiviti pengumpulan data awal melalui temubual sebagai ‘mengambil riwayat pesakit’. Sebenarnya yang penting ialah menyingkap kaitan antara berlakunya kejadian dan gejala dengan peredaran masa kerana perubahan/peredaran penyakit bergantung besar kepada tempoh kehadirannya. Adalah penting bagi petugas klinikal untuk mempunyai pengetahuan yang mencukupi mengenai resmi peredaran penyakit (natural history of a disease) dan perubahan gejala mengikut perkembangan penyakit tersebut. Dengan ilmu ini, petugas dapat mengaitkan proses pathologi (pathogenesis) dengan pelbagai penampakan (manifestasi) klinikal, perkembangan keadaan kesihatan pesakit, komplikasi penyakit dan kesudahannya.
Pesakit sering kali secara sukarela menceritakan pertemuan mereka sebelumnya dengan pemberi khidmat lain (doktor di klinik atau hospital sebelumnya). Mereka juga akan menyebut diagnosis yang diberikan dan juga keputusan ujian yang dilakukan. Jika terdapat nota atau data dalam apa jua bentuk dibawa oleh pesakit atau diperolehi dari klinik atau hospital dimana pesakit dirawat sebelumnya, maklumat tersebut perlu direkodkan sebagai maklumat dari sumber luar. Namun para petugas klinikal, seboleh mungkin, perlu mendapatkan maklumat dengan usaha sendiri dan membuat rumusan tersendiri mengenainya.
Kesan Morfologi (Bentuk) dan Fisiologi
Kerap kali, pesakit boleh mengaitkan gejala dengan organ spesifik atau bahagian anatomi tertentu dengan jelas. Sebaliknya, ia mungkin hanya membuat andaian. Sebalikanya petugas perlu memadankan gejala dengan organ atau bahagian melalui pertimbangannya sendiri, berlandaskan pengetahuan mengenai anatomi, fisiologi dan pathologi. Apa yang dirasai pesakit pada bahagian tubuh memberi petunjuk kepada organ yang terlibat. Corak gejala mungkin juga menunjukkan jenis tisu yang terlibat. Gejala juga boleh dikaitkan dengan fungsi fisilogi atau jenis patologi tertentu.
Gejala Umum
Gejala umum ialah gejala yang lazim dirasai pesakit tidak kira apa jua jenis penyakit. Kebanyakannya dirasai secara umum atau melibatkan keseluruhan tubuh pesakit. Ia mungkin berakibat dari kecelaruan satu sistem atau beberapa sistem. Ia juga mungkin terjadi walaupun usulnya hanya satu organ sahaja. Ini berlaku kerana gejala umum adalah akibat kesan pathologi penyakit terhadap tubuh badan keseluruhannya. Contoh gejala umum termasuklah demam, pening, muntah, keletihan, kurang selera, penurunan berat badan dan sebagainya.
Gejala Organ Spesifik
Petugas klinikal mengandaikan tempat (organ, bahagian atau sistem) yang terlibat dengan memadankan gejala yang ada dengan gejala yang diketahui unik bagi sesuatu organ atau sistem. Kesimpulan juga boleh dibuat dengan pemahaman mengenai anatomi kawasan (regional anantomi) dan sistem fisiologi berkenaan. Pesakit sendiri mungkin sedar mengenai tanda penyakit pada bahagian badan atau anggota mereka seperti perubahan warna, perbezaan saiz, perubahan bentuk dan sebagainya. Petugas boleh meminta pesakit menunjukkan tempat yang terlibat.
Penyakit melibatkan sesuatu organ/bahagian mungkin telah merebak kebahagian berdekatan membuatkan organ atau bahagian sebenar sukar dikenalpasti. Begitu juga dengan sistem fisilogi. Kegagalan sesuatu fungsi boleh melibatkan perubahan kepada fungsi yang lain.
Rangkaian Gejala (Symptom Complex)
Sesuatu penyakit boleh menonjol dengan satu gejala sahaja atau satu rangkaian gejala (symptom complex). Terdapat juga keadaan dimana manifestasi penyakit tersebut berbeza dari seorang keseorang. Kombinasi dan hubungkait antara gejala yang berangkai boleh memberi petunjuk kepada petugas klinikal mengenai bahagian tubuh, sistem fisiologi and proses pathologi yang terlibat. Ini adalah kerana kemunculan sesetengah rangkaian gejala adalah unik bagi sesuatu penyakit. Gejala boleh berlaku serentak atau satu demi satu. Aturan dan juga tempoh antara kemunculan sesuatu gejala dengan gejala selanjutnya memberi petunjuk kepada jenis penyakit. Begitu juga dengan gejala yang datang dan pergi.
MEREKODKAN MAKLUMAT MENGENAI GEJALA
Seeloknya semasa menemubual, petugas haruslah menulis apa jua yang diceritakan oleh pesakit sebagai nota sementara. Selepas sesi temubual tamat, petugas perlu merekodkan hasil temubual secara teratur kepada beberapa bahagian dan mengikut aliran masa kejadian berlaku (chronological order). Mengikut kelaziman bahagian yang dimaksudkan ialah:
Gejala Utama (chief complaints)
Riwayat Penyakit Kini (history of present illness)
Penyakit Terdahulu (previous illnesses) dan Ubat yang sedang diambil untuknya (drug history)
Sejarah Penyakit Keluarga Terdekat (Family history of Illnesses)
Profil Sosial Pesakit (rumah tangga, pelajaran/pekerjaan, hobi/kesukaan, perasaan, perhubungan dengan orang lain, kesan penyakit keatas pesakit dll.)
Pembahagian diatas adalah yang lazim dipraktikkan oleh para doktor. Perkara yang dititik beratkan mungkin berbeza mengikut bidang professional pemberi khidmat klinikal. Jururawat misalnya menitikberatkan tahap kebergantungan pesakit kepada bantuan (dependancy). Jurupulih pula mungkin memberi perhatian lebih kepada tahap hilang upaya, pergerakan dan pekerjaan.
MENDAPATKAN MAKLUMAT MELALUI PEMERIKSAAN FISIKAL
TUJUAN PEMERIKSAAN FISIKAL
Selepas mendapatkan maklumat melalui temubual, kaedah selanjutnya ialah membuat pemeriksaan fisikal. Dalam sesetengah keadaan, langkah ini boleh juga dilakukan sambil menyoal atau mendengar rungutan pesakit. Pemeriksaan fisikal ialah usaha mencari sebarang perubahan ditubuh pesakit dari segi:
Rupabentuk keseluruhan tubuh pesakit, bahagian anatomi yang berkenaan dan organ tertentu
Fungsi fisiologi sistem tertentu atau keseluruhan badan
Penemuan yang didapati disebut sebagai ‘tanda’ penyakit. Dengan melakukan pemeriksaan, petugas klinikal juga dapat mempastikan organ atau bahagian yang normal dan tidak terlibat.
CARA MELAKUKAN PEMERIKSAAN FISIKAL
Pemberi khidmat klinikal boleh mengambil dua pendekatan semasa menjalankan pemeriksaan:
Dengan mengambilkira petunjuk dari gejala (dan diagnosis yang dandaikan darinya)
Semakan semua sistem/bahagian
Kedua pendekatan ini ada kelebihannya dan dengan itu kombinasi keduanya adalah pendekatan yang betul. Dari gejala yang diperolehi semasa temubual, petugas boleh mengandaikan suatu diagnosis umum mengenai bahagian/sistem yang dijangka terlibat serta keadaan kesihatan pesakit. Jika rawatan perlu dimulakan dengan segera, pemeriksaan pantas dijuruskan kepada bahagian/sistem tersebut akan memberi petunjuk kepada tindakan yang sesuai. Pemeriksaan yang lebih teliti boleh dibuat bila keadaan pesakit menjadi stabil.
Dalam keadaan yang tidak cemas pemeriksaan teliti dilakukan dari mula lagi. Dengan menentukan perubahan morfologi (bentuk) pelbagai organ/bahagian dan fungsi pelbagai sistem petugas berpeluang untuk menemui tanda yang nyata dan tidak gagal menjumpai tanda yang kurang ketara.
Hasil penemuan pemeriksaan fisikal disebut sebagai tanda (signs). Penemuan sebegini didapati dari pencarian secara aktif atau penemuan dengan tidak sengaja. Seorang petugas klinikal yang cekap menggunakan segala derianya (panca indera: deria penglihatan, sentuhan, bau, pendengaran) untuk mengesan tanda penyakit.
Cara yang digunakan semasa membuat pemeriksaan adalah:
Mengamati dan memerhati
Menyentuh
Memukul untuk mengeluarkan bunyi
Mendengar
Ujian Klinikal
Ujian klinikal digunakan untuk mendapatkan tanda berbentuk respons kepada sesetengah ransangan (stimuli). Ujian begini dibuat dengan menyuruh pesakit melakukan sesuatu atau menggerakkan anggota badannya (manipulasi) dan juga memberi ransangan menggunakan agen fisikal seperti cahaya, bunyi, bau, ubat dan lain. Dengan ujian klinikal petugas mampu menguji tingkah laku, fungsi dan sifat pesakit. Bagi sesetengah ujian, perlatan khas digunakan.
Pemeriksaan Berpandukan Gejala
Rangkaian gejala yang diperolehi dalam proses menemubual memberi panduan kepada petugas klinikal mengenai jenis penyakit yang mungkin dihidapai pesakit. Dengan itu, bahagian utama yang perlu diperiksa dan tanda yang perlu dicari dikenalpasti. Petugas perlu tahu mengenai tanda tanda lazim bagi pelbagai penyakit.
Perlu diamabilkira bahawa jika tanda yang dijangkakan tidak terdpat atau dijumpai, tidak bermakna tanggapan yang dibuat adalah salah sama sekali. Tanda sesetengah penyakit kurang nyata diawal terjadinya penyakit. Sebaliknya, ia mungkin ketara bila diulang periksa kemudiannya. Jika terdapat sangkaan yang kuat bagi sesuatu penyakit tetapi tandanya belum timbul, tanda tanda awal penyakit berkemungkinan dikesan dari keputusan ujian makmal (biokimia, immunologi), pemeriksaan pengimejan, endoskopi atau modaliti lain.
Tanda tanda kerap terjadi dalam bentuk satu rangkaian. Rangkaian ini bila dipadukan dengan rangkaian gejala mungkin menjurus kepada suatu set manifestasi yang dipanggil sebagai ‘sindrom klinikal’. Sindrom klinikal ialah satu rangkaian gejala, tanda dan keputusan ujian klinikal yang secocok (sepadan) dengan sesuatu penyakit tertentu atau penyakit melibatkan suatu sistem/bahagian badan. Dengan mengetahuai manifestasi sesuatu jenis penyakit , petugas dapat menentukan bahagian anatomi atau sistem fisiologi yang perlu diberi perhatian lebih teliti.
Pemeriksaan Keseluruhan Tubuh dan Keupayaan Pesakit Secara Umum
Pemeriksaan tubuh dan fungsi pesakit secara umum dilakukan untuk mendapatkan fakta berikut:
Penunjuk kepada keadaan kesihatan pesakit secara menyeluruh
Tanda tanda yang jelas berkenaan kesan penyakit keatas sistem fisiologi pesakit terutama:
pengaliran darah,
penafasan,
tahap kesedaran,
fungsi saraf/deria,
kandungan air dalam badan (hidrasi)
kemampuan menyahkan kumbahan,
kebolehan menggerakkan anggota
daya pemikiran
Sebagai pemeriksaan umum, ia tidak bertujuan untuk mencari tanda pada organ tertentu. Jadi adalah tidak tepat untuk mengatakan tanda pengaliran darah yang baik sebagai ‘ketika diperiksa: jarinya panas’, tetapi elok disebut ‘penghujung anggota pesakit terasa panas’. Ia bukan pemeriksaan keatas jari tangan atau kaki, tetapi pemeriksaan keatas status aliran darah. Keadaan pucat ialah tanda kepada kekurangan hemoglobin, kerendahan tepuan oksijen, atau kelemahan pengaliran darah. Sepatutnya untuk menentukan ‘pucat’, konjuntiva mata, selaput mukosa lain dan kulit diperiksa. Ia bukanlah satu pemeriksaan mata semata.
Memeriksa Secara Sistemetik
Tanda mungkin wujud tanpa gejala berkaitan atau tidak disedari pesakit. Sesetengah tanda muncul dahulu sebelum gejala dirasai. Seorang petugas klinikal yang cekap sepatutnya mampu menemui tanda seperti ini jika membuat pemeriksaan secara sistematik dengan memeriksa setiap bahagian tubuh dan setiap sistem untuk mendedahkan apa jua tanda. Pemeriksaan secara ringkas dibuat dahulu dan jika ada sebarang keadaan luar biasa, ianya dibuat dengan lebih terperinci.
Walaupun andaian mengenai jenis penyakit dari hasil temubual, petugas klinikal perlu berfikiran terbuka dan memberi perhatian kepada apa jua kemungkinan. Penemuan sesuatu tanda atau rangkaian tanda tertentu memungkinkan tafsiran dan andaian berbeza. Petugas perlu mencari tanda tanda lain yang diduga dan bersedia mengesan tanda yang tidak diduga.
Bila sesuatu tanda dijumpai, peskait perlu disoal samada ia perasan tentang kehadiran tanda itu. Dengan itu, pesakit mungkin akan menceritakan ciri ciri penyakitnya yang tidak diceritakan sebelum itu.
CARA MELAKUKAN PEMERIKSAAN FISIKAL
Ketika melakukan pemeriksaan fisikal, petugas klinkal menggunakan derianya (pancaindera) untuk mentukan morphologi (rupa bentuk) atau status fisiologi pesakit termasuklah melalui:
Penglihatan: untuk mengamati morfologi (warna, bentuk, saiz ) serta memerhati pergerakan atau perubahan
Penyentuhan: untuk menentukan tekstur, kepejalan, goyangan, suhu dll.
Pendengaran: untuk mengenal pasti kehadiran bunyi yang tidak normal atau perubahan kepada bunyi normal
Bau: untuk menghidu bau yang luar biasa
Pengukuran
Pengamatan
Pengamatan ialah melihat sejenak dengan teliti (inspection). Bahagian yang hendak diperiksa perlu terdedah. Tujuannya ialah untuk mengesan perubahan kepada rupa bentuk bahagian badan atau organ yang boleh dilihat seperti kulit, selaput mukosa, anggota dan organ yang menonjol (atauterjojol iaitu letaknya melampaui kawasan biasa). Walaupun hanya bahagian permukaan organ sahaja boleh dilihat namun andaian boleh dibuat mengenai keadaan dibahagian lebih dalam.
Ciri ciri bahagian atau organ yang boleh ditentukan melalui pengamatan ialah:
Warna
Bentuk permukaan
Rupa bentuk
Saiz secara kasar
Apa jua tanda yang tidak normal yang dapat dilihat
Petugas klinikal mencari perubahan dari ciri ciri normal. Penemuan haruslah diceritakan dengan adjektif yang tepat yang lazim digunakan dikalangan profesion pemberi khidmat kesihatan.
Adalah lebih baik pengamatan dibuat sebelum pesakit diganggu. Untuk kanak kanak ia elok dibuat semasa ia leka atau sedang tidur.
Pemerhatian
Dalam proses pemerhatian (observation), petugas memerhati dalam tempoh yang sesuai (mencukupi) untuk menentukan samaada terjadi perubahan pada rupabentuk serta fungsi atau pergerakan pada sesuatu bahagain, anggota, organ atau tanda. Perubahan yang mungkin dilihat semasa memerhati termasuklah:
Keadaan umum pesakit seperti tingkahlaku, memek muka serta
Gaya ketika bergerak, duduk, berdiri atau berjalan.
Tahap kesedaran (pertuturan, pergerakan spontan)
Pergerkan spontan (anggota, bibir, pelupuk mata, hidung, kepala, serata kandungan abdomen seperti usus dan rahim)
Untuk fungsi yang berlaku secara berkala (penafasan, denyut jantung dan denyutan arteri) rentak dan kekuatannya boleh dianggarkan atau dibilang.
Memerhati Sambil Menguji
Sesetengah tanda perubahan fungsi tidak ternyata dengan pemerhatian semata tetapi boleh ditonjolkan dengan menyuruh pesakit membuat pelbagai perlakuan. Ia disebut sebagai melakukan sesuatu fungsi (contohnya pergerkan) secara aktif. Sebenarnya ia adalah ujian untuk menunjukkan keupayaan sesuatu fungsi (contohnya membuka mata, dan menggerakkannya bola mata kekiri-kanan / atas-bawah).
Memeriksa degan Sentuhan
Memeriksa dengan sentuhan (palpation) ialah teknik menngunakan rasa sentuhan jari dan tangan untuk menyerlahkan ciri ciri berikut:
Perubahan suhu
Tekstur pemukaan
Bentuk dan segi
Sempadan dan ukuran saiz
Kekenyalan (consistency)
Kebolehan berganjak
Pergerakan organ secara spontan
Letak, kedalaman dan jarak pemisahan antara sesuatu penemuan (tanda) dengan organ atau bahagian tubuh tertentu
Kekuatan sentuhan boleh menjadi pengukur untuk menguji kekuatan rasa sakit dan kebolehan berganjak. Tanda hanya dapat dikenalpasti pada organ yang tercapai oleh jari. Sentuhan yang lembut memberikan maklumat yang berbeza dari tekanan yang lebih kuat. Tekanan perlu diubahsuai supaya tidak membuat pesakit tidak selesa. Jika pemeriksaan boleh membuat pesakit merasa sakit, kemungkinan ini perlu dimaklumkan terlebih dahulu. Pemeriksaan boleh diteruskan jika terdapat sedikit kesakitan. Dalam keadaan ini, petugas perlu awas dengan memandang mimik muka pesakit dan sentiasa bertanya sama ada terdapat kesakitan atau tidak. Namun tekanan perlu dihentikan serta-merta jika pesakit mengadu sakit. Petugas klinikal perlu menggunakan pendekatan lain seperti menggunakan ultrasound atau membuat pemeriksaan dalam keadaan pesakit dibius (examination under anaesthesia).
Penegtahuan mengenai anatomi permukaan (surface anatomy) boleh membantu memadankan tanda dengan organ yang mungkin terlibat. Pemahaman mengenai anatomi hirisan lentang (cross-sectional anatomy) pula dapat memberi gambaran mengenai di lapisan anatomi mana sesuatu tanda berada seperti di bawah kulit, lapisan otot, tulang atau rongga abdomen atau toraks. Sesetengah ciri seperti sempadan sesuatu ketulan dianggarkan dari jarak jauhnya dengan bahagian yang ketara atau menonjol (seperti tulang, pusat, sendi, puting dsb.).
DIAGNOSIS BERDASARKAN PENEMUAN AWAL
Pemberi khidmat klinikal menganalisa segala penemuan dari pemeriksaan awal, terdiri dari gejala, tanda dan keputusan ujian mudah, untuk membuat andaian kepada diagnosis yang disebut sebagai Diagnosis awal atau sementara (Provisional Diagnosis).
Diagnosis Berbentuk Sindrom
Hubung kait antara gejala dan tanda kerapkali menunjukkan penyakit ini berasal dari suatu proses patologi tertentu yang melibatkan suatu sistem fisiologi atau bahagian tubuh tertentu. Kehadiran bersama satu rangkaian gejala dan tanda memberi petunjuk kepada sesuatu jenis penyakit dan disebut sebagai satu sindrom penyakit. Dengan membandingkan hubung kait segala penemuan dengan pengetahuan yang dipelajari atau dari pengalaman, petugas klinikal dapat membuat diagnosis dalam bentuk Sindrom Penyakit.
Diagnosis Berbentuk Senarai Kemungkinan
Biasanya, dengan hanya bersandarkan gejala, tanda dan keputusan ujian mudah, petugas hanya dapat mengagak diagnosis dalam bentuk berbagai kemungkinan. Kemungkinan yang utama (atau tertinggi) ditulis sebagai Diagnosis Sementara.. Yang lain disenaraikan sebagai Senarai Kemungkinan Diagnsois (Differential Diagnosis).
Perbezaan Dalam Pengolahan Diagnosis
Pemberi khidmat dari pelbagai profesion mempunyai bidang tugas yang sendiri dan dengan itu memberi penekanan kepada isu atau masaalah yang agak berbeza. Tumpuan utama doktor ialah menentukan jenis penyakit yang dihidapi pesakit sejelas mungkin. Dikalangan jururawat, jurupulih, kaunselor, penasihat pemakanan (dietitian) rumusan dari penemuan temubual dan pemeriksaan lebih mengutamakan akibat penyakit kepada pesakit dari menentukan jenis penyakit. Juru farmasi pula tentulah menitikberatkan isu ubat ubatan. Topik ini akan dibicarakan dalam topik “Penentuan Diagnosis“.
LANGKAH SELANJUTNYA
Dalam prosedur penjagaan pesakit, diagnosis adalah petunjuk kepada perancangan selanjutnya yang antara lain tediri dari:
Pengumpulan lebih banyak maklumat untuk meperjelaskan diagnosis
Membuat rawatan awal
untuk meredakan gejala
memperbetulkannya atau menstabilkan sebarang kecelaruan fungsi (keupayaan / fisiologi / psikologi)
Menjelaskan kepada pesakit (atau penjaga) mengenai apa yang sudah diketahui mengenai penyakitnya serta tindakan selanjutnya
Kesemua proses penilaian peringkat awal boleh diringkaskan sebagai carta aliran kerja seperti dibawah:
Penjagaan pesakit secara menyeluruh ialah satu pendekatan yang berasaskan falsafah memberi perkhidmatan yang memenuhi semua keperluan pesakit dari segi fizikal, psikologi dan sosial. Pendekatan ini juga disebut sebagai amalan “perubatan holistik”. Objektif, strategi dan pendekatan yang jelas diperlukan untuk membolehkan konsep ini diamalkan. Konsep ini sesuai digunapakai untuk dua tujuan utama iaitu:
Pengolahan kaedah dan komponen penjagaan pesakit
Merancang rangka kerja penjagaan pesakit yang bersepadu dan menyeluruh
AKTIVITI PENJAGAAN PESAKIT
Skop aktiviti penjagaan seseorang pesakit merangkumi semua usaha kearah menyelesaikan masalah kesihatannya dan juga perkhidmatan lain yang membolehkan aktiviti ini dijalankan dengan lancar. Aktiviti penjagaan pesakit (patient care) boleh dibahagikan kepada:
Prosedur pentadbiran dan komunikasi (mengaturkan aktiviti dan memberi penerangan)
Perkhidmatan hospitaliti (menyediakan persekitaran dan suasana yang kondusif)
Perbincangan ini ditumpukan kepada aktiviti penjagaan klinikal pesakit. Komponen-komponen pengurusan pesakit yang lain disentuh sepintas lalu untuk menunjukkan bahawa ia juga penting.
PROSES KERJA PENJAGAAN PESAKIT
Dari segi prosedur kerja, aktiviti penjagaan klinikal pesakit (clinical patient care) terdiri dari proses proses berikut:
Menjana, mengutip dan mengumpul data klinikal (melalui temubual, pemeriksaan, sumber sediada seperti rekod pesakit, surat rujukan dsb.)
Menganalisa dan mentafsir data untuk membuat diagnosis dan menentukan keperluan pesakit
Merancang penjagaan kes
Memberi rawatan
Memantauan perkembangan penyakit
Mengawas kesan dan hasil rawatan
Mengkaji semula diagnosis
Menilai semula rawatan
Membuat rumusan kes dan Merancang penjagaan berterusan
Penjagaan klinikal pesakit boleh juga dianggap sebagai aktiviti pengumpulan dan pentafsiran data. Data dianalisa serta ditafsir untuk membuat kesimpulan dan keputusan mengenai diagnosis dan keadaan kesihatan pesakit. Seterusnya, tindakan diambil berdasarkan keputusan tersebut. Setiap aktiviti direkodkan supaya pelaksanaan pelan dapat dipantau. Selepas itu, lebih banyak data dikumpulkan untuk membuktikan samada matlamat rawatan berjaya dicapai. Penjagaan pesakit secara menyeluruh memerlukan data yang mencukupi, sesuai, tepat dan terkini.
Aktiviti penjagaan pesakit kerap kali berbentuk suatu kitaran dimana sesetengah aktiviti dilakukan secara beruang ulang sepanjang tempoh penjagaan seseorang pesakit. Algoritma proses kerja penjagaan pesakit secara umum ditunjukkan dalam rajah dibawah.
Algoritma Proses Klinikal
PELAN PENJAGAAN BERSEPADU
Pemberi khidmat klinikal perlu membentuk satu pelan penjagaan bersepadu (integrated care plan). Pelan ini perlu mengambil kira kesemua keperluan pesakit dan berpandukan maklumat yang mencukupi.
Jumlah dan jenis maklumat yang perlu dikutip ditentukan oleh:
Skop penjagaan
Objektif penjagaan
Maklumat yang terkumpul perlu dianalisa dengan teliti sebelum kesimpulan dibuat. Didalam penjagaan pesakit klinikal, kesimpulan ini diolahkan sebagai diagnosis. Diagnosis ialah penentu utama bentuk rawatan selanjutnya. Data yang lengkap, tepat dan berkualiti membolehkan diagnosis yang tepat. Tahap ketepatan digambarkan dengan istilah seperti diagnosis awalan (provisional), terkini (working), tanggapan (presumptive), muktamat (definitive) dan terakhir (final).
Pemilihan rawatan yang sesuai bergantung besar kepada diagnosis yang tepat.
Membina Profil Pesakit Daripada Data Yang Lengkap
Satu keperluan asas bagi mengurus pesakit ia-lah mengenali pesakit dan masalahnya dengan teliti bersandarkan set maklumat yang lengkap. Sebanyak mungkin maklumat mengenai pesakit (disedut sebagai profil pesakit) dikumpul secara berterusan. Maklumat ini digunakan sebagai panduan kepada pemberi khidmat untuk membuat keputusan (decision making) dan untuk mencorak pelan penjagaan pesakit itu.
Sumber Data dan Cara Mengumpulnya
Perawat biasanya mengumpul data melalui proses berikut:
Mendapatkan data dari surat rujukan dan rekod lampau
Merekodkan penemuan untuk setiap tindakan yang dibuat dan kejadian yang berlaku
Memerhati dan memantau pesakit secara berterusan
Pemberi khidmat klinikal (doktor beserta petugas lain) akan mengumpul kesemua data ini, mentafsirkannya, merumuskan kesimpulan dan membuat keputusan. Tindakan dalam bentuk pelbagai terapi akan diambil dan lebih banyak data dikumpulkan untuk mengawasi kejayaan rawatan dan memantau perkembangan penyakit.
Kesemua data yang diperlukan tidak mungkin dikumpul sekaligus diperingkat awal. Sebaliknya data mengenai pesakit dikumpulkan sepanjang tempoh penjagaan keatasnya melalui proses pemantauan, semakan kemajuan dan kajisemula. Data terkumpul akan menggambarkan profil pesakit sepenuhnya dan dari situ keperluannya dikenalpasti.
MENENTUKAN SKOP PENJAGAAN
Skop Penjagaan dari Diagnosis yang Komprehensif
Untuk menawarkan penjagaan yang lengkap, skop penjagaan pesakit klinikal perlu meliputi kesemua aspek kesihatan pesakit. Lazimnya istilah diagnosis terbatas kepada penyakit yang sedang dialami oleh pesakit. Sepatutnya, diagnosis yang lebih komprehensif perlu merangkumi semua masaalah kesihatan yang dialaminya, termasuklah:
Penyakit utama
Penyakit sampingan
Penyakit kronik sediada (yang telah dikenalpasti sebelumnya)
Penyakit terdahulu yang belum sembuh atau masih aktif
Kehilangan upaya dan kecacatan sediada
Skop Penjagaan yang Merangkumi Pelbagai Aspek
Bagi setiap penyakit yang dikenalpasti, adalah penting untuk menghuraikan masalahnya dengan mengambilkira pelbagai aspek berikut:
Pathologi penyakit yang dialami
Tahap keterukan penyakit
Komplikasi dan perubahan morfologi (anatomi) dan kesan pelbagai sistem
Gejala dan ganguan keselesaan yang perlu dikurangkan atau dihapuskan
Kehilangan upaya atau fungsi yang disebabkan oleh penyakit
Gangguan pemakanan (nutrition)
Kesan psikologikal dan kesejahteraan sosial
Kesan dari penyakit kronik sediada
Kesan keatas penyakit terdahulu yang belum sembuh
Disamping tumpuan kepada penyakit itu sendiri, pertimbangan keatas keadaan pesakit sebelum dilanda penyakitnya juga penting; termasuklah:
Tahap kesihatan sediada (sebelum sakit)
Status pemakanan (nutrition)
Gaya hidup dan tahap aktiviti
Pengetahuan dan sikap terhadap kesihatan secara umumyang dan penyakit dihidapi
Latar belakang mengenai alahan (allergi), kesan rawatan terdahulu seperti pembedahan/prosedur/bius (anaesthesia) dan kecederaan masa lepas
PELAN PENJAGAAN YANG KOMPREHENSIF
Objektif Penjagaan Pesakit
Objektif rawatan perlu ditentukan pada peringkat terawal pengurusan pesakit. Walupun rawatan muktamad hanya boleh diberikan setelah diagnosis yang tepat ditentukan, namun sebelum itu pelbagai rawatan boleh ditawarkan kepada pesakit.
Secara amnya objektif rawatan atau terapi yang diharapkan bergantung kepada jenis penyakit dan keadaan pesakit. Diantaranya ialah:
Menghapuskan atau mengurangkankan kesan-kesan penyakit
Mengekalkan, mengembalikan atau memperbaiki tahap kesihatan
Mengelakkan atau mengurangkankan komplikasi rawatan
Mengawal penyakit dari menjadi lebih teruk
Mencegah penyakit dari berulang
Selanjutnya objektif menentukan pemilihan bentuk rawatan (secara umum) diantara tiga kategori utama :
Terapi Penyembuhan
Terapi Pengawalan
Terapi Paliatif
Terapi Penyembuhan ialah usaha sedaya upaya untuk mencapai hasrat menghilangkan terus ataupun menghentikan proses penyakit. Ini sesuai untuk penyakit yang berpotensi untuk disembuhkan atau fungsi boleh dikembalikan keparas sebelum penyakit timbul.
Terapi Pengawalan digunakan untuk mengurangkan akibat penyakit yang kronik (contohnya penyakit diabetes dan darah tinggi) atau memperlahankan perkembangan penyakit yang sudah merebak supaya:
Komplikasi dapat dihindarkan,
Fungsi dipulihkan ketahap maksimum mungkin,
Kualiti hidup diperbaiki
Hayat pesakit dilanjutkan.
Terapi Paliatif terdiri dari beberapa kaedah rawatan yang diberikan bagi mengurangkan kesan penyakit yang sudah teruk dan tiada mungkin sembuh sepenuhnya. Penderitaan dikurangkan dan fungsi dipulihkan sebaik mungkin. Tumpuan rawatan ialah memberi keselesaan kepada pesakit (memeperbaiki kualiti hidup).
Ketiga-tiga pendekatan utama ini mengandungi komponen yang serupa iaitu :-
Terapi khusus
Terapi melegakan gejala (symptomatic treatment)
Terapi sokongan
Usaha pencegahan
Pemulihan (rehabilitasi)
Penggalakan (promosi)
Unsur rawatan yang perlu diberi perhatian teliti dan diutamakan ditentukan oleh dua faktor penting ia-itu tahap keterukan (severity) penyakit dan kesannya keatas keselesaan pesakit.
CARA MENCAPAI OBJEKTIF PENJAGAAN PESAKIT
Perhatian yang sepatutnya harus diberi kepada semua masaalah kesihatan yang sedang dihadapi oleh pesakit samaada yang baru berlaku ataupun telah lama wujud.
Penilaian Penyakit Utama
Menentukan Gred Penyakit dan Tahap Keterukkan
Tahap (stage) dan gred (grade) keterukkan sesuatu penyakit perlu ditentukan untuk tujuan:
Menentukan prognosis
Memilih jenis rawatan yang paling sesuai
Tahap dan gred seharusnya tidak bertumpu hanya pada penyakit utama tetapi meliputi keseluruhan kesihatan pesakit iaitu keterukkan gejala, ganguan fisiologi, kesan kekurangan pemakanan, gangguan psikologi dan gangguan sosial.
Penyakit Sampingan Yang Berlaku Serentak
Pesakit yang menghidapi penyakit yang melibatkan satu sistem mungkin sedang menderita daripada patologi pada sistem lain. Contohnya, pesakit yang menghidapi Radang Pundi Hempedu Akut (Acute Cholecystitis) mungkin juga menghidapi Jangkitan Para-paru (Pneumonia) di mana sekiranya tidak dikesan boleh mendatangkan kesan yang buruk.
Status Kesihatan Sediada
Sesuatu penyakit mengakibatkan gejala dan perubahan fungsi yang berbeza dikalangan pesakit. Begitu jua tindakbalas setiap individu dalam menghadapi penyakit begitu berlainan. Faktor utama yang memberi perbezaan ini adalah tahap kesihatan sediada yang bergantung pula kepada:
Kewujudan penyakit sediada
Taraf imuniti
Taraf pemakananr
Kestabilan minda, perasaan serta sikap pesakit
Kebolehan berkomunikasi
Kehadiran sokongan sosial
Penyakit Sediada
Masaalah kesihatan sediada (yang telah wujud sebelum berlakunya penyakit terkini) boleh dikesan semasa mengambil sejarah pesakit atau ujian saringan. Sumber lain ialah dari rekod perubatan terdahulu. Dengan itu rawatan terdahulu boleh diteruskan ataupun, dalam situasi tertentu, diubah atau ditangguhkan untuk sementara waktu.
Penyaringan Penyakit Kronik Lazim
Saringan melalui penilaian kesihatan dan penyiasatan secara umum perlu dibuat untuk mengenalpasti penyakit-penyakit kronik yang lazim; walaupun pesakit tidak menyatakannya secara sukarela. Jika dikesan, rawatan haruslah dimulakan dan diteruskan. Perawat digalakkan merujuk atau membuat konsultasi dengan perawat lain yang lebih pakar atau berkemahiran khusus dalam bidang berkaitan.
Antara pelbagai penyakit kronik yang lazim termasuklah:
Seringkali, pesakit gagal mendapatkan rawatan bagi penyakit-penyakit yang kurang serius dan juga tidak meminta nasihat mengenai aspek kesihatan mereka yang terjejas. Mungkin mereka menganggap bahawa perkara tersebut adalah remeh atau mereka tidak menyedari masalah mereka boleh diselesaikan. Penyakit kurang serius atau masalah kesihatan yang kerapkali tidak diendahkan termasuklah :
Immunisasi yang tidak lengkap dikalangan kanak-kanak
Keadaan kesihatan gigi yang tidak memuaskan
Penyakit kulit
Jangkitan cacing
Masalah pemakanan (anemia, obesiti)
Masalah psikiatri
Kecacatan dan kehilangan upaya (angota badan, penglihatan, pendengaran, pertuturan, dan sebagainya)
Memandangkan pengetahuan pesakit adalah terhad, perawat perlu perhatin dan bertindak sebagai penganjur bagi pihak pesakit dengan menggalakkannya memeberi perhatian kepada kesihatan dirinya. Apabila diminta oleh pesakit, perawat hendaklah memberikan bantuan yang diperlukan atau merujuk pesakit kepada pusat rawatan atau perawat yang sesuai.
RAWATAN KHUSUS
Objektif Rawatan
Sesuatu skim rawatan hanya berkesan jika ia sepadan (cocok) dengan jenis penyakit dan tahap keterukannya. Banyak penyakit dapat disembuhkan. Sesetengahnya dapat distabilkan dan kemudianya dikawal supaya komplikasi tidak berlaku atau menjadi lebih serius. Ada pula penyakit yang sudah terlanjur dan rawatan yang dapat diberikan terhad kepada usaha melegakan serta meningkat kualiti hidup. Dengan kata lain, objektif rawatan khusus (specific) terbahagi kepada usaha mencapai kesemua atau sebahagian dari kemungkinan berikut:
Menyembuhkan
Mengawal dan mengurangkan akibat
Melegakan dan mekemperbaiki fungsi
Pemilihan Modaliti Rawatan
Kini terdapat pelbagai bentuk modaliti (teknologi) yang digunapakai untuk rawatan. Hampir setiap hari kaedah rawatan baru ditemui dan diperkenalkan. Namun begitu, kebanyakan jenis rawatan perubatan moden boleh dibahagikan kepada modaliti berikut:
Penggunaan ubat-ubatan (medication or medical therapy)
Pembedahan dan prosedur invasif (surgery or invasive procedures)
Penggunaan tenaga fisikal (contohnya manipulasi, radioterapi, stimulasi elektrik dsb.)
Kaedah psikologi (Psikoterapi, Kaunseling, Bantuan Sosial)
Perlu diingat bahawa kaedah kaedah asas ini digunakan oleh semua kategori perawat tanpa batasan.
Rawatan perubatan digunakan oleh kebanyakan kategori perawat. Pembahagian perawat kepada pakar perubatan dan pakar pembedahan, sudah tidak begitu jelas kerana kedu kategori ini menggunakan keduadua pedekatan itu disamping modaliti lain.
Rawatan pembedahan boleh ditakrifkan sebagai teknik merubah morphologi sesuatu anggota atau bahagian badan. Kaedah surgeri kini berubah dengan penggunaan saluran akses yang kecil (minimal access surgery) atau melalui saluran semulajadi (endoscopic surgery), peralatan yang digunakan juga kecil dan mengakibatkan perubahan morphologi yang sedikit. Kaedah pembedahan terbuka untuk kegunaan di semua bidang dan bukan digunakan oleh pakar bedah sahaja. Ternyata, pakar pakar seperti Pakar Radiologi, Kardiologi dan Endoskopi semuanya memakai modaliti pembedahan sebagai sebahagian dari pelbagai kaedah rawatan mereka.
Kaedah psikologi atau psikososial juga digunakan oleh seluruh petugas kesihatan tidak semestinya Pakar Psikiatri sahaja.
Penggunaan Pelbagai Modaliti dengan Berkesan dan Selamat
Perubatan moden berupaya memberi banyak kebaikan tetapi berkemungkinan mendatangkan keburukkan melalui kesan sampingan jangka pendek dan jangka panjang. Bagi setiap kaedah rawatan dan ujian, beberapa prasyarat tersendiri (pre-requisite requirement) perlu diikuti untuk memastikan supaya:
Hasilnya berkesan (effective),
Keselamatan pesakit terjamin (safe)
Sesetengah rawatan atau ujian hanya berkesan dalam keadaan tertentu sahaja. Jadi adalah menjadi kewajipan seseorang perawat untuk memilih modaliti yang paling sesuai (appropriate). Ia juga perlu memastikan bahawa pesakit berada didalam keadaan optima untuk menjalani rawatan atau ujian tersebut.
Rawatan Paliatif
Jika sesuatu penyakit tidak dapat disembuhkan atau dikawal, pelbagai rawatan masih dapat ditawarkan kepada pesakit. Modaliti yang digunakan untuk menyembuh penyakit boleh juga digunakan untuk rawatan paliatif dengan tujuaan berlainan seperti mengekalkan fungsi dan melegakan kesengsaraan. Dengan itu, pesakit dapat meneruskan baki kehidupannya dengan kualiti hidup yang memuaskan. Dalam konteks ini, jika diketahui prognosis penyakitnya adalah tidak baik, adalah tidak wajar untuk mendedahkan pesakit kepada risiko dan kesan sampingan sesuatu rawatan serta membelanjakan wang yang berlebihan. Rawatan melegakan gejala dan rawatan sokongan merupakan teras utama bagi rawatan paliatif. Ia dihargai oleh pesakit serta keluarganya dan sepatutnya memberi kepuasan kepada perawat.
RAWATAN MELEGAKAN GEJALA (Symptom)
Harapan utama pesakit semasa mendapatkan rawatan ialah supaya gejala penyakit yang dihadapinya dapat dihilangkan atau dikurangkan.
Penilaian Gejala dan Rawatan Melegakannya
Wujudnya sesuatu gejala dapat diketahui dengan memberi perhatian teliti terhadap apa yang di rungutkan oleh pesakit secara spontan (explicit complaints) semasa menemubual pesakit. Perawat perlu meluangkan masa untuk mendengar rungutan pesakit atau warisnya. Ada juga gejala yang tidak enak yang tidak disebut oleh pesakit secara sukarela (explicitly) tetapi boleh difahami; antara lain dari riak muka atau tingkah lakunya (implicit complaints).
Antara gejala utama yang menggangu pesakit ialah:
Kesakitan (dalam pelbagai bentuk)
Ketidakselesaan
Kurang selera makan
Tidak boleh tidur atau tidur terganggu
Ganguan pelbagai deria
Ganguan fungsi membuang air kecil dan besar
Masaalah/ganguan fungsi seksual
Gangguan psikososial
Kehilangan keupayaan berinteraksi dengan orang lain
Kehilangan keupayaan atau kelemahan fisikal
Kehilangan keupayaan atau kelemahan mental (ingatan, berfikir)
Perawat perlu memberi perhatian yang cepat dan setimpal untuk melegakan gejala sejajar dengan usaha menentukan diagnosa dan memberi rawatan definitif.
RAWATAN SOKONGAN
Rawatan sokongan merupakan sebahagian dari rawatan keseluruhan dan memainkan peranan yang sama penting dengan rawatan khusus.
Resusitasi dan Penstabilan
Gangguan fisiologi kepada pelbagai sistem utama sering belaku akibat kesan penyakit. Yang selalu terlibat ialah sistem respiratori, pengaliran darah, sistem kumbahan serta keseimbangan cecair dan elektrolit. Tindakan segera perlu dibuat untuk menstabilkan kembali fungsi sistem yang terlibat.
Menilai Serta Memperbaiki Tahap Pemakanan
Kebanyakan penyakit memberi kesan kepada tahap pemakanan dengan mengurangkan selera makan, menganggu kemampuan untuk makan dan minum serta sistem penghadaman. Dengan mengetahui tahap pemakanan, perawat dapat memastikan maknanan yang diberikan adalah mencukupi dan seimbang. Sokongan pemakanan sangat diperlukan semasa rawatan pembedahan, kemoterapi atau radioterapi.
Penilaian dan Terapi Psikologi
Keadaan psikologi pesakit adalah sama penting dengan aspek fizikalnya. Keadaan minda pesakit sebelum berlakunya penyakit perlu diketahui. Kesan penyakit, dan tindakbalas pesakit terhadap kesan itu juga perlu dinilai. Pesakit perlu diberi penjelasan tentang penyakit yang dihidapi supaya ia bersedia dari segi mental untuk menerima kenyataan, faham dan yakin terhadap apa yang akan berlaku, dan teransang untuk menerima rawatan.
Kesan penyakit kepada kehidupan sosial pesakit harus dipertimbangkan termasuk dari aspek perhubungan dan interaksi pesakit dengan keluarga, rakan-rakan dan masyarakat. Untuk sesetengah penyakit, kemampuan pesakit untuk bekerja atau melakukan aktiviti lain (termasuk riadah dan hobi) turut terjejas.
USAHA PENCEGAHAN
Pencegahan adalah perkara yang sangat penting dalam penjagaan pesakit. Pesakit yang menghidapi sesuatu penyakit terdedah kepada kemungkinan untuk mendapat penyakit lain serta mengalami kesan sampingan rawatan atau tercedera. Dalam konteks penjagaan pesakit, pencegahan primari merujuk kepada pencegahan daripada kemungkinan belakunya penyakit-penyakit atau kecederaan baru semasa rawatan diberi. Penyakit dan kecederaan yang mungkin berlaku semasa rawatan tetapi boleh dicegah termasuklah jangkitan (nasocomial infection), kudis akibat tekanan (pressure sore), kecederaan mata, kesilapan pemberian ubatan dan sesetengah komplikasi surgeri mahupun bius. Penyakit lain yang boleh dicegah termasuklah Pulmonary atelectasis dan Deep vein thombosis.
Pencegahan sekunder boleh ditakrifkan sebagai usaha menghadkan kesan buruk yang disebabkan oleh penyakit yang dialami. Ini termasuk langkah untuk menghentikan penyakit daripada melarat, menyingkatkan jangkamasa serta tahap penderitaan dan mencegah berlakunya kecacatan.
Pencegahan tertiari berbentuk usaha pemulihan utuk menghadkan kecacatan atau mengembalikan fungsi yang hilang.
PEMULIHAN
Pemulihan (rehabilitation) ialah suatu komponen yang penting dalam penjagaan pesakit. Ia bermula dari peringkat awal penjagaan pesakit dan diteruskan sehingga fungsi pulih sepenuhnya atau kehilangan upaya dikurangkan semaksimum yang munkin.
Objektif umum rehabilitasi adalah untuk mengembalikan pesakit kepada masyarakat sebagai seorang yang berguna dan mempunyai kehidupan yang berkualiti.
Rawatan pemulihan (rehabilitasi) mempunyai dua fungsi dan objektif yang berkait rapat ia-itu:
Pencegahaan
Pengembalian bentuk dan fungsi
Komplikasi yang boleh dihindarkan atau diperbaiki melalui rehabilitasi ia-lah:
Kehilangan upaya
Kecacatan
Kekurangan deria
Untuk mencegah, petugas perlu menjangkakan komplikasi yang mungkin berlaku dan mengambil tindakan pro-aktif untuk menghindarkannya dari berlaku.
Sebagai sebahagian dari perumusn diagnosis yang komprehensif, petugas klinikal perlu menilai kehilangan upaya, kecacatan atau kekurangan deria pesakit, samada disebakan penyakit terkini atupun sudah sediada.
Kaedah yang digunakan untuk rehabilitasi termasuklah:
Pemulihan fizikal
Latihan melakukan aktiviti tertentu
Pengunaan alat bantuan
Sokongan psikologikal
Kaunseling
Bantuan sosioekonomi
Tanggungjawab untuk menjalankan semua ini tidak bergantung pada jurupulih anggota (physiotherapist), jurupulih cara kerja atau kaunselor sahaja, tetapi seharusnya dilihat sebagai tanggungjawab bersama doktor, jururawat dan petugas penjagaan kesihatan lain.
PENDIDIKAN PESAKIT
Pendidikan pesakit semestinya disertakan dalam strategi penjagaan setiap pesakit. Pendidikan bertujuan memastikan pesakit memahami:
Selok belok penyakitnya
Rawatan yang dirancang dan sedang dijalankan oleh perawat untuk memulihkan penyakitnya
Peranan pesakit sendiri dalam penjagaan kesihatannya
Tugas memberi penjelasan kepada pesakit juga menjadi tanggungjawab bersama semua petugas yang menjaga pesakit.
Penglibatan Pesakit & Waris Dalam Proses Penjagaan
Pesakit dapat menglibatkan diri dalam proses penjagaan penyakitnya jika ia digalakkan untuk berbuat demikian dan diberi maklumat yang mencukupi. Berbekalkan pemahaman yang jelas dan motivasi yang tinggi, pesakit akan lebih bersedia mematuhi arahan rawatan, berupaya mengambil bahagian dalam penjagaan diri mereka dan kurang berkemungkinan untuk menyalah tafsir tujuan dan kesan rawata. Pendidikkan juga diberikan kepada keluarga pesakit atau penjaga mengikut kesesuaian dan keperluan.
Promosi Kesihatan
Terdapat peluang yang luas untuk meyampaikan promosi kesihatan setiap kali pesakit datang kehospital, klinik atau pusat kesihatan. Ia boleh dilakukan dengan cara memberi pendidikkan dan nasihat untuk semua aspek kesihatan yang tidak semestinya ada kena mengena dengan penyakit yang sedang dihadapinya. Aspek-aspek tersebut termasuk :
Mempraktik gaya hidup yang sihat
Kebersihan diri
Pengambilan makanan yang betul
Pencegahan penyakit (immunisasi, pencegahan kemalangan, perancangan keluarga, dan sebagainya)
MEMANTAU, MENILAI & MENJAGA SECARA BERTERUSAN
Pemantauan Berkala & Berterusan
Pemantauan adalah suatu proses kerja yang sangat penting dalam prosedur penjagaan pesakit. Ia mengaitkan fasa pengenalan masalah dengan fasa rawatan dengan memberi gambaran mengenai perkembangan penyakit, kejayaan rawatan dan menentukan arahtuju selanjutnya. Perkara yang perlu dipantau secara berterusan ia-lah:
Tahap kesihatan pesakit
Perkembangan penyakit termasuk keberkesanan pelbagai rawatan terhadapnya
Kesan yang tidak dikehendaki atau kesan sampingan rawatan
Oleh itu pemantauan perlu dimulakan dari peringkat awal lagi dan berakhir hanya selepas penyakit telah dianggap sembuh ataupun penjagaan telah dihentikan.
Pemantauan adalah berasaskan pelbagai kriteria dan bagi setiap kriteria cara pengukuran yang sesuai digunakan termasuklah:
Pemerhatian berterusan gejala dan tanda
Pengukuran berulangan parameter Fisiologi
Pengukuran bersiri parameter Biokimia
Ujian semula Mikrobiologi & Hematologi
Ujian semula Pengimejan
Ujian diagnostik berkala termasuk Endoskopi
Pemerhatian gejala dan penanda secara beterusan akan memberi gambaran samada pesakit bertambah sihat atau sebaliknya. Ia juga dapat menunjukkan samada penyakit bertambah teruk atau beransur pulih. Ukuran sesuatu parameter yang direkod secara berterusan boleh dipersembahkan dalam bentuk jadual (table) atau carta (chart), untuk mengambarkan alunan pergerakan naik-turun (trend). Sesetengah perubahan perlu tindakan segera. Sesetengah perubahan lain pula perlu dikaji dengan teliti sebelum sebarang perubahan dibuat.
Penilaian Semula
Prosedur penilaian semula merupakan perbandingan data yang diperolehi dari pemantauan, secara berkala, untuk mendapat jawapan kepada soalan soalan berikut:
Sudahkah segala keperluan pesakit diambilkira?
Adakah semua tindakkan yang dirancang telah dilakukan?
Adakah objektif yang dikehendaki tercapai?
Apakah tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan?
Perkara perkara yang harus dikaji semula termasuklah:
Semakan semula perkembangan penyakit
Semakan semula keadaan kesihatan pesakit
Memantau kesan rawatan
Semakan semula diagnosis
Semakan samada keputusan (decisions) yang tepat telah dibuat
Semakan samada rawatan yang dipilih adalah sesuai dan berkesan
Kaedah yang digunakan untuk penilaian semula samalah seperti kaedah digunakan untuk tujuan pemantauan. Untuk mendapat gambaran yang tepat, data dari pemeriksaaan klinikal dan dari pelbagai jenis penyiasatan perlu dikumpulkan dan dianalisa secara menyeluruh. Tahap pencapaian hendaklah dibandingkan dengan matlamat (objective) rawatan untuk menentukan samada ia sudah tercapai atau terdapat kemajuan.
Sesetengah penyakit memerlukan pemantauan teliti dengan menggunakan ujian-ujian khusus contohnya tumor markers, Haemoglobin A1c (untuk diabetes) dll.
Walaubagaimanapun bagi kebanyakan penyakit, petanda yang digunpakai adalah tidak spesifik contohnya gejala, tanda dan perubahan biokimia. Dengan itu untuk mengetahui samada penyakit makin melarat atau telah berulang memerlukan kebijaksanaan yang terbentuk dari pengalaman, sikap berhati-hati dan tahap sangkaan yang tinggi (high index of suspicion).
Penjagaan Berterusan
Salah satu ciri utama penjagaan holistik adalah penjagaan berterusan. Kesinambungan penjagaan kes dipastikan supaya aktiviti rawatan menurut apa yang dirancangkan dan diteruskan hingga selesai. Ia juga boleh memastikan supaya pencapaian terdahulu dikekalkan dan manfaat ditambahkan. Pemantauan secara berterusan atau berkala perlu untuk menilai semula keadaan pesakit. Langkah yang perlu digunapakai untuk memastikan penjagaan berterusan berlaku termasuklah:
Memberi temujanji untuk rawatan susulan mengikut jadual yang yang sesuai dengan perkembangan penyakit dan kaedah rawatan
Menyediakan dan merekodkan plan perancangan rawatan lanjutan
Menentukan jenis jenis gejala atau parameter yang perlu dipantau untuk mengesan samada penyakit telah berulang ataupun komplikasi jangkapanjang telah berlaku
Menyediakan mekanisma untuk membolehkan pesakit sendiri mengesan lebih awal gejala atau komplikasi dan memberi mereka kemudahan untuk mendapat bantuan diluar jadual temujanji
Memandangkan ramai kakitangan terlibat dalam penjagaan pesakit, komunikasi yang baik anatara mereka adalah amat penting. Ia dijayakan melalui:
Dokumentasi rekod pesakit yang tepat dan lengkap
Surat rujukan atau pesanan lisan kepada petugas selanjutnya yang ditulis / disampaikan dengan baik
Ringkasan kes yang jelas dan mencukupi
Arahan secara lisan atau bertulis kepada pesakit yang mudah difahami
Galakan kepda pesakit untuk menurut plan rawatan (compliance to care plan)
Suatu perkara yang amat penting ialah menentukan siapakah perawat (doktor atau jururawat) yang bertindak sebagai penjaga utama pesakit serta bertanggungjawab menyelaras penjagaan kes (case coordinator, case manager). Di samping menentukan penjagaan adalah seperti yang diatur, aspek lain yang perlu diberi perhatian adalah memastikan
segala rawatan yang diberikan oleh pelbagai kakitangan perubatan tidak bercanggah tetapi mengikut objektif yang ditetapkan tanpa pertindihan atau konflik
peskit memahami langkah langkah rawatan yang telah diatur dan bekemampuan mengikutinya
PROSEDUR PENTADBIRAN & KOMUNIKASI
Untuk memastikan kepuasan pesakit, prosedur pentadbiran dan komunikasi mestilah dilakukan secara lancar dan berkesan. Prosedur-prosedur ini termasuklah:
Pendaftaran / prosedur kemasukan ke wad
Penerangan / orientasi
Mendapatkan persetujuan (taking consent)
Pengeluaran bil dan Penerimaan bayaran
Prosedur keluar wad / discaj
Pemberian temujanji
Semua prosedur ini perlu diubahsuai mengikut keperluan pesakit. Keberkesanan komunikasi adalah amat penting. Jika pesakit kurang fham atau salahan tafsir sesuatu arahan, ia boleh menyebabkan pesakit tidak mengikut arahan (non-compliant), memebuat kesilapan atau lambat mendapat rawatan. Ini boleh membawa kesan yang tidak diingini.
Kakitangan hadapan yang memikul tanggungjawab pentadbiran seperti penyambut tetamu, kerani dan pegawai keselamatan perlulah sensitif terhadap keperluan pesakit yang bermasalah kesihatan tertentu dan perlu memahami secara kasar proses penjagaan klinikal mereka. Kakitangan klinikal pula perlu membiasakan diri dengan prosedur pentadbiran dan bersedia serta sanggup berkerjasama atau memberi bantuan.
Orientasi dan Memberi Penerangan
Orientasi dan memberi penerangan mengenai prosedur kemasukan, waktu melawat, bayaran dan sebagainya wajib diberikan sebagai sebahagian dari proses pengurusan pentadbiran dan komunikasi. Ia memerlukan pendekatan tersendiri dan perlu dibezakan dari aktiviti pendidikan pesakit.
PERKHIDMATAN HOSPITALITI
Komponen perkhidmatan hospitaliti termasuklah:
Sambutan tetamu dan perkhidmatan kaunter
Penginapan
Makanan
Penyediaan Kemudahan dan Persekitaran yang selesa
Hiburan
Informasi
Kemudahan komunikasi
Kemudahan pengangkutan
Kemudahan untuk berinteraksi sosial
Perkhidmatan hospitaliti yang diberikan perlu mengambilkira ciri-ciri penghormatan kepada hak kemanusiaan asas (basic human rights) berikut:
Keselesaan
Pengekalan hak dan had peribadi (maintenance of privacy) dan maruah (human dignity)
Kerahsiaan maklumat (maintenance of confidentiality)
Menentukan keselamatan diri dan harta kepunyaan pesakit
Interaksi berasaskan saling menghormati dan simpati
MELAKSANAKAN PENJAGAAN SECARA MENYELURUH
Untuk menerapkan konsep penjagaan pesakit secra menyeluruh dalam sistem penyampaian khidmat kepada pesakit memerlukan perubahan dalam rekabentuk dan perancangan perkhidmatan. Manfaat optima hanya boleh dicapai jika semua yang berkaitan bekerjasama dan bertindak sebagai suatu pasukan. Polisi, prosedur dan suasana yang memberi ruang dan peluang kepada kalangan petugas profesional, pesakit dan saudara-maranya bersama berganding dan menyumbang kepada penjagaan kesihatan mestilah diwujudkan.
Pelaksanaan konsep ini memerlukan strategi berikut:
Pendekatan yang mungkin paling efektif untuk melaksanakan konsep ini adalah penggunaan “Plan Penjagaan Pesakit Komprehensif”. Plan penjagaan pesakit seperti ini menumpukan perhatian kepada semua aspek masalah kesihatan pesakit baik untuk jangkamasa pendek mahupun jangka masa panjang. Secara konsepnya, pelan penjagaan berbentuk penjadualan pelbagai aktiviti penjagaan pesakit mengikut edaran masa. Tugas atau tanggungjawab semua yang terlibat juga ditentukan.
Pelan penjagaan boleh wujud sebagai konsep di sanubari kakitangan kesihatan atau berbentuk nyata sebagai plan bertulis. Pelan penjagaan pesakit secara individu terbit daripada pelan generik yang perlu dibentuk dahulu. Rekabentuk plan penjagaan generik (untuk sesuatu masalah kesihatan atau penyakit) memerlukan sumbangan melalui perbincangan antara semua kategori kakitangan kesihatan profesional yang terlibat di dalam penjagaan pesakit, contohnya melalui penubuhan “Pasukan Pelbagai Jabatan” (interdepartmental teams) atau “Pasukan Perantaraan-fungsi” (cross-functional teams). Buat masa ini, Garispanduan Amalan Klinikal (Clinical Practice Guidelines) boleh dijadikan asas untuk plan generik, namun amat sedikit daripadanya telah dimajukan berpandukan konsep penjagaan pesakit menyeluruh. Rangkakerja untuk pelan penjagaan generik berpandukan kepada falsafah penjagaan pesakit keseluruhan adalah seperti yang ditunjukkan di bawah.
Pelan Penjagaan Pesakit berasaskan Proses Kerja Klinikal
Pembahagian Tempoh Penjagaan Mengikut Episod, Fasa & Lawatan
Untuk memahami nilai dan kegunaan penambahbaikan dalam sistem pengurusan kualiti bersepadu, matlamat penambahbaikan dan pendekatan yang digunakan perlu dianalisa dengan lebih terperinci.
MATLAMAT PENAMBAHBAIKAN
Penambahbaikan mempunyai tiga matlamat yang berbeza ia-itu:
Keupayaan menepati spesifikasi boleh ditingkatkan dengan pengawalan yang lebih baik. Pengawlan input dan proses yang rapi membolehkan hasil yang dikeluarkan menjadi lebih seragam dan sentiasa memiliki ciri ciri kualiti yang ditetapkan sambil mengurangkan bilangan produk yang tidak boleh dipakai atau terpaksa dibuat semula.
Matlamat 2: Memperbaiki Sistem Pengeluaran atau Pemberian Perkhidmatan
Walaupun produk yang dikeluarkan mungkin menepati kehendak pelanggan tetapi sistem pengeluaran dan proses proses yang digunakan mungkin mempunyai kelemahan yang boleh diperbaiki. Misalnya proses kerja yang lebih tepat dan cekap boleh meningkatkan :
produktiviti (bilangan barang / khidmat dalam tempoh tertentu)
kecekapan (efisiensi)
keberkesanan kos (perbelanjaan paling optimum)
Semua ini boleh dicapai (antara lain) dengan:
memperbaiki proses yang digunakan
menyelenggara perlatan dengan lebih baik
meningkatkan kemahiran petugas
Matlamat 3: Memperbaiki Ciri Ciri Dan Rekabentuk Produk
Spesifikasi produk yang dikeluarkan kadangkala perlu diubah bersesuaian dengan maklumbakas dari pelanggan. Untuk mengeluarkan versi yang mempunyai ciri ciri yang lebih baik, perubahan kecil kepada pemilihan bahan dan proses kerja juga juga perlu dilakukan. Jika perubahan besar perlu dilakukan keatas ciri ciri produk, produk tersebut menjadi suatu produk baru dan dengan itu memerlukan perubahan kepada input (misalnya bahan baru), teknologi (misalnya mesin baru), proses dan sistem pengeluaran.
PENDEKATAN KEARAH PENINGKATAN KUALITI
Masaaki Imai dalam bukunya Kaizen menyarankan bahawa ada dua pendekatan berbeza untuk meningkatkan kualiti. Kedua pendekatan ini ialah:
Peningkatan berterusan secara sedikit demi sedikit
Peningkatan secara radikal
Kaedah pertama digunakan secara berterusan. Ia sesuai digunakan untuk objektif pertama ia-itu menentukan supaya spesifikasi sentiasa dituruti dan juga objektif kedua iaitu mewujudkan sistem yang lebih cekap (efisyen). Pendekatan kedua pula dilakukan secara lebih mendadak dan sesuai digunakan untuk:
Merekabentuk semula produk / perkhidmatan sediada
Merombak semula sistem produksi atau pemberian perkhidmatan (process ‘Re-Engineering’)
Memajukan produk baru
PENINGKATAN BERTERUSAN (KAIZEN)
Prinsip yang ditekankan dalam pendekatan ini ialah perubahan kecil secara perlahan (sedikit demi sedikit) bila dilakukan berterusan dengan melibatkatkan seluruh anggota sesebuah organisasi akan memberi kesan kepada hasil yang dikeluarkan atau perkhidmatan yang diberikan. Falsafah Kaizen mengandaikan bahawa ahli ahli sesuatu organisasi secara individu atau berkumpulan, mempunyai keinginan dan juga kemampuan untuk memperbaiki keadaan dan juga carakerja dalam organisasi tersebut. Penambahbaikan ini mungkin tertumpu secara spesifik kepada produk yang dikeluarkan tetapi boleh juga secara am seperti memperbaiki persekitaran tempat kerja (misalnya Polisi 5S), perubahan budaya kerja, keselamatan, penyimpanan, penghantaran, pemasaran dan sebagainya (Masaki Imai).
Pendekatan secara peningkatan perlahan berguna untuk memperbaiki konforman terhadap spesifikasi input, proses dan output (Objectif 1 diatas) dan untuk meningkatkan kecekapan melalui penyelesaian masaalah atau pun perubahan yang kecil kepada rekabentuk asal (Objektif 2 diatas).Pendekatan secara peningkatan perlahan berguna untuk memperbaiki konforman terhadap spesifikasi input, proses dan output (Objectif 1 diatas) dan untuk meningkatkan kecekapan melalui penyelesaian masaalah atau pun perubahan yang kecil kepada rekabentuk asal (Objektif 2 diatas).
Sebarang pengalaman dan pengajaran boleh diambilpakai dalam rekabentuk produk baru atau merekabentuk semula produk yang sediada. (Objektif 3 diatas). Sebarang pengalaman dan pengajaran boleh diambil pakai dalam rekabentuk produk baru atau merekabentuk semula produk yang sediada. (Objektif 3 diatas).
Kaedah Mencapai Peningkatan Secara Sedikit demi Sedikit
Langkah pertama kaedah penambahbaikan ini ialah mengenalpasti kegagalan konformans ataupun mengenali masaalah. Proses mengenalpasti ini dilakukan melalui pengukuran dan pengawalan kualiti. Tindakan yang boleh diambil bila berlakunya kegagalan konforman boleh dibuat melaui tiga pendekatan yang berhubungkait.
Tindakan Pembaikan
Pembetulan Segera
Sistem pengawalan perlu diwujudkan sebagai sebahagian dari prosedur pengeluaram / penyampaian hidmat. Petugas perlu peka kepada kejadian dimana standad atau spesifikasi gagal gagal disempurnakan. Kesedaran ini perlu untuk memastikan supaya proses yang terkeluar dari batas boleh diperbetulkan dengan segera dan dengan itu mengelakkkan dari suatu bac produk mengalami kecelaan. Biasanya, ini memerlukan penutupan sementara produksi atau perkhidmatan sehinggalah masalah yang menyebabkan kegagalan konforman itu diperbetulkan. Terdapat banyak masalah yang boleh diselesaikan dengan segera.
Menghadkan Kesan Buruk
Tindakan menghadkan kesan buruk ialah tindakan mengurangkan akibat, kerugian dan masalah yang ditimbulkan oleh produk yang tidak menepati spesifikasi. Dalam industri pembuatan cara yang biasa ialah mengenalpasti produk yang tercela dan mencegahnya dari sampai kepada samada pengguna pengguna luaran mahupun dalaman. Kecelaan yang tidak serius boleh debetulkan dengan memperbaiki semula sebelum dilepaskan untuk kegunaan pelanggan. Jika produk yang tercela telah dijual secara tidak sengaja kepada pengguna, barang tersebut boleh dipanggil balik, ditukarganti, atau pun waranti disediakan untuk memperbaikinya. Namun dalam industri perkhidmatan, jika ia gagal memuaskan kehendak pelanggan biasanya ia tidak boleh diperbetulkan lagi. Kesan buruk boleh diringankan dengan salah satu atau semua langkah berikut:
memberi penjelasan,
memohon maaf,
mengurangkan harga,
mengembalikan bayaran
memberi pampasan sebagai balasan kepada susahpayah yang dihadapi oleh pelanggan.
Jelas disini bahawa pengawasan pada peringkat ini memberi manfaat yang kecil. Faedah utama yang boleh dikecapi dari usaha menghadkan kesan buruk hanyalah sekadar mengekalkan jalinan baik dengan pelanggan.
Maklumbalas dan Tindakan Pembetulan
Tindakan yang diambil untuk memperbetulakan kecelaaan memerlukan kerja dan belanja tambahan. Faedah yang tercapai begitu terhad. Kegunaan utama aktiviti mengenalpasti kecacatan dan kecelaan ia-lah maklumbalas kepada proses sebelumnya. Kegagalan menepati sepsifikasi pada proses itu perlu diselesaikan. Penyelesaian masalah dan tindakan pembetulan proses adlah diantara cara yang paling berkesan untuk meningkatkan kualiti secara sedikit demi sedikit. Cara cara lain merupakan langkah sampingan kepada cara ini.
Penyelesaian masalah tidak dapat dilakukan sekiranya masalah tidak dikenalpasti terlebih dahulu. Kebanyakan masalah diketahui melalui aktiviti mengukur kualiti dan mengenalpasti kegagalan menepati spesifikasi. Bagaimanapun, tidak semua masalah boleh diketahui melalui pengawalan secara tradisi. Adalah lebih baik jika kaedah khusus mencari masalah dijalankan dengan menjalankan audit, membuat kajian kepuasan pelanggan dan juga meminta supaya pelanggan serta pekerja memberi pendapat dan menyuarakan rungutan secara aktif.
Penyelesaian Masaalah
Setelah mengalpasti masalah, pendekatan tertentu perlu dipakai untuk meneyelesaikan masalah tersebut. Proses penyelesaian masalah yang biasa digunakan adalah berasal dari pendekatan saintifik.
Proses Penyelesaian Masalah
Langkah pertama ialah mengutip data. Data dikutip untuk menentukan:
Kekerapan masalah (how often?),
Bila ia berlaku (when they happen?)
tempat (where they happen?)
orang yang kena mengena / ada kaitan (whom?)
bagaimana dan mengapa masalah berlaku (how and why?)
Kekerapan masalah boleh ditentukan dengan menggunakan teknik statistik yang merangkumi aktiviti mengumpul, menganalisa dan mempersembahkan data. Pada masa yang sama beberapa kaedah statistik seperti Carta (tulang ikan) Ishikawa, carta Pareto, dan lain lain boleh digunakan untuk memperjelaskan masalah. Hakikatnya, semua keputusan hendaklah dibuat berasaskan data.
Langkah Pembetulan
Usaha menyelesaikan masalah bertujuan memilih dan mempraktikkan suatu cara yang berkesan untuk mengatasi masalah tersebut. Pada mulanya sebanyak mungkin cara penyelesaian alternatif harus dipertimbangkan. Senarai alternatif boleh didapati dengan mendapatkan cadangan dari pekerja, Benchmarking ataupun meninjau kajian kajian orang lain yang tersiar dalam publikasi. Suatu pendekatan eksperimental (interventional study) berdasarkan pengumpulan dan penganalisaan data secara teliti patut diambil untuk menentukan samada sesuatu cara atau pendekatan yang diambil itu berkesan ataupun tidak. Cara yang paling berkesan ia-lah menggunakan kaedah Kitaran (PDCA) Shewhart / Deming, (seperti yang dicadangkan sebelum ini pada peringkat perancangan).
Penggunaan Kaedah Kitaran PDCA untuk in Menjalankan Langkah Langkah Pembetulan
Mengikut pendekatan ini, perobahan yang dicadangkan perlu dirancangkan dengan teliti terlebih dahulu sebelum dilaksanakan sebagai satu kajian berbentuk simulasi, percobaan atau projek panduan. Data dikutip untuk memastikan keberkesanan pendekatan yang diambil. Jika hasil kajian menunjukkan kejayaan, perubahan itu boleh diterimapakai. Jika tidak, cadangan tersebut mungkin perlu diubahsuai dan dikaji semula. Jika matlamat penyelesaian masalah tidak tercapai alternatif lain perlu dikenalpasti dicuba, dan kitaran PDCA dilalui semula.
Kaedah PDCA Untuk Penyelesaian Masaalah
Aktiviti Menyelesai Masalah
Masalah boleh diselesaikan sendiri oleh seorang individu ataupun dilakukan bersama secara berkumpulan. Kumpulan meningkat mutu mempunyai kelebihan kerana ia membolehkan pertukaran buah fikiran dari seramai orang yang boleh dari pelbagai peringkat sesebuah organisasi. Suasana dan semangat berkerjasama yang diperlukan dalam kerja berkumpulan mampu menghasilkan suatu penguraian masalah yang boleh dianggap sebagai kepunyaan bersama dan dengan itu memastikan komitmen yang lebih tinggi. Kaedah kerja bekumpulan untuk menyelesaikan masalah yang paling dikenali dan sering digunakan ialah Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (QCC atau KMK). Namun, Kumpulan Antara-jabatan atau Kumpulan Pelbagai fungsi adalah lebih berkesan untuk menyelesaikan masalah yang disebabkan oleh pelbagai faktor.
Jawatankuasa jawatankuasa diperingkat pengurusan juga boleh dianggap sebagai kumpulan meningkat mutu kerja.
Kaedah Penyelesaian Masaalah
PENGUBAHAN KUALITI SECARA RADIKAL
Menetapkan Standad Proses dan Produk Ketahap Yang Lebih Tinggi secara radikal boleh dilakukan melalui:
Penerapan Idea Baru,
Benchmarking,
Innovasi
Menggunapakai Hasil Penyelidikan.
Pengubahan Secara Radikal
Penambahbaikan Radikal
Pendekatan begini dikatakan radikal kerana ia memerlukan langkah langkah besar dan bukan perubahan sedikit demi sedikit. Penggunaaan kaedah ini perlu ketika ada keperluan ataupun peluang. Ada dua keadaan dimana kaedah ini diperlukan:
Jika sebahagian besar proses pengeluaran produk perlu diubah atau direkabentuk semula.
Merekabentuk produk atau perkhidmatan baru
Tujuan kaedah ialah merekabentuk proses pengeluaran baru atau pun produk baru. Perbezaan besar antara pendekatan ini dengan penambahbaikan berdikitdikit ialah ia bertujuan meningkatkan standad produk ketahap yang lebih tinggi dan bukan hanya sekadar menepati spesifikasi yang sediada. Untuk setiap produk atau perkhidmatan baru suatu standad yang lebih tinggi perlu ditetapkan sebagai sasaran baru.
Merekabentuk Semula Sistem dan Proses untuk Produk yang Sediada (Re-engineering)
Sistem dan proses mungkin perlu direkabentuk semula jika terdapat kesulitan yang besar ataupun didorong oleh terdapatnya peluang baru (contohmya terdapat teknologi baru atau sumber yang dahulunya tidak didapati). Rekabentuk baru itu boleh berasaskan kepada model model yang sediada (melalui proses Benchmarking) ataupun berpunca dari penyelidikan dan inovasi.
Permintaan dari Pelanggan yang Mahukan Produk Baru dan Lebih Baik
Keperluan pelanggan berubah mengikut perubahan masa, nilai nilai budaya, keadaan sosio-ekonomi dan persekitaran. Dengan itu ciri ciri produk juga perlu berubah. Pengetahuan, teknologi, bahan dan cara baru senentiasa ditemui. Faedah dari penemuan penemuan baru ini perlu di manfaatkan kepada pengguna dengan memasukkannya semasa mereka bentuk produk baru.
Permintaan Terdahap Produk Yang Lebih Baik dan Cara Pengeluarannya.
Strategi dan Cara Mengehasilkan Produk Baru yang Lebih Baik
Menjangkakan Kehendak Pelanggan
Pengetahuan, teknologi, bahan dan teknik baru sahaja tidak cukup untuk memastikan supaya produk yang lebih baik dan lebih berguna dikeluarkan. Pengguna akan memilih produk atau perkhidmatan yang memenuhi kehendak mereka. Setiap organisasi perlu mengenali sifat, kehendak dan kegemaran pelanggannya dengan mendengar dan mencatit permintaan dan rungutan mereka disamping menjalankan kajian yang formal seperti kajian kehendak pelanggan dan kajian pasaran. Betapa pentingnya aktiviti sebegini ditekankan oleh penulis Tom Peters dalam bukunya “A Passionfor Excellence” yang antara lain menyebut tentang “ mendengar pelangan “ dan “menghidu pelanggan”.
Memanfaatkan Pengajaran dari Pengalaman Lepas
Pengalaman Lepas terutama maklumbalas dari aktiviti pengawalan kualiti dan peningkatan kualiti secara anjakan perlahan bagi produk dahulu atau sediada sangat berguna sebagai bimbingan semasa memajukan produk baru. Pengajaran boleh diperolehi daripada kejayaan dan juga kegagalan. Dengan sebab itu segala kekurangan, sebabnya dan cara ianya diatasi perlu dicatit dan disediakan untuk rujukan perekabentuk dan perancang.
Penggunaan Benchmarking
Salah satu sebab utama mengapa pelanggan menhendaki produk yang lebih baik ia-lah kerana mereka sedar bahawa terdapat produk yang lebih baik di tempat or organisasi lain. Oleh itu adalah mustahak bagi sesuatu organisasasi mengetahui kekuatan yang terdapat pada organisasi yang serupa dengannya. Makna asal Benchmarking ialah membuat perbandingan pencapaian sendiri dengan pencapaian mereka yang terbaik dalam bidang yang sama dan seterusnya berlumba mengeluarkan produk yang setanding. Namun begitu, Benchmarking boleh juga ditakrifkan sebagai mempelajari bagaimana organisasi lain menangagani pelbagai perkara pokok seperti penggubalan polisi, pengurusan, proses kerja dan kaedah pengawalan kualiti. Benchmarking tidak semestinya berbentuk persaingan. Ia boleh juga berlaku dalam suasana berkerjasama. Benchmarking juga boleh berlaku antara unit unit dalam organisasi yang sama. Ini disebut sebagai Benchmarking dalaman dan memberi faedah yang sama seperti Benchmarking luaran.
Peranan Eksperimentasi, Penyelidikan, Rekaan dan Inovasi
Untuk memenuhi kehendak pelanggan yang sentiasa meminta produk atau perkhidmatan yang lebih canggih, setiap organisasi perlu berhasrat mencapai kecermelangan. Ia perlu bercitacita untuk menjadi yang terunggul didalam bidang yang diceburi ataupun sekurangkurangnya mencapai standad yang sama dengan mereka yang berstandad tertinggi. Ia mestilah bersedia untuk menyalurkan kepada pelanggan apa jua faedah dari penemuan terbaru teknologi, bahan ataupun kaedah dan jika boleh menjadi perintis. Kadar pembabitan sesebuah organisasi dalam penyelidikan bergantung kepada visi dan kemampuan organisasi tersebut. Setiap organisasi berkemampuan untuk melakukan eksperimentasi dan inovasi. Mewujudkan suasana yang sesuai adalah lebih penting dari memberi peruntukan yang besar.
Memperbaiki Rekabentuk Sistem Pengeluaran atau Penyampaian Khidmat
Pengeluaran produk produk baru seharusnya disertai dengan penggunaan rekabentuk sistem pengeluaran yang lebih cekap, setimpal dengan kos, boleh dipercayai, mampan dan selari dengan kehendak undang undang. Ini boleh dicapai dengan mempraktikkan pendekatan eksperimental PDCA. Ini termasuklah membina prototaip, membuat cobaan atau projek printis. Perubahan kepada rekabentuk dilakukan sehingga sasaran yang diimpikan tercapai. (see section on Quality by Design).
Artikel ini bertujuan memberi panduan kepada pemberi khidmat dipelbagai perkhidmatan kesihatan untuk menyediakan dokumen mengenai pengurusan atau unit dan khidmat yang diberikan yang disebut sebagai ‘Pelan Pengurusan Operasi’. Dalam konteks ini ‘pelan’ bermaksud pengolahan/coretan dalam bentuk dokumen (dan bukan bermaksud perancangan untuk tempoh tertentu). Manakala ‘operasi’ pula ialah semua usaha yang perlu dilakukan untuk menyampaikan perkhidmatan di unit/jabatan/institusi yang berkenaan. Secara umumnya pelan ini mengandungi perkara berikut:
Objektif unit/jabatan/ institusi (kenapa perkhidmatan ini diwujudkan)
Skop dan jenis produk perkhidmatan yang disediakan
Faedah kepada masyarakat dan pelanggan
Kaedah/teknologi yang digunakan
Organisasi dan pengurusan
Ia menitikberatkan aspek operasi ia-itu penyampaian perkhidmatan. Namun begitu, sedikit sebanyak ia menyentuh aspek tadbirurus lain seperti pengurusan tenaga kerja, pengurusan kewangan, pengurusan fasiliti dan pentadbiran am.
Untuk menyampaikan keseluruhan perkhidmatan dokumen ini akan disokong oleh Manual Prosedur Operasi Standad (Manual Prosedur Kerja / Panduan Pengendalian Kes) yang seragam. Setiap dokumen didalam manual itu menyatakan bagaimana produk perkhidmatan disampaikan kepada kumpulan sasaran tertentu dengan berkesan, selamat dan cekap. Panduan mengenai penyediaan Dokumen Prosedur Operasi Standad akan diberi melalui artikel lain.
BENTUK DOKUMEN
Setiap dokumen dibahagikan kepada beberapa bahagian. Rangka kandungan setiap bahagian diberikan disini tetapi perlu dihuraikan sendiri oleh sesiapa yang menyediakan dokumen untuk unit/perkhidmatan mereka. Teks dokumen disediakan dalam bentuk softcopy menggunakan aplikasi pemerosesan perkataan (MS Word 2007 dll). Dokumen boleh dicetak jika perlu.
PEYEDIAAN DOKUMEN
Penyediaaan dokumen Pelan Pengurusan Operasi adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan teratas institusi, jabatan atau unit (Ketua Eksekutif atau Pengarah). Secara praktiknya, ia elok di sediakan oleh satu kumpulan kerja (yang dilantik tetapi diselia dengan teliti). Mereka akan mengumpul maklumat, merbincangkan dan menulis dalam bentuk draf. Kemudiannya, ia perlu melalui proses suntingan, kajian pelaksanaan awal, pembetulan dan pengesahan sebelum dianggap muktamad. Ia perlu dikaji dengan teliti oleh pihak pengurusan terutama ketua institusi/jabatan/unit. Ia hanya boleh diterima pakai setelah disahkankan sebagai dokumen rasmi oleh Ketua Eksekutif (Pengarah).
Dokumen ini perlu dikajisemula atau dibaiki jiga terdapat perubahan yang memberi kesan. Jika tidak sekukurangnya setiap tiga tahun.
EDARAN DOKUMEN
Hanya satu Dokumen Pelan Pengurusan Operasi perlu disediakan oleh setiap institusi/jabatan/unit. Dokumen dalam bentuk soft copy atau salinan bercetak perlu diedarkan supaya dibaca dan difahami oleh semua anggota unit/jabatan/institusi. Hanya satu versi sahaja sepatutnya berada diperedaran. Versi lama perlu ditarik balik supaya tidak digunapakai lagi.
Jika pengedaran dibuat melalui sistem berkomputer, ia diletakkan didalam folder gunasama. Aksesnya boleh dihadkan kepada pengguna tertentu dengan menggunakan teknik kawalan akses seperti kata laluan atau kad laluan.
Jika pengedaran melibatkan dokumen bercetak, salinan perlu disimpan ditempat berikut:
Bilik Ketua institusi/Jabatan/Unit
Pejabat Jabatan/ Unit (untuk rujukan semua kakitangan)
Pejabat Ketua Eksekutif (Pengarah) institusi
Pejabat Pengurusan Tertinggi (Ibu Pejabat, Pejabat Korporat, Bahagian/Kementerian)
Disamping itu, salinan boleh diletakkan ditempat bekerja, terutama jika ianya berada ditempat yang berasingan serta jauh dari pejabat/fasiliti utama unit/jabatan.
Samaada akses perlu diberikan kepada anggota jabatan lain atau orang lain (sebahagian atau sepenuhnya) bergantung kepada tahap kerahsiaan maklumat dalam dokumen dan polisi mengenai pendedahan maklumat.
KANDUNGAN PLAN PENGURUSAN OPERASI (PPO)
Kandungan dan susunaturnya perlu seragam dan tetap seperti berikut:
Muka Hadapan
Keterangan mengenai dokumen
Kegunaan dokumen
Kaitan dengan dokumen lain
Riwayat penyediaan dan pengesahan
Indeks kandungan
Pengenalan kepada perkhidmatan
Visi & Misi, Objektif
Piagam Pelanggan
Fungsi Perkhidmatan
Produk Perkhidmatan
Sistem Penyampaian
Organisasi
Polisi dan Prosedur
Komunikasi
Komunikasi Di Dalam Jabatan / Unit
Komunikasi Dengan Pelanggan Serta Jabatan / Unit Lain
Pengurusan Kualiti
Lampiran (kandungan lampiran perlu diubah/ditambah setiap tahun).
Carta organisasi sebenar bagi tahun operasi (dengan nama petugas)
Perancangan bajet untuk tahun ini
Pelan Latihan dan Pembelajaran tahun ini
Pelan Aktiviti sosial tahun ini
Lapuran Prestasi Jabatan bagi tahun lepas secara terperinci (boleh diambil dari Lapuran Tahunan Jabatan)
Produktiviti (Kedatangan/bilanagn kes)
Kualiti (pencapaian bagi setiap indikator, keupayaan menjayakan semua aktiviti ayang dirancangkan)
Ringkasan prestasi lima (5) tahun yang lepas dalam bentuk graf atau rajah
Muka Hadapan
Nama Unit/Jabatan/institusi dan perkhidmatan yang diberi diterakan dengan jelas dimuka hadapan. Juga disebutkan jenis dokumen ia-itu Plan Pengurusan Operasi (PPO).
Contoh Muka Depan
KETERANGAN MENGENAI DOKUMEN
Dimuka dua, keterangan mengenai dokumen diberi secara ringkas merangkumi:
Kegunaan dokumen
Kaitan dengan dokumen lain
Riwayat penyediaan dan pengesahan
Terdapat dua kegunaan (manfaat utama) dokumen ia-itu
Memberi penerangan dan panduan kepada pihak pengurusan atasan, kakitangan pelaksana dan juga pengguna perkhidmatan ini
Berfungsi sebagai bahan rujukan dalam program orientasi, latihan dan juga pembelajaran berterusan
Dibawah tajuk ‘Kaitan dengan dokumen lain’ perlu disebutkan bahawa ianya adalah dokumen induk kepada semua dokumen yang disediakan di unit/jabatan/perkhidmatan. Jika unit ini adalah sebahagian dari sebuah fasiliti/institusi besar, fasiliti/institusi tersebut sepatutnya telah menyediakan Pelan Pengurusan Operasinya sendiri.
Bagaimana, bila dan oleh siapa dokumen ini di sediakan dan disahkan diceritakan secara ringkas.
Kandungan dokumen, seperti yang dirangkakan diatas disenaraikan disini (dengan mudah jika applikasi pemerosesan perkataan seperti MSWord™ digunakan).
PENGENALAN MENGENAI INSTITUSI/JABATAN/UNIT
Bahagian ini menerangkan secara ringkas kenapa perkhidmatan ini diwujudkan (objektifnya), faedahnya kepada masyarakat, pelanggannya, organisasi dan pengurusannya serta strategi/pendekatan yang digunakan.
Menulis ringkasan pada permulaannya adalah agak sukar. Oleh itu tuliskan dahulu apa yang terlintas difikiran dan betulkan selepas semua bahagian telah diolah.
Contoh: Pengenalan, Visi & Misi
VISI DAN MISI
Visi dan Misi Perkhidmatan dinyatakan dibahagian ini. Visi merupakan penyataan mengenai pelan strategik (masa depan) yang diimpikan. Misi pula menyatakan perkhidmatan yang sedang diberikan atau ditawarkan pada masakini oleh unit/jabatan/perkhidmatan/institusi. Objektif pula ialah apa yang diharapkan akan tercapai dari segi produktiviti, kelancaran (efficiency) dan kualiti.
Jika dokumen ini disediakan oleh unit/jabatan dalam sebuah fasiliti/institusi besar ia perlulah selaras dan mengambilkira visi/misi/objektif badan induk itu.
PIAGAM PELANGGAN
Piagam pelanggan ialah janji dan keazaman bertulis yang di zahirkan oleh pemberi khidmat kepada pengguna perkhidmatan. Biasanya ia menyatakan ciri produk perkhidmatan dan standadnya terutama yang berkait dengan:
Kecekapan dan ketepatan masa
Kualiti
Suasana dan pesekitaran
Budi pekerti petugas serta perhubungan dan interaksi dengan pelanggan (kemesraan, sopan santun, menjaga marwah)
Kesugguhan untuk cepat bertindak dan menyelesaikan masalah atau rungutan
FUNGSI PERKHIDMATAN
Sesebuah unit/jabatan/institusi boleh menjalankan satu atau lebih fungsi dianatra fungsi fungsi berikut:
Pentadbiran
Perhubungan
Teknikal
Sokongan teknikal
Fungsi teras (core functions) perlu dikenalpasti. Fungsi sampingan mengambil misalnya bahagaian dalam program latihan professional juga perlu dinyatakan. Pelaksanaan fungsi dipraktikkan melalui penawaran pelbagai produk perkhidmatan. Objektif yang hendak dicapai dan standadnya perlu dinyatakan dengan jelas.
PRODUK PERKHIDMATAN
Produk adalah hasil dari operasi pengeluaran. Dibidang perkilangan produk merupakan suatu benda. Namun apabila perkhidmatan diberi produknya ialah kepuasan kepada pelanggan dengan tercapainya apa yang dia hajatkan. Biasanya pelanggan terlibat sama dalam proses pemeberian khidmat, berinteraksi dengan petugas/pekerja, dan mengalami suasana serta persekitaran tempat khidmat diberi. Jadi, kualiti interaksi dan keselesaan yang dialami merupakan sebahagian dari produk. Produk perkhidmatan ia-lah satu set aktiviti untuk memenuhi keperluan pelanggan terdiri dari:
Pelbagai proses yang dilakukan oleh para petugas
Interaksi petugas dengan pelanggan termasuk penerangan dan komunikasi
Penyediaan persekitaran & suasana untuk keselesaan serta keselamatan pelanggan
Pembekalan barangan (jika ia merupakan sebahagian dari perkhidmatan)
Setiap produk memiliki ciri produk, spesifikasi dan standadnya. Apa yang dialami oleh pesakit semasa mendapat pekhidmatan (suasana dan budaya) adalah juga ciri produk perkhidmatan yang perlu dititkberatkan.
Pada umumnya dalam bidang penjagaan pesakit, jenis produk yang ditawarkan mengambilkira:
Tujuan utama (penyembuhan, pemulihan, pencegahan atau promosi kesihatan)
Keperluan pelanggan dan sasaran rawatan
Pendekatan, kaedah, teknologi/cara/modaliti
Kewujudan fasiliti dan peralatan yang berfungsi baik, berkesan dan sesuai
Kemampuan teknikal tenaga kerja (bilangan dan kemahiran petugas )
SENARAI PRODUK PERKHIDMATAN
Produk perkhidmatan yang ditawarkan perlu disenaraikan di dalam satu lampiran.
Contoh: Piagam Pelanggan, Fungsi & Produk Perkhidmatan
SISTEM PENYAMAPAIN
Terdapat pelbagai tempat, cara, syarat dan tempoh operasi dimana perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan. Jenis perkhidmatan yang diberikan serta cara kerja juga mungkin berbeza. Kesemua unsur ini merupakan suatu sistem penyamapain khidmat.
Contoh Sistem Penyampaian
(PERSEKITARAN DIMANA KHIDMAT DISAMPAIKAN)
Contohnya di sesebuah hospital terdapat beberapa sistem penyampaian ia-itu:
Perkhidmatan Pesakit Dalam
Perkhidmatan Pesakit Luar
Perkhidmatan Penjagaan Rawatan Harian (ACC)
Perkhidmatan Lawatan ke Rumah
Perkhidmatan Pesakit Dalam
Sistem penyampaian Pesakit Dalam merupakan perkhidmatan untuk pesakit yang menginap dihospital dan diberikan bagi tempoh lebih dari satu hari secara berterusan oleh suatu pasukan terdiri dari doktor, jururawat dan petugas lain. Terdapat juga petugas lain yang sama berganding menjaga pesakit (dijemput melalui rujukan) dengan memberikan khidmat sokongan biasanya secara berkala. Sistem rawatan pesakit dalam adalah sesuai untuk pesakit yang memerlukan :
Rawatan dan perhatian sepanjang hari
Penstabilan
Prosedur yang mengambil masa lama dan memerlukan jagaan serta pelbagai khidmat bantuan sepanjang masa
Sistem penyampaian khidmat Pesakit Luar merupakan perkhidmatan yang biasanya diberikan diklinik dan diteruskan dirumah. Pesakit datang (melawat) bila perlu (walk in) atau secara berkala mengikut temujanji. Masa lawatannya adalah pada waktu bekerja yang ditetapkan dan tempohnya tidak melebihi satu hari. Pesakit diberi perhatian secara bergilir oleh pemberi khidmat utama . Jika perlu ia juga mendapat jagaan dari petugas sokongan klinikal dari unit lain. Sistem pesakit luar digunakan untuk memeberi khidmat untuk:
Pertemuan pertama pesakit dengan pemberikhidamat,
rawatan ulangan untuk penyakit kronik
Persediaan sebelum pesakit mendapat rawatan sebagai pesakit dalam
Rawatan susulan selepas pesakit mendapat rawatan sebagai pesakit dalam
Sistem Penjagaan Secara Rawatan Harian
Sistem ini merupakan adunan ciri perkhidmatan pesakit luar dan dalam. Pesakit datang mengikut temujanji. Tempoh lawatannya tidak melebihi satu hari. Ia diberi tempat khas di unit Rawatan Harian. Ia mendapat perhatian dari seorang atau satu pasukan petugas bergantung kepada jenis ujian/rawatan yang hendak diberikan. Perkhidmatan ini ditawarkan kepada pesakit tertentu yang menepati kriteria yang ditetapkan.
Perkhidmatan Lawatan ke Rumah
Perkhidmatan ini biasanya diberikan kepada pesakit selepas discaj dari rawatan pesakit dalam atau sebagai tambahan kepada rawatan pesakit luar. Biasanya ia ditawarkan kepada pesakit yang rawatannya lebih berkesan atau selesa jika diberi dirumah ataupun mereka yang mempunyai masalah pergerakan atau pengangkutan ke hospital. Perkhidmatan ini diberikan samada oleh petugas bersendiri ataupun secara berpasukan mengikut jadual yang ditetapkan.
Pekhidmatan Teleperubatan
Perkhidmatan ini diberikan menggunakan kaedah multimedia melalui saluran jarak jauh (wide area network) dimana petugas tidak bersemuka secara berhadapan dengan pesakit. Ia berikan dalam bentuk:
Konsultasi
Memberi nasihat, arahan atau maklumat
Mendapatkan maklumat dari pesakit untuk tujuan pemantauan
Semasa khidmat konsultasi biasanya petugas dimana pesakit berada hadir bersama. Interaksi belaku dianatara petugas ditempat jauh dengan petugas temapatan serta juga pesakit. Kesemua khidmat ini perlu mengikut proses penjagaan klinikal seperti jua khidmat lain dan semua butiran perlu direkodkan dalam sistem maklumat atau rekod perubatan pesakit.
ORGANISASI
Setiap organisasi memerlukan pengurusan yang teratur di setiap peringkat. Bagi penyampaian perkhidmatan kesihatan/penjagaan pesakit peringkat yang dimaksudkan terdiri dari:
Organisasi (enterprise, konglomerat, syarikat, kementerian)
Institusi / Jabatan
Unit penyamapaian produk perkhidmatan
Setiap peringkat ini memepunyai fungsinya yang tersendiri. Diperingkat Organisasi (enterprise, konglomerat, syarikat, kementerian), ia-itu peringkat yang teratas fungsi utamanya ialah:
Perancangan Strategik (menentukan polisi dan halatuju)
Pentadbiran keseluruhan
Penyeliaan keseluruhan
Agihan sumber (belanjawan, prasarana, tenaga kerja dll.)
Peringkat jabatan/institusi terdapat didalam organisasi yang besar dan tidak semestinya wujud disetiap organisasi. Contohnya sesebuah hospital didalam suatu konglomerat atau kementerian ialah sebuah institusi/jabatan. Ia mengikut dan memanjangkan fungsi organisasi keatas unit unit pemberi khidmat dibawah kawalanya dengan menerapkan polisi serta halatuju institusi, mentadbir urus, mengawal dan menyediakan keperluan.
Unit penyampaian produk perkhidmatan pula melakukan tugas sebenar operasi dan berinteraksi secara terus dengan pelanggan. Ia mematuhi polisi, halatuju dan arahan pihak jabatan/ institusi dan menggunakan segala sumber yang telah disediakan. Ia dibahagikan kepada pasukan petugas yang menyampiakn suatu produk perkhidmatan.
Oleh itu, didalam dokumen ini perlu dihuraikan perkara berikut:
Pembahagian peringkat
Hubungkait antara peringkat (Penurunan kuasa, perhubungan dsb.)
Agihan tanggungjawab dan fungsi
Selepas itu, kesemua perkara diatas bolehlah diringkaskan dalam bentuk satu atau lebih carta organisasi.
Contoh Carta Orgnisasi
POLISI & PROSEDUR
POLISI UTAMA
Polisi utama (teras/dasar) sepatutnya ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan berlandaskan visi, misi dan objektif institusi induk (ibu pejabat). Ia merupakan panduan kepada budaya kerja, ciri perkhidmatan serta ketetapan tahap produktiviti, efisiensi, dan kualiti. Seterusnya, polisi utama sesebuah unit serta semua polisi operasi dan peraturan lain adalah berdasarkan kepada polisi (teras, dasar) tersebut.
Didalam dokumen ini semua polisi utama perlu disenaraikan.
PROSEDUR
Prosedur bertulis diadakan untuk menyatakan cara melakukan sesuatu aktiviti. Ia bertujuan untuk memberi panduan/arahan yang seragam kepada petugas untuk menjalankan kerja. Di peringkat ibu pejabat, prosedur menitikberatkan tatacara pentadbiran, perancangan, pengagihan sumber, pengawalan dan aktiviti pengurusan lain.
Diperingkat operasi penyampaian perkhidmatan (jabatan/unit), Prosedur Operasi Standad (Prosedur Kerja) perlu ditulis untuk menyatakan bagaimana produk perkhidmatan hendak disampaikan kepada pelanggan. Sebaikbaiknya, ia ditulis bagi setiap produk.
Didalam dokumen ini, hanya perlu disenaraikan nama Prosedur Operasi Standad yang ada. Nyatakan juga tatacara yang perlu dikuti bagi sesuatu tugas yang tiada prosedur yang bertulis.
Contoh Polisi Utama & Senarai Prosedur
SALURAN KOMUNIKASI
Jabatan / Unit menggunakan pelabagai kaedah untuk menggalakkan perhubungan dan penyampaian maklumat yang berkesan diantara:
Pihak pengurusan dengan petugas barisan hadapan
Sesama petugas didalam jabatan
Petugas dengan pelanggan
Jabatan/unit sendiri dengan unit lain didalam institusi
Aktiviti komunikasi boleh dilakukan secara:
terancang (formal)
mengikut keperluan atau ‘ad hoc‘ (tidak formal).
Kaedah komunikasi terancang/formal berbentuk:
Mesyuarat
Surat Pekeliling & Memo
Mesej rasmi melalui e-mail
Perbincangan yang direkodkan (diminitkan)
Poster
Papan kenyataan
Kaedah yang digunakan bila perlu/tidak formal termasuklah:
Perbincangan tidak terancang
Perbualan
e-mail
Coretan di papan mesej (white-board)
PENGURUSAN KUALITI
Adalah lebih baik jika polisi dan perancangan mengenai kualiti perkhidmatan dimasukkan sebagai sebahagian dari dokumen Pelan Pengurusan Operasi dan seterusnya dihuraikan didalam setiap Prosedur Operasi Standad (SOP). Pendekatan sebegini bersesuaian dengan keyakinan bahawa kualiti harus dipelopori oleh pihak pengurusan teratas dan diterapkan kedalam setiap aktiviti.
Oleh itu, penerangan diberikan mengenai perkara berikut:
Falsafah, dasar dan matlamat yang diambil oleh institusi/jabatan/unit tentang kualiti perkhidmatan yang hendak diberikan
Pendekatan dan kaedah yang diamabil dan aktiviti ysng dirancangkan dalam usaha mencapai tahap kualiti yang diharapkan.
Dasar Kualiti
Dibawah tajuk ini perlu dinyatakan, secara umum, falsafah, dasar dan matlamat yang diambil oleh institusi/jabatan/unit tentang kualiti perkhidmatan yang hendak diberikan.
Pendekatan dan Kaedah
Diperenggan ini perlu dihuraikan pendekatan yang diambil untuk menghayati falsafah/dasar dan kaedah yang digunakan untuk mencapai dan meningkatkan kualiti. Lazimnya pendekatan dan kaedah terdiri dari strategi/aktiviti berikut:
Penerapan nilai- nilai murni dan budaya kerja
Pembelajaran dan latihan berterusan.
Penetapan Objektif kualiti sebagai penanda aras pencapaian kualiti
Penyeliaan dan pemantauan oleh pengurus/penyelia.
Penseragaman carakerja melalui Prosedur dan Polisi Operasi Standad
Penggunaan senarai semak untuk memastikan pematuhan kepada polisi dan prosedur.
Pengukuran pencapaian menggunakan indikator dan standad yang ditetapkan.
Pemantauan pencapaian petugas secara individu (Personnel Audit)
Tindakan pembetulan dan penambahbaikan bagi sebarang kegagalan menepati standad output, proses dan input semasa memberi perkhidmatan kepada pesakit
Maklumbalas kepada anggota dan pihak pengurusan supaya proses kerja, polisi dan sistem penyampaian boleh diperbaiki dari masa ke semasa.
Pengurusan Kualiti Secara Umum
Kaedah umum yang boleh digunakan untuk meningkatkan kualiti, termasuklah:
Penyeliaan dan pemantauan dari Ketua Jabatan / Ketua Unit /Pegawai Selia berlandaskan
Penerapan nilai nilai dikalangan staf untuk memberi keutamaan kepada aspek kualiti
Mengadakan program pembelajaran berterusan bagi meningkatkan kemahiran dan mutu perkhidmatan berkaitan dengan bidang kerja
Kawalan dan Penambahbaikan Kualiti Khusus
Langkah langkah (mekanisma) khusus yang boleh diambil ialah penggunaan kaedah Kawalan Kualiti (Quality Control) dengan mengukur hasil kerja bagi setip indikator dan membandingkannya dengan standad yang ditetapkan contohnya:
Pematuhan Kepada Prosedur Operasi Standad dengan menggunakan Senarai Semak
Pencapaian hasil kerja dari segi
Produktiviti
Efisiensi
Kualiti
Keselamatan (menegurangkan kesan buruk atau tidak dingini)
Dokumen ini bertujuan memberi panduan kepada petugas yang memberi khidmat dipelbagai perkhidmatan kesihatan untuk menyediakan Prosedur Operasi Standad (Standard Operating Procedure) atau Prosedur Kerja / Panduan Pengendalian Kes yang seragam. Ia menerangkan tujuan, bentuk dan kandungan dokumen yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan yang berkesan, selamat dan cekap. Prosedur Operasi Standad perlu ditulis untuk setiap produk perkhidmatan. Semua Prosedur Operasi Standad perlu dikumpulkan dalam suatu fail yang menjadi satu manual (Manual Prosedur Kerja, Manual Prosedur Operasi).
BENTUK DAN PEMBAHAGIAN DOKUMEN
Setiap dokumen dibahagikan kepada beberapa bahagian. Rangka kandungan setiap bahagian diberikan disini tetapi perlu dihuraikan oleh mereka yang menyedikan dokumen untuk unit/perkhidmatan sendiri. Teks dokumen disediakan menggunakan appliksi pemerosesan ayat (MS Word 2007™ dll). Setiap dokumen boleh dicetak jika perlu. Dokumen dalam bentuk softcopy boleh diedarkan secara bebas kepada seluruh anggota jabatan dan pihak pengurusan hospital/klinik kesihatan berkenaan. Samada akses perlu diberikan kepada ketua / anggota jabatan lain bergantung kepada polisi mendedahkan prestasi jabatan kepada jabatan lain .
PENYEDIAAN DOKUMEN DAN PENGEDARAN
Peyediaan
Dokumen Prosedur Operasi Standad seeloknya di sediakan oleh satu kumpulan kerja yang dilantik dari kalangan mereka yang mengambil bahagian dalam penyampaian perkhidamatan tersebut. Mereka akan mengumpul maklumat, berbincang dan menulis dalam bentuk draf. Kemudiannya ia perlu melalui proses suntingan, kajian pelaksanaan awal (cubaan), pembetulan dan pengesahan sebelum dianggap muktamad. Setelah diperkenankan oleh ketua perkhidmatan/jabatan/unit, ia boleh diterima pakai sebagai dokumen rasmi yang perlu di-patuhi.
Pengedaran
Bilangan Salinan Yang Bercetak (number of copies)
Hanya satu SOP perlu disediakan untuk setip produk perkhidmatan. Salinan perlu disimpan ditempat berikut:
Bilik Ketua Jabatan
Pejabat Jabatan / Unit (untuk rujukan semua kakitangan)
Pejabat Pengarah Institusi
Manual tersebut perlu disimpan ditempat berikut:
Bilik Ketua Unit
Pejabat Unit (untuk rujukan semua kakitangan)
Pejabat Ketua Eksekutif Institusi/Pengarah
Disamping itu satu salinan Prosedur Operasi Standad berasingan boleh / perlu ditempatkan ditempat bekerja, terutama jika jabatan/unit agak besar atau produk perkhidmatan disampaikan ditempat berasingan jauh dari pejabat jabatan / fasiliti utama.
Prosedur Operasi Standad tidak perlu dimasukkan dalam Fail Meja.
KANDUNGAN PROSEDUR OPERASI STANDAD
Setiap dokumen mengandungi:
Dokumen utama
Lampiran
Kandungan dokumen utama
Prosedur Perawatan Pesakit Yang Mempunyai Masalah Respiratori Atau Terdedah Kepada Komplikasi Respiratori
Didalam sesebuah sistem pengeluaran barangan mahupun penyampaian perkhidmatan variasi pada hasilnya boleh berlaku disebabkan oleh:
Variasi rambang semulajadi (chance)
Kegagalan menepati spesifikasi
Pengawalan merupakan proses menentukan agar sesebuah organisasi melangsungkan fungsinya mengikut objektif dan perancangan.
Perancangan serta pengawalan bertindakbalas dan bergandingan untuk menentukan kualiti hasil. Juran mentakrifkan Pengawalan Kualiti sebagai “…proses kawalan yang merangkumi aktiviti mengukur kualiti sebenar yang dicapai, membandingkannya dengan standad dan mengambil tindakan keatas perbezaannya (Juran). Tugas utama pengawalan ialah mengekalkan kualiti. Jelas dari perbincangan sebelum ini, bahawa pengukuran dan pengawalan kualiti perlu dilakukan pada setiap peringkat proses pengeluaran atau pemberian perkhidmatan, ia-itu:
Perhubungan antara Pengukuran, Standad dan Pengawalan
Ciri kualiti sesuatu produk atau proses adalah nilai nilai yang ada padanya yang menentukan samaada produk atau proses itu dianggap sebagai berkualiti atau tidak. Ciri ciri atau nilai nilai ini pada asalnya kerapkali bersifat subjektif dan sukar untuk diukur.
Khidmat kesihatan merangkumi penyampaian khidmat serta juga pemberian barangan (contohnya ubat, darah, makanan dsb). Kualiti perkhidmatan bukan sahaja dinilai dari hasil rawatan tetapi dalam banyak keadaan pemilihan bahan, kaedah serta masa yang dipilih untuk melakukan sesuatu proses juga penting. Justeru itu, jika kualiti ingin diukur takrif kualiti itu sendiri perlu diterjemahkan kepada sesuatu yang lebih jelas.
Kualiti boleh ditakrifkan sebagai:
Memuaskan kehendak pelangan
Menepati tujuan kegunaan sesuatu produk (boleh digunakan)
Memenuhi keperluan
Definasi seperti diatas membolehkan ciri ciri kualiti diberi ukuran yang berskala. Tahap tertentu sukatan ciri ciri tersebut yang boleh diterima menjadi standad dan spesifikasi sesuatu produk. Standad perlulah ditetapkan semasa produk tersebut direkabentuk.
Unsur unsur yang membolehkan pencapaian kualiti adalah bahan bahan input, proses, sistem dan persekitaran yang sesuai. Kebanyakan unsur unsur ini boleh diukur atau disukat mengikut bilangan, masa, ukuran fisikal lain ataupun kos. Sesetengah unsur bersifat subjektif. Kemahiran dan sifat pekerja dan juga suasana budaya merupakan unsur yang agak sukar diukur. Kesemua unsur unsur ini perlu ditetapkan standadnya.
Fungsi Pengukuran dan Hubungannya dengan Fungsi Pengawalan
Untuk mengetahui samada kualiti telah tercapai tahapnya perlu diukur. Cabaranya ialah menentukan apa yang hendak diukur dan cara pengukurannya
Unsur unsur yang menentukan kualiti sesebuah produk atau perkhidmatan boleh dikenalpasti jika Teori Sistem Pengurusan Operasi difahami dengan jelas. (refer to article)
Teori Sistem Pengurusan Operasi
MENGUKUR KUALITI PERKHIDMATAN
Kualiti perkhidmatan agak susah hendak diukur berbanding dengan kualiti baranagan. Beberapa perkara perlu diambilkira untuk mengukur kualiti perkhidmatan iaitu:
Penjelasan tentang maksud kualiti
Menegenalpasti parameter (ciri kualiti) yang hendak diukur
Penggunaan alat pengukur, skel dan unit ukuran
Penetapan standad (had yang boleh diterima / had kawalan)
Definasi Kualiti Perkhidmatan
Ada tiga pendekatan bagaimana kualiti ditakrifkan iaitu:
Memuaskan keperluan pelanggan
Boleh diguna atau dipakai (gunapakai)
Menepati standad atau spesifikasi
Takrif takrif ini hanyalah tiga cara membayangkan kualit dari tiga sudut berlainan. Dari sudut pengawalan, penggunaan setiap istilah tersebut bergantung kepada peringkat mana ia hendak dipakai. Takrif pertama diguna pakai ketika menilai kesan keseluruhan yang dialami oleh pengguna. Takrif kedua merujuk secara khusus kepada ciri boleh guna iatu ciri utama kualiti sebarang baranagan atau perkhidmatan. Dalam khidmat penjagaan kesihatan ia bermaksud keberkesanan (memberi faedah atau manfaat). Takrif ketiga memeberi penekanan kepada penyediaan input, proses dan persekitaran yang membolehkan pencapaian hasil yang diigini.
Dimensi Kualiti
Walaupun keberkesanan merupakan ciri utama sesuatu perkhidmatan, namun untuk memenuhi kehendak pelanggan, banyak lagi ciri kualiti (dimensi) perlu diberi perhatian. Pengawalan kualiti perlu dikenakan bukan sahaja kepada hasilnya tetapi juga terhadap proses, input dan juga persekitaran. Ciri yang perlu diukur, cara mengukurnya dan standad yang hendak dibuat perbandingan perlu ditentukan bagi setiap aspek. Juag pemilihan ciri yang ingin dititikberatkan bergantung kepada keperluan, tujuan, dan objektif yang hendak dicapai.
Penggunaan kawalan kualiti perlu pada dua peringkat:
Peringkat Merekabentuk Sistem Pemeberian Khidmat – digunapakai keatas kumpulan sasaran (pelanggan) secara umum
Peringkat Operasi – digunapakai keatas setiap pelanggan dan setiap ketika khidmat diberi
Untuk menegtahui pencapaian keseluruhan pengukuran kualiti perlu dilakukan keatas khidmat diberi kepada semua ataupun satu sampel kumpulan sasaran. Oleh itu, hasil setiap khidmat perlu diukur dan direkodkan. Yang lebih penting pemberi khidmat perlu sedar tentang tahap kualiti yang perlu diberikan olehnya dan berusaha sedaya upaya kearah mencapainya.
Hubungkait Pengukuran dengan Pengawalan
PENGAWALAN DAN MAKLUMBALAS
Fungsi Pengawalan
Fungsi pengawalan ialah :
Memastikan supaya input, proses dan output menepati spesifikasi
Memeberi maklumbalas supaya proses yang sediada boleh diperbaiki
Memeberi maklumbalas supaya rekabentuk produk yang lebih baik dicipta pada masa hadapan
Memberi maklumbalas merupakan suatau fungsi penting pengawasan.
Pengawasan Kualiti dan Maklumbalas dalam Sistem Pengeluaran / Pemberian
Untuk melaksanakan pengawalan kualiti input dan proses, suatu keterangan yang terperinci dan teliti mengenai keperluan keperluan kualiti (spesifikasi) wajib ditentukan. Hanya bila kehendak kehendak tersebut dipenuhi barulah pengeluaran atau pemberian perkhidmatan boleh dimulakan. Maklumbalas yang menenunjukkan kemungkinan berlakunya kemerosotan kualiti ketika proses pengeluaran masih lagi berjalan (on-line control) membolehkan pembetulan dibuat sebelum kerosakan berlaku. Audit atau pemeriksaaan produk selepas produk telah siap dikeluarkan (off-line control) hanya bernilai sebagai pemeberi maklumat maklumbalas bagi memperbaiki pengeluaran selanjutnya atau untuk projek dilain masa. Pelanggan luaran merupakan punca maklumbalas yang terpenting tetapi suatu sistem untuk menyalorkan malumbalas antara pembekal dalaman dengan pelanggan dalaman juga perlu diadakan. Kerjasama pengeluar dengan pembekal luaran juga adalah sama penting.
Pengawalan Kualiti dan Maklumbalas untuk Penyediaan Sistem Pengeluaran / Penyampaian Perkhidmatan Baru
Keupayaan menepati spesifikasi boleh ditingkatkan dengan pengawalan yang lebih baik. Pengawlan input dan proses yang rapi membolehkan hasil yang dikeluarkan menjadi lebih seragam dan sentiasa memiliki ciri ciri kualiti yang ditetapkan sambil mengurangkan bilangan produk yang tidak boleh dipakai atau terpaksa dibuat semula.
Suatu ketika dahulu, pengawalan kualiti merupakan mekanisma tunggal untuk menetukan kualiti. Kini, ia dianggap sebagai satu daripada pelbagai unsur unsur teras lain pengurusan kualiti. Perlu dingat bahawa jika pengawalan dan pengukuran kualiti tidak digunakan secara berkesan, ia akan mengakibatkan peningkatan Kos Kualiti kerana belanja yang perlu dikeluarkan untuk memperolehi peralatan mengukur dan kepakaran serta kos tenagakerja untuk melaksana tugas tugas ini.
Rekabentuk yang baik beserta mekanisma pencegahan boleh mengurangkan pergantungan kepada pemeriksaan produk dan audit.
KUALITI HASIL
Keperluan Mengukur Kualiti Hasil
Dalam penyampaian khidmat penjagaan kesihatan, seperti juga dalam perkhidmatan lain, tahap kualiti pada hasillah yang paling dihargai. Kualiti produk terakhir atau hasil perlu diukur atas sebab berikut:
to know whether the objectives (standards) have been achieved
to provide comparison with previous and future performance
to allow comparison with others
to know the degree of inadequacy or shortcoming
provide feedback for quality improvement
QUALITY CHARACTERISTICS OF OUTCOME
The desired outcome of patient care differs from disease to disease and from patient to patient. The characteristics that matter most to patients i.e. their Primary needs are:
Effectiveness
Adequacy
Sustainability
Safety
The above characteristics become the criteria used for distinguishing an acceptable from an unacceptable outcome.
Measurement & Control of Effectiveness
The patient wants their health problem to be resolved. Their expectation is for their illness to be healed or cured. Yet, this is not possible all the time. In health care, “effectiveness” is defined by the most optimal that can be achieved for a given health problem given the natural history of the illness, the stage at which treatment is sought/given and the patient’s inherent capacity to respond to the illness and treatment. Therefore, effectiveness can vary from cure to obtaining relief of symptoms to experiencing comfort.
“to cure sometimes, to relieve often to comfort always”
Ambroise Paré (French Surgeon 1510-1590)
Standards of Effectiveness
In most instances (based on experience and research), the expected outcome of a given disease is known. To compare results between providers or institutions or for different periods within the same institution, the outcome of a population of patient is a more appropriate standard to use. This is usually a range because of the variation between patients and in the stage, grade and severity of the disease. The width of this range (degree of variation in the outcome) is dependent on the heterogeneity of the group of patients (the population). When patients are more alike (heterogenous) this range is narrow. The measurement of quality for a population of patients is performed through the activity of Medical audit. (to be discussed in a separate article)
However, it must be remembered, that a population is made up of individuals. Therefore the outcome achieved for each individual must be measured and documented first. More importantly, a conscientious care provider would set the optimal expected outcome (the standard) for each individual patient and strive towards achieving it. This standard is based on a set of specifications (often using a scoring system). The topic of outcome documentation is discussed further in the article on ‘Monitoring, Review, Assessment and Continuity’.
Measurement and Control of Adequacy
Adequacy refers to the completion of all that is necessary to be provided or performed. The comprehensiveness of the service provided is discussed in the article on “Clinical Care Processes and the Total Patient Care Concept”. To measure adequacy, the components of care are itemized when the Care Plan is designed. It is a measure of adherence to plan. At a gross level, control involves making sure that list of tasks planned is carried out. At a finer level, there is a need to ensure that the content of each item in the service (the intermediate products) is sufficient.
The method of control would involve not only the use of checklists to ensure completeness but also determining the adequacy of content of each process. The latter would require observations of processes as they are performed or an interview of the patient/carers. The topic of ‘Care Plan’ is discussed in another article.
Measurement & Control of Sustainability
Sustainability is the guarantee that what has been achieved has a certain degree of permanence.
The degree of permanence is dependent on the nature of the illness and whether recurrence can be prevented or otherwise. This does not necessarily mean the termination of the disease or problem. For diseases such as infection or malignancy, permanence (cure) is achieved if all malignant cells or organisms are eliminated. For chronic illnesses, sustainability of the treatment corresponds to maintenance of the optimal health status. Quality Control is used to asses the care provider’s ability to provide services that enable patients to maintain acceptable level of various physiological, psychological or social parameters, avoid triggering factors and follow conducive life style and habits. Therefore, the measure of sustainability can be:
the frequency of recurrence
disease free interval
The care provider need to work towards promoting the persistence of wellness and avoidance of the worsening of health (recurrence, development of complications ). These actions are termed as ‘continuity of care’ and include:
regular follow up (monitoring, review & reassessment)
ensuring compliance
Hence, actual and surrogate (representative) measures of sustainability include:
The duration of absence of symptoms or effects of the disease (the disease free interval)
Re-admission rates
Frequency of occurrence of exacerbation (e.g. in Bronchial Asthma or Psoriasis)
Degree of compliance (through self-reporting by the patient or using indirect measures)
Measures that demonstrate the adherence to plans e.g. compliance to the follow up appointments, performance of review using key tests (such as HbA1c for diabetes) as scheduled, are examples of indicators of quality of process.
Measurement & Control of Safety of the End Product
Safety is more of an issue relating to the process of care rather than outcome. Yet, there are instances when the final effect of treatment may give rise to increased risks to the health or life of the individual. Before providing a certain treatment method, due consideration need to made on risks to the patient’s safety. Specific examples are: leaving an organ donor with only one kidney, giving Warfarin to a patient after replacing a heart valve and putting a patient on life-long immuno-suppressant drug.
QUALITY CONTROL OF PROCESSES
THE NEED TO MEASURE QUALITY OF PROCESSES
The work of providing care is achieved mainly through the performance of procedures (jobs) which are further broken down into processes (tasks). How the processes are to be performed and what equipment is to used and the persons eligible to perform the processes are determined when the service delivery system is designed. In other words, there is a prescribed way of performing processes which needs to be conformed to.
How processes are performed affects all aspects of service delivery operations including:
Productivity
Efficiency
Quality
Safety
Indeed, efficiency (speed and timeliness) and safety are considered as quality characteristics of a service.
How Processes Transform Input into Output
The conformance of the quality of processes to acceptable standards is determined through two main methods:
conduct of the process
evaluation of the characteristics of the intermediate product
At the individual patient level, the quality of processes and the output of the process (intermediate output/outcome) is measured to ensure the following:
they are performed according to stipulated (design) specifications so that the desired outcome is achieved
the well-being and safety of the patient while undergoing the process
the whole experience (physical, psychological and social) is as pleasant, dignified and acceptable as possible
Thus for a patient, each process need to be under constant scrutiny to ensure that each subsequent step proceeds only if the procedure thus far is going according to plan. Like assembly lines the entire process of a service can be stopped and resumed only after adjustments are made to faulty or inadequate input (equipment, instruments, materials, human resource) or the environment made more conducive. In services once given, the final outcome (both the benefits and harm encountered) cannot be undone, reworked or recalled. However there is, in most instances, a window of opportunity to somehow seek a different path, redress the shortcomings, repair some of the damage and recover some of the losses. Control mechanisms of processes or intermediate products such as Progress Review and Re-evaluation can help improve the final outcome. If the treatment as planned proved to be ineffective or inappropriate, the Care Plan may be redesigned. If a defect is discovered, damage control through efforts such as amelioration of side effects and tertiary preventive measures (e.g. rehabilitation) can be done. If there is error of omission, it may not be too late to perform the necessary task. Quality control of the care of an individual patient is more useful if it is prospective rather than retrospective.
However, knowing how a care provider or a service (team, unit, hospital) fare when caring for a group of patients (a population) is also important for the following purposes:
to enable comparisons to be made
with others or a benchmark
with the performance at an earlier period
to provide feedback for improvement of service delivery systems, processes and product design
Measuring the level of quality of processes in a population is called Statistical Process Control. In healthcare. the main method is Medical Audit.
QUALITY CHARACTERISTICS OF PROCESSES
A process does not stand on its own. Instead, a set of various types of processes make up a procedure. Procedures and processes can be divided based on their purpose and the method used into:
Technical Process
Communication
Cognitive Process
Data Management Process
Administrative Process
A procedure is made up of a combination of the above process types. Measurement of quality characteristics may be performed at the procedure or the process level. Each of the types has a different set of quality characteristics. Also quality of process is perceived differently from the point of view of the customer as opposed to the provider.
Measurement & Control of Technical Processes
A technical process is a manual act performed with or without the aid of tools or instruments. It could also be completely mechanized and automated.
Quality characteristics of technical processes valued by customers include:
Precision
Efficiency
In health care, patients would like to experience processes that gets the intended output (get it right) with minimal efforts; preferably ‘first time every time’. They would appreciate if it is performed on time and taking the shortest time.
For the care provider, control measures should assist him/her to achieve the intended outcome. Control here means ensuring conformance to the process design i.e. knowing that the procedure or process is performed the way it should be, preventing it from going wrong and correcting any mistakes. Achieving control depends on two factors:
The desire and ability of the person performing to do it right
Supervision
Therefore the quality of processes performed is dependent on the knowledge, skills and attitude of the operator (care provider or technician). In healthcare where care providers are constantly learning new tasks supervision and training is the key to ensuring quality. The supervisor can assess and influence the performance of each individual worker.
Measuring conformance requires a clear description of procedures and processes. This is achieved by documenting them as Standard Operating Procedures.
From the perspective of operations management, the manager (or anyone responsible for quality management and system design) would want to know the frequency of conformance to the process for all instances of service delivery. The quality control data would allow for the calculation of frequencies and rates (percentages, proportions). He/she would then be able to gauge:
the capability of workers to perform processes
which particular process(es) is poorly performed
which procedure/process fails to produce the intended outcome
The data made available, would provide feedback to the manager (quality manager, supervisor) and help him/her devise means of improving conformance (usually through training, supervision or motivation.
Through Statistical process control the system designer (technical expert or specialist) evaluates which procedure/process fails to produce the intended outcome. Following that a more detailed study is carried out by:
observing the process as it is being performed,
studying the outcome of the process (the intermediate outcome)
obtaining feedback from the worker who performs the process.
In this way the inherent characteristic of the process (as it is practiced) is known and the information is used to improve its design. The following characteristics should be measured:
Effectiveness
Reproducibility
Ease of performance
Efficiency (Optimal use of resources)
Measurement & Control of Communication as a Process
Communication between care providers with each other and with patients is an important aspect of service delivery. It impinges on effectiveness and safety of the final outcome. Good communication puts patients at ease, promote compliance and enhance the whole service experience. They would appreciate communication that is effective, friendly, respectful, adequate and clear. Communication requires the right skill, knowledge and attitude.
Control of the quality communication during the provision of care of an individual patient is difficult. A good method to gauge clarity and adequacy of patient education, briefing and instruction, is to seek a response from the patient whether he/she understands them. In some instances, he/she may be asked to repeat the instruction given.
The measurement of quality of communication provided to a patient population is gauged by through Customer Satisfaction Survey including it as one of the criteria. This is more useful if the survey is conducted for a specific service product.
Productivity, Efficiency and Quality
Systems in operation for Service Delivery
It is also important to ascertain that equipment used is in proper functioning order and staff with appropriate knowledge and skills are assigned to perform the processes. The atmosphere / environment also need to be controlled. Therefore, quality control is more beneficial if it is prospective (preventive) rather than retrospective (reactive) in approach.
1. REKABENTUK DAN PERANCANGAN SEBAGAI ASAS KEPADA KUALITI
Adalah sukar untuk berbicara mengenai kualiti sesebuah kereta atau rumah tanpa mengambilkira rekabentuknya dan perancangan yang dibuat semasa membina kereta atau rumah itu. Namun begitu masih terdapat organisasi yang menggunakan kaedah pembetulan kecelaan sebagai pendekatan utama atau tunggal untuk mencapai kualiti. Penyelesaian masaalah dan pembetulan memangnya boleh menambahbaik kualiti, tetapi kualiti harus dicapai dahulu sebelum diperbaiki. Juga, lebih menuntungkan untuk mengambil keputusan awal membatalkan sesebuah projek, daripada meneruskannya jika ternyata perancangannya tidak sempurna. Langkah yang paling penting untuk mencapai kualiti ia-lah: bermula dengan rekabentuk yang baik. Bagi pengeluaran barangan atau perkhidmatan yang sediada dimana polisi dan prosedur sudah sekian lama digunapakai, langkah merekabentuk semula (atau Re-engineering) mungkin perlu diambil. Jelas disini bahawa aktiviti merekabentuk bukan terhad kepada projek baru sahaja tetapi digunapakai juga untuk projek yang sedang dilaksanakan.
Perkara perkara yang terlibat dengan aktiviti merekabentuk boleh diperjelaskan dengan memahami Teori Sistem mengenai Pengurusan Operasi. (Systems Theory of Operations Management). Pendekatan ini menerangkan bagaiamana hasil pengeluaran bergantung kepada tindakbalas antara bahan mentah, peralatan, pekerja, suasana dan juga proses kerja. Semua tindakbalas ini membentuk Pendekatan sistem. telah dipopularkan oleh Koontz, seorang pakar pengurusan (Koontz dan Weihrich) dan digunakan secara berkesan oleh Donabedian. Rangkakerja Sistem Audit ISO 9000 juga menngunakan pendekatan ini sebagai asasnya.
Teori Sistem Pengurusan Operasi
Sesuatu produk adalah hasil dari transformasi pelbagai input melalui berbagai proses. Maksud produk tidak terhad hanya kepada barangan tetap juga kepada sebarang transformasi yang berguna termasuklah informasi dan idea. Maksud “pengeluaran produk” juga tidak terhad kepada pengeluaran barangan sahaja. Penerbitan atau pementasaan sesebuah drama misalnya, memerlukan input berupa pelbagai bahan dan penggunaan pelbagai teknologi. Hasil keluarannya ia-lah hiburan untuk selama beberapa jam kepada penonton. Sistem pengeluaran produk perlu mengambilkira keadaan dan suasana alam sekitar. Disamping itu perlu diingat ia sendiri memberi kesan kepada alam sekitar.
2. SRATEGI MEREKABENTUK
Untuk kearah mencapai hasil yang berkualiti, strategi merekabentuk berikut perlu dijadikan panduan:
Menetapkan standad mengikut kehendak pengguna.
Menyediakan input, sistem, prosess dan persekitaran yang optima untuk membolehkan
Pengeluaran hasil yang berkualiti (quality is built in)
Mewujudkan cara untuk menentukan supaya standad dan spesifikasi dipatuhi melalui Penyaragaman, Pengawalan dan Pencegahan (Standardisation, Qualitycontrol, Quality through prevention.)
Mengurangkan kos kualiti (doing it right the first time every time)
Setiap strategi diatas dan objektifnya dibincangkan selanjutnya dibawah ini:
2.1 Menetapkan Standad Mengikut Kehendak Pengguna
Pengguna biasanya ditakrifkan sebagai seseorang yang membeli atau mengguna sesuatu produk. Tetapi sebenarnya, maksud pengguna perlu diperluaskan kepada sesiapa jua yang menerima manfaat atau akibat dari sesuatu produk. Bagi sesetengah organisasi seperti jabatan kerajaan seluruh masyarakat merupakan pengguna kepada perkhidmatan mereka. Organisasi swasta juga mempunyai kewajipan kepada masyarakat. Dengan itu impak kepada persekitaran sosial dan fisikal perlu diambil kira dalam sebarang rekabentuk produk. Produk produk juga perlu mematuhi undang undang dan peraturan yang berkenaan. Disamping itu kehendak budaya juga perlu dihormati. Jika perkiraan hanya diberikan kepada keuntungan jangka pendek sematamata, prospek jangka panjang mungkin tergugat kemudianya. Suatu lagi konsep yang penting ia-lah konsep pelanggan dalaman. Setiap pekerja didalam sesuatu organisasi mengeluarkan produk. Orang yang menggunakan hasil sesuatu proses kerja merupakan pelanggan kepada orang yang telah menjalankan proses tersebut.
2.2 Rekabentuk Produk
Ciri ciri kualiti sesuatu produk ditentukan oleh keperluan pengguna. Ciri ciri yang perlu diperincikan sebagai spesifikasi bergantung kepada jenis produk. Untuk kebanyakan produk barangan, ciri ciri yang diberi keutamaan ia-lah boleh guna, senang guna, mampu dimiliki, cantik, sesuai, tahan lama dan senang dibaiki. Untuk produk perkhidmatan pula, keupayaan memuaskan keperluan zahir sahaja mungkin tidak mencukupi. Cara keperluan ini disampaikan dan keadaan suasana semasa ia diberi juga penting. Ciri perkhidmatan yang dinilai oleh pelanggan termasuklah keberkesanan, ketepatan masa, senang diperolehi, mampu dibeli, boleh dipercayai, reponsif, anjal (flexible), selamat dan bersopan. Ciri ciri ini perlu dimasukkan kedalam komponen yang berkenaan semasa barangan atau perkhidmatan ini direkabentuk. Ciri ciri yang pada mulanya tidak boleh diukur, seperti kecantikan atau responsif, perlu diterjemahkan kepada spesifikasi yang boleh diukur dan ditiru atau ulang semula.
2.3 Berusaha Kearah Hasil dan Standad Produk Terbaik
Standad disini bermaksud tahap ukuran yang boleh diterima bagi sesuatu ciri atau sifat sesuatu produk atau perkhidmatan. Standad ini ditetapkan semasa proses merekabentuk. Tahap standad boleh ditetapkan sebagai tahap paling tinggi yang boleh dicapai ataupun tahap yang paling optima yang mampu diperolehi dengan keupayaan organisasi tersebut. Ia perlu memenuhi kehendak segmen pengguna yang menjadi tumpuan pemasaran. Standad yang digunakan oleh organisasi perniagaan biasanya dipilih untuk mencapai keupayaan daya saing. Kerapkali pendekatan Benchmark digunakan untuk tujuan ini. Ada juga keperluan untuk menetapkan standad yang menepati tahap yang ditetapkan oleh badan piawaian antarabangsa. Biasanya, tahap tertinggi yang boleh dicapai dihadkan oleh keupayaan teknologi. Tetapi oleh kerana sumber yang ada sentiasa terhad, percubaan mengeluarkan produk dengan menggunakan teknologi yang paling canggih akan menyebabkan produk itu menjadi terlalu mahal untuk dikeluarkan dan diluar kemampuan pengguna. Cabaran utama merekabentuk ialah mengimbangkan standad dengan kos pengeluaran.
3. MENYEDIAKAN INPUT, SISTEM, PROSES DAN PERSEKITARAN YANG OPTIMA
3.1 Penentu Kualiti
Input, proses, persekitaran dan bagaimana semua ini diadun dan diolah (sistem pengeluaran) adalah penentu kualiti.
3.2 Menetapkan Spesifikasi Input
Yang dimaksudkan dengan input termasuklah struktur fisikal, teknologi, mesin, peralatan, bahan mentah, sumber manusia dan informasi. Kuantiti dan kualiti input memberi kesan kepada kualiti produk barangan atau perkhidmatan yang dihasilkan. Menentukan ciri ciri input yang sesuai adalah fungsi utama proses merekabentuk. Bahan mentah yang digunakan dipilih kerana sifat sifat yang tertentu seperti boleh tahan lama atau bernilai estetik. Antara pertimbangan lain ialah sifat sifat seperti senang diperolehi, harga dan serasi dengan teknologi serta sistem produksi yang digunakan. Prasarana atau struktur fisikal juga harus sesuai dengan teknologi dan memudahkan proses kerja. Sumber manusia merupakan faktor yang paling penting dalam menentukan samada standad kualiti dicapai atau pun tidak. Pengetahuan, kemahiran dan keperibadian para pekerja yang paling sesuai untuk sesuatu tugas harus dikenalpasti dan digunakan sebagai kriteria untuk mengambil pekerja dan melatih mereka.
3.3 Rekabentuk Proses
Cara proses dijalankan bergantung kepada teknologi atau modaliti yang digunakan. Proses yang berkesan mampu mencipta bahan baru dari bahan mentah atau menambah nilai kepada produk yang sedang dibuat. Proses kerja bolehlah dikategorikan kepada proses teknikal, proses komunikasi, proses pemikiran (kognotif), pemerosesan data dan proses pentadbiran.
Rekabentuk yang baik menentukan bagaimana proses itu harus dibuat, oleh siapa, bila, di mana, berapa cepat dan rupabentuk keluaran yang dihasilkan di akhir proses tersebut. Dengan itu sebahagian dari aktiviti merekabentuk ialah menyediakan dokumen seperti polisi yang seragam, prosedur kerja (Prosedur Operasi Standard / SOP), arahan tugas dan spesifikasi output.
3.4 Rekabentuk Sistem Pengeluaran / Sistem Pemberian Perkhidmatan
Rekabentuk sistem pengeluaran ialah pengolahan serta pengadunan input, teknik atau teknologi yang digunakan serta urutan dan aturan proses kerja. Input, proses dan persekitaran perlu sepadan dan saling berganding. Sistem pengeluaran perlu cekap, boleh dipercayai, berbaloi dengan kos dan mengikut kehendak perundangan. Ini boleh dicapai jika pendekatan berbentuk eksperimen ia-itu kaedah PDCA (yang akan dibincang selajutnya dibawah) digunakan.
4. MEMASTIKAN SPESIFIKASI DIIKUTI
4.1 Penyeragaman dan Plan Kualiti
Penyeragaman (standardisation) adalah proses menentukan standad serta spesifikasi hasil, input dan proses. Langkah ini perlu jika spesifkasi hendak sentiasa dituruti. Sistem kualiti perlu mengandungi langkah langkah pengukuran, pengawasan dan penambahbaikan kualiti. Aktiviti menentukan dan mendokumentasi spesifikasi dan standad dan bagaimana ia boleh dituruti disebut sebagai Plan Kualiti (definasi QS 9000).
Untuk membuahkan hasil yang sentiasa menepati spesifikasi dan standad, pekerja perlu didedahkan kepada rekabentuk produk dan sistem pengeluaran yang diperlukan. Dengan itu polisi yang seragam, prosedur kerja, dan arahan tugas perlu disediakan dan digunakan sebagai asas untuk kawalan kualiti dan juga latihan.
4.2 Berusaha Mencapai Kos Kualiti Yang Optima
Satu tujuan penting merekabentuk ialah mengeluarkan hasil dengan kos yang minima. Kos kualiti ialah pebelanjaan tambahan yang diperlukan untuk mengeluarkan produk yang berkualiti selain dari kos pengeluaran biasa seperti kos untuk bangunan, mesin, bahan, dan tenagakerja. Kos kualiti boleh dikategorikan kepada :
Kos pencegahan (kos mewujudkan sistem kualiti, belanja merekabentuk dan latihan)
Kos pengukuran dan pengawasan
Kos kegagalan (kerugian kerana pembaziran, kos buatsemula, kos pembetulan, belanja waranti dan kos mengembalikan kepercayaan pelanggan)
Rekabentuk sistem pengeluaran yang baik boleh menigkatkan produktiviti dan kecekapan. Pengawasan yang baik akan menentukan spesifikasi sentiasa dipatuhi dan mengurangkan barang yang perlu dibuang, dibuat semula, diperbaiki dan mengurangkan belanja perkhidmatan lepas jualan. Tetapi wang perlu dibelanjakan untuk pengukuran dan pengawasan. Manfaat yang boleh dicapai dari pengawasan ketat juga terhad. Adalah lebih baik jika lebih banyak perhatian dan wang dibelanjakan untuk aktiviti merekabentuk. Rekabentuk yang baik akan menjurus kepada hasil yang boleh dijangkakan, konsisten dan tidak tercela tanpa memerlukan pengawasan ketat. (zero defects).
5. PELAKSANAAN TERANCANG
5.1 Perancangan Projek dan Plan Pengeluaran
Proses merekabentuk belum boleh dianggap siap sehinggalah sistem pengeluaran atau pemberian perkhidmatan dapat mengeluarkan hasil yang menepati standad output yang dikehendaki. Pendekatan yang paling berkesan yang boleh digunakan ialah Kitaran Shewhart / Deming (PDCA Cycle).
Penggunaan Kitaran PDCA untuk Merekabentuk
Sebagai langkah permulaan strategi, pendekatan dan jadual pelaksanaan rekabentuk difikirkan dahulu dan direkodkan dengan tepat (peringkat Perancangan). Selepas itu simulasi, percubaan atau projek perintis dijalankan (peringkat Pelaksanaan). Kemudianya pelbagai parameter berkaitan dengan input, proses, dan output diukur (peringkat Pengujian). Hasil ujian ini digunakan untuk menentukan samada projek itu mampu dijalankan, produktif, cekap, menggunakan kos pengeluaran yang berpatutan dan paling penting sekali samada produk yang dikeluarkan mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Jika sebarang kekurangan ditemui rekabentuk asal diubah atau diperbaiki (peringkat Ubahsuai) sebelum operasi dimulakan (peringkat Pengeluaran).
Rekabentuk sistem pengeluaran mungkin perlu ditukar untuk memastikan hasil yang dikeluarkan adalah mengikut spesifikasi dengan tepat. Sebaliknya mungkin timbul keadaan dimana spesifikasi produk itu sendiri perlu dipinda sedikit untuk membolehkan pengeluaran dilakukan tanpa masaalah. Kitaran ini perlu di lalui semula setiap kali perubahan dibuat sehinggalah rekabentuk itu akhirnya diterimapakai.
Adalah jelas bahawa mereka bentuk kearah kualiti adalah komponen asas aktiviti perancangan. Perancanagan pula merupakan salah satu fungsi utama pengurusan keseluruhan sesuatu organisasi. Rekabentuk yang baik akan memberi petunjuk kepada pihak pengurusan untuk menentukan polisi tentang perolehan bahan, mesin dan tenaga manusia disamping memberi gambaran yang jelas kearah pembahagian tenaga kerja, penjadualan, penyimpanan pengiriman dan penyampaian.
ACHIEVING QUALITY THROUGH GOOD DESIGN
Designing presupposes that an entity is involved. In both manufacturing and service delivery, this entity is usually termed as the “Service Product”.
SERVICE DELIVERY AS A PRODUCT
Definition of a Product
The term “output” is a generic term commonly used to mean: the result of any transformation process, whether it is tangible or intangible. “Outcome” is often used when the result is intangible. Traditionally a “product” is defined as the result of transformation of raw material into a new entity through manufacturing processes. However in modern usage the term ‘service product’ is used for service packages e.g. a banking product, an insurance product, a tourism product or an educational product. Services can be designated as service products by defining specifications and standards of various features of that service, thus enabling quantification, reproduction, costing and quality assessment. An understanding of the systems theory of operations management as applied to service provision will clarify the meaning of services as products.
In manufacturing of products, the customer’s earliest contact with the product is when he or she is appraising, buying and using the product. Often the customer is unaware of, nor interested in the input and processes that go into the production process. In contrast the scenario is very different in service delivery. In most instances, from the very onset the client must enter into the internal environment of the provider in order to obtain service.
The ambiance formed by space, sounds, lighting and colour affects the customer and creates an initial and often lasting impression of the quality of the service. Next he or she comes into contact and often interact with the input be it human, machines or technology used. Interaction and communication between clients and providers is almost always necessary when service is given. The characteristics of this interaction and communication are important quality features. In many services such as health care or beauty saloons or transportation, the clients themselves are in contact with and interact with instruments and machines. Today, there is an increasing trend for machines to assume the role of receptionists, clerks or telephone-operators e.g. in electronic banking. In service industries, the manner with which the desired outcome is achieved affects the client as much as the outcome itself. Process characteristics determine features such as efficiency, timeliness, responsiveness, flexibility and convenience. In many instances clients are involved in the service delivery processes. This involvement is often critical and necessitates two-way communication or positive feedback from the client before the next process can be executed effectively. Examples include filling forms accurately in case of clients of banks or taking medicine as prescribed in the case of hospital patients. (Even “waiting” can be considered as a process in many service procedures). Another effect of this involvement is the exposure of the client to unwanted effects.
Intermediate vs. Final Product
In both manufacturing and service sector operations, it is useful to differentiate intermediate products from final products. In manufacturing, parts or intermediate products are produced and then further transformed or assembled to make the final product. The distinction between intermediate products and the final product in service delivery is less clear. Is the product of a restaurant “relieving a patron’s hunger” or that of a hospital “curing the patient’s illness”?
The involvement of clients in processes and the effect of these processes on clients also mean that intermediate products of services are just as important as the final outcome. Intermediate products can be the substrate for the next process or it can stand on its own as a component of the service. For example in health care delivery, the customer is involved in many events and experiences many conditions and situations as he goes through various processes at various parts of the hospital. The way a process like blood-taking is done and the outcome of this process affects the client as much as the final relief of his illness. The client would not be too happy if his or her arm became swollen and discoloured after the venepuncture or worst still the process was successful only after repeated attempts, even if in the end he/she has his/her illness cured.